7 steps to increasing everyday productivity

1. Każdego dnia wybierz TRZY najważniejsze zadania do wykonania

Trzy zadania, których wykonanie posunie Twoje plany do przodu. Trzy najważniejsze zadania. I znajdź na nie czas.

Każdego dnia stajemy przed dziesiątkami, jak nie setkami zadań. Zrobienie tego wszystkiego jest nierealne, coś musi odpaść. Jeśli nie określimy, co jest dla nas najważniejsze – możemy nie znaleźć na to czasu. Inne zadania przejmą kontrolę. Decyduj, co jest dla Ciebie ważne!

P.S. W praktyce warto wybrać je już dzień wcześniej, by zacząć z ich realizacją najwcześniej jak się da (zamiast pozostawiać planowanie na poranek).

P.P.S. Te trzy najważniejsze zadania warto sobie gdzieś odnotować (kartka papieru, notatnik, bądź odpowiednia kategoria w Nozbe).

2. Pamiętaj, że bycie zajętym i bycie produktywnym to dwie różne rzeczy! Często mylone…

Produktywność to umiejętność efektywnego działania. Realizacja zadania, które mogło potrwać wiele godzin w godzinę. Na efektywne działanie często mają wpływ takie rzeczy jak sen, wypoczęty umysł, odpowiednia ilość odpoczynku, sposób odżywiania się. Rzeczy często zaniedbywane…

Produktywność może oznaczać wykrywanie i rezygnowanie z zadań, które powinny zostać wyeliminowane (nie przybliżają nas do celu albo nie do naszego celu).

Produktywność to automatyzacja zadań, które powinny zostać zautomatyzowane.

Produktywność to delegowanie zadań, które powinny zostać oddelegowane. I umiejętność rozróżniania tego wszystkiego.

Osoba produktywna może pracować kilka godzin tygodniowo, osiągając efekty, na które niektórzy potrzebują lat.

Pamiętaj, że zajętość i bieganie za wszystkim od świtu do zmierzchu nie czyni Cię produktywnym, tylko zmęczonym.

Staraj się być produktywnym, nie tylko zajętym!

3. Miej cele i patrzaj w cele (najlepiej własne)

W dobie Facebooka, Instagrama i in. nie jest to wcale takie łatwe. Inspirujemy się działaniami innych, korci nas, by znaleźć się na ich miejscu. Nie zastanawiamy się jednak, czy jest to miejsce dla nas? I tak budzimy się kiedyś na szczycie drabiny przystawionej nie do tej ściany.

Gdybym powiedziała Ci: „Idź!”, czy nie zapytałbyś mnie, dokąd? Jednak wiele osób na co dzień tylko chodzi. Często dreptając w miejscu. Bez celu, bez wizji, bez planu.

Nie nudzą się. Czas jest jak próżnia, a próżnia nie lubi pustki, lubi przyciągać. Milion zadań, które nie prowadzą w żadnym kierunku. Albo prowadzą w milionie kierunków naraz, co sprawia, że tak naprawdę stoimy w miejscu, cofamy się.

Niektórzy może mają szczęście i przy okazji „gdzieś” dojdą. Pytanie czy to „gdzieś” im się spodoba.

Twoje działania mają wspierać Twój kierunek! Który musisz określić samodzielnie :)

4. Grupuj zadania w bloki i wykonuj je w odpowiednim czasie

Łącz zadania z wspólnym kontekstem wykonania.

Piszesz bloga? Może zamiast pisać jeden artykuł, napisz wszystkie treści, których potrzebujesz na dany tydzień?

Robisz przelew? Opłać inne rachunki do opłacenia w najbliższych dniach.

Będąc w danym miejscu załatw więcej spraw niż jedną.

P.S. Ułatwi Ci to grupowanie zadań kategoriami w Nozbe ;)

5. Realizuj zadania w odpowiednim czasie

Zwróć uwagę na wymagania, jakie stawia przed Tobą dane zadanie.

Podczas planowania warto być świadomym, że realizacja zadań w określonych porach może być mniej lub bardziej efektywna. Warto więc zwracać uwagę na wymagania związane z realizacją danego zadania.

Tutaj bardzo istotna jest np. energia. Jeśli zadanie wymaga od Ciebie świeżego, wypoczętego umysłu i dużo energii, warto je zaplanować w takim terminie, który będzie sprzyjał tym wymaganiom. Zmuszanie się do realizacji zadania, które wymaga wysokiego poziomu energii, gdy jesteś po całym dniu pracy (wykończony bądź zmęczony) może nie przynieść efektów. Ewentualnie poświęcisz na nie dużo więcej czasu (a to też nie jest produktywne).

