Welkom terug bij onze FAQ serie waarin we de populaire vragen beantwoorden die onze gebruikers ons stellen. Deze maand gaan we twee vragen bespreken die vaak door onze gebruikers en GTD fans gesteld worden: hoe kun je omgaan met losse en ooit/misschien taken?
Gedurende de dag kun je de constante flow van taken en projecten meestal wel gemakkelijk organiseren maar soms kom je een item tegen dat niet overeenkomt met je huidige projecten. Om die reden ontvangt ons ondersteuningsteam vaak dit soort e-mails:
Hallo,
*In mijn inbox bevinden zich een aantal taken die ik aan geen van mijn bestaande projecten kan toevoegen. Toch wil ik graag aan het einde van de dag inbox ZERO hebben, maar de losse taken vormen een obstakel. Ik ben radeloos en ik weet niet wat ik ermee aan moet. Heb je een oplossing?
En het antwoord is…
Ja. En er zijn meerdere oplossingen.
Zo doe je dat!
In eerste instantie is het een goed idee om het item te bekijken en om na te gaan of het een 2-minuten actie vereist – gemakkelijk en snel op dit moment te voltooien. Als dat het geval is… doe het dan! Krijg het gedaan en laat het daar niet liggen.
Ten tweede kun je nagaan wat voor een actie het is. Misschien is het een boodschap, iets wat je snel moet doen terwijl je aan het winkelen bent of wanneer je iets anders buitenshuis aan het doen bent. Een oplossing kan dan zijn om een project voor boodschappen te creëren of om het in je inbox te laten staan met een vervaldatum en een ‘boodschappen’ categorie.
Wanneer het tot geen van de bovenstaande groepen behoort en je er ook geen goed project voor kunt vinden kun je als derde optie zelf een project creëren voor ‘losse taken’. Een heleboel gebruikers doen dat. Ze hebben een project voor losse eindjes die een eenmalige actie vereisen. Dankzij deze projecten kunnen ze zich aan de Inbox Zero regel houden.
Ooit/Misschien
Een andere veel gestelde vraag gaat over de ooit/misschien taken.
Hallo,
Ik zie geen plaats voor ooit/misschien taken. Ik bewaar ze in mijn inbox. Wat moet ik doen?
Suggesties van ons ondersteuningsteam
Ondanks het feit dat er geen gedefinieerde plaats voor zulke taken binnen Nozbe is, zijn er een aantal dingen die je kunt doen.
Als ze binnen een aantal projecten vallen kun je bijvoorbeeld een categorie voor ze creëren.
Vaak maken ooit/misschien taken onderdeel uit van een project maar we weten niet wanneer ze gedaan moeten worden of we weten niet zeker of ze gedaan moet worden. In dat geval kun je beter gebruikmaken van categorieën. Categorieën hebben één groot voordeel: later, misschien gedurende je wekelijkse herziening, kun je binnen een project op ooit/misschien taken filteren en besluiten wat je ermee gaat doen.
Wanneer je naar het categorie venster gaat kun je alle ooit/misschien taken van alle projecten gemakkelijk zien en kun je de status aanpassen.
De situatie wordt ingewikkelder wanneer taken binnen geen enkel project passen. Hier kruisen ze vaak de ‘losse taken’ waar we het in het eerste deel van deze blogpost over hadden.
Als je al een project hebt voor ‘losse taken’ kun je ze gemakkelijk samenvoegen door gebruik te maken van dezelfde categorie.
Maar als je niet zo’n project hebt ben je misschien geneigd om iets te doen dat niet heel erg GTD is. Een andere efficiënte optie is om een ooit/misschien project te creëren. Ze zijn makkelijk te beheren als je wekelijks een herziening doet en je kunt ze afwerken door ze uit te voeren, door de toewijzing aan te passen of door ze te verwijderen.
Heb je nog vragen?
Bezoek onze helppagina voor nog meer informatie over het versturen van e-mails naar Nozbe.
Laat het ons alsjeblieft weten als je nog andere vragen hebt! Je kunt altijd contact met ons opnemen – Nozbe Klantenondersteuning – wanneer je vragen of suggesties hebt. We willen je echt graag helpen! :)
Geschreven door Delfina – Medewerkster Klantenondersteuning
