Halten Sie es kurz - Wie man die Aufgaben kurz und klar benennt.

Geschrieben von Delfina (Nozbe Support - CHO - Chief Happiness Officer)

Die tägliche Arbeit in einem Team führt dazu, dass man jeden Tag mit sehr vielen Aufgaben, Projekten und Beschreibungen konfrontiert wird. Ich werde heute versuchen, Ihre Aufmerksamkeit auf einen wichtigen Aspekt der Produktivität zu lenken: das Erreichen einer Perfektion mit kurzen, klaren und verständlichen Aufgabennamen

Der Hintergrund

Wir leben ein hektisches Leben, in dem konkrete, präzise und kurze Informationen Gold wert sind. Leider ist es nicht immer einfach sich kurz zu fassen. Am Anfang spreche ich das Schreiben von extrem langen E-Mails an, (ein sehr guter Artikel darüber ist, in Productive! Magazin Nr. 8 geschrieben von Leo Babauta "Ihre E-Mails sind zu lang") und vergleiche dabei das Benennen der Aufgaben mit einem Buchtitel. Beeinflusst ein (zu) langer Titel ihre (Kauf-)Entscheidung?

Die Aufgabennamen kurz fassen

Wie sollte man nicht schreiben?

Produktiv zu sein bedeute auch sich klar und eindeutig auszudrucken. Manchmal stoßen wir aber auch auf Aufgaben mit Namen wie:

"Tom, geh bitte in den Flur und nimm von dort die Hundeleine, nimm den Hund an die Leine und geh mit ihm raus. Denk bitte daran mindestens 30 Minuten spazieren zu gehen, da der Hund Auslauf und Zeit für die Toilette braucht."

Das ist keine Aufgabe mehr, das ist eine komplette Liste - besser noch - ein kleines Projekt. Die Aufgabe ist so formuliert auch schwer verständlich.

Der Schlüssel zum Perfekten benennen der Aufgaben

Das Wichtigste was Sie hier beachten sollten ist: kurze und präzise Informationen Glauben Sie nicht das eine Aufgabe mit dem Namen "Mit dem Hund Gassi gehen" delegiert an Tom ausreichen wurde? Es ist besser alle Zusatzinformationen, wenn diese nötig sind, in einem Kommentar zu schreiben.

Wenn Tom liest, dass er mit dem Hund Gassi gehen soll, ist für ihn alles klar und er fängt sofort mit dem Ausführen der Aufgabe. Eine lange Beschreibung als Aufgabenname, wie in unserem Beispiel, verwirrt nur. Fügen Sie keine zusätzlichen Informationen in den Aufgabennamen, die als Kommentar angefügt werden können.

In meinem Konto sieht es so aus:

Jeden morgen habe ich in meiner Liste 30 bis 50 Aufgaben. Alle Aufgaben haben kurze Namen wie: "Kommentare Forum", "Erstattungen", "Post von Hr. X beantworten", usw. ... Ohne kurze, aussagekräftige Aufgabennamen wurde ich nicht einmal die Hälfte meiner Liste abarbeiten können. Das Lesen der Liste wurde viel zu lange dauern.

Die meisten dieser Aufgaben sind Routine, ich brauche für Sie keine Notizen oder Kommentare. Manchmal fügen die Kollegen welche mit allen nötigen Informationen, wie die E-Mail-Adresse oder den zu erstattenden Betrag hinzu. Diese Angaben gehören aber nicht in den Aufgabennamen, da sie dort nur ablenken, anstatt für mehr Klarheit zu sorgen.

Zusammenfassung

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass kurze informative Namen die, die Aufgabe zusammenfassen am besten sind. Alle Details sollten als Kommentar angefügt werden. Aufgabennamen sollen informativ und nicht verwirrend sein.

Wie sieht es in Ihrem Team aus? Teilen Sie Ihre Erfahrungen mit uns :-)

Posted on Tuesday, May 20