Z drugiej strony są zadania, które nie wymagają od nas wysokiego poziomu energii. Zadania, które możemy zrealizować niemalże automatycznie. Jakiś przelew, zapłacenie rachunku, przejrzenie skrzynki mailowej. Takie zadania warto pozostawiać na koniec dnia, gdy nasza energia spada. Z jednej strony nie stracimy czasu o wysokim poziomie energii, z drugiej realizacja takich zadań, gdy ta energia jest niska, sprawi nam satysfakcję, a wręcz może pobudzić ;)

Przykładowo: artykuł ten powstaje w mój dzień wolny od pracy, gdy mam wysoki poziom energii + entuzjazmu. I niesamowitą ochotę na pisanie (to też pomaga :) ). Nie miałam jednak weny, kiedy zaczynałam go pisać. Rozpoczęłam pisanie. Motywacja i wena przyszły w trakcie. Gdybym zabrała się za pisanie o 22:00 – zdecydowanie nie byłoby to tak proste jak teraz.

Planuj realizację zadań, bazując na dodatkowych kryteriach, jak np. energia.

P.S. Wspominałam o kategoriach w Nozbe? Tak, wymagania „energetyczne” co do zadania też możesz tak oznaczyć ;)

6. Odciąż umysł od pamiętania o wszystkim i skup się na tym, co aktualnie robisz

Znasz to uczucie, kiedy pracujesz nad jakimś zadaniem, a w głowie siedzi Ci milion myśli? O tym, czym musisz się zająć później, o spotkaniu, które masz jutro, telefonie, który musisz wykonać.

Znasz to?

Ja już nie. I czuję się z tym doskonale.

Skupienie podczas realizacji danego zadania zdecydowanie przyśpiesza pracę. Jeśli w głowie siedzi Ci milion spraw, nic dziwnego, że co chwila któraś z nich trafia na „tapetę”. Jeśli nawet uda Ci się ją odgonić – za chwilę trafi tam kolejna, i kolejna, i kolejna.

Nasz umysł naprawdę ma dobre intencje – nie chce, żebyś zapomniał. Teraz, bo w chwili, gdy powinieneś o tym pomyśleć, może nie wpaść na to, by Ci o tym przypomnieć.

Nasz mózg jest naprawdę świetnym narzędziem. Pełni funkcję kalendarza, notatnika, kalkulatora i wiele, wiele innych. Ale może wykorzystanie zewnętrznego kalendarza byłoby lepszym rozwiązaniem? Może lepiej, by aplikacja pilnowała realizacji kolejnych zadań, kolejnych kroków?

Odciąż umysł od pamiętania o wszystkim. Stwórz system, który zrobi to za niego.

7. Szukaj drobnych usprawnień w codziennym życiu

Naprawdę drobnych :) Czasem przeniesienie jednego elementu w mieszkaniu (domu), zwiększy Twoją efektywność.

Ciągle czegoś szukasz? Znajdź dla tej rzeczy JEDNO miejsce, jej „dom”. Oszczędzisz czas poszukiwań. Dotyczy to zarówno kluczy do mieszkania, dokumentów, jak i plików na komputerze ;)

Ciągle sięgasz do pewnych dokumentów, kartek, projektów? Zadbaj o to, by znajdowały się w zasięgu ręki, kiedy pracujesz.

Twórz sprzyjające „okoliczności” do realizacji pewnych działań. Starasz się pić określoną ilość wody dziennie? Umieść ją w pobliżu miejsca, w którym spędzasz najwięcej czasu. Zawsze brakuje Ci przyborów, kiedy chcesz coś zapisać? Znajdź miejsce na długopis i mały notatnik w pomieszczeniach, w których tego potrzebujesz. Pracujesz z domu i jesz niezdrowo, bo nie masz czasu na szykowanie zdrowych „przekąsek” czy zakupy w danej chwili? Przygotuj wcześniej zdrowe przekąski, np. poprzedniego wieczoru (wspominałam o poziomie energii?).

Czasem pewne rzeczy w naszym otoczeniu mocno nas wkurzają, irytują, wpływają na nasz nastrój. Miejsca w mieszkaniu z tendencją do bałaganu, bałagan w szafie, dokumentach, na półkach, itp. Dzień w dzień przechodzimy obok, ale nie robimy z tym nic, bo teraz nie mamy czasu. W efekcie za każdym razem tracimy czas, próbując coś znaleźć w tym bałaganie, działamy nieefektywnie, mając takie a nie inne rozmieszczenie rzeczy w naszym otoczeniu. Próbując oszczędzać czas – tracimy i jego, i często nastrój, przeklinając po raz setny dany „problem” (zamiast coś z nim zrobić).

Obserwuj. Analizuj. Zmieniaj. Drobne rzeczy, regularnie, skutecznie.

P.S. Tą strategię można zastosować zarówno do zmiany otoczenia, jak i samego siebie :)

Bonus: szablon Nozbe.HOW

Kiedy czytam książkę, lubię wypisywać z niej rzeczy, które mi się podobają, rzeczy, których chcę spróbować, rzeczy, które chcę wprowadzić we własnym życiu. Tworzę projekty w Nozbe i staram się wprowadzać kolejne zmiany. Samo przeczytanie książki czy artykułu to jedno. Ważniejsze jest jednak to, co zrobimy z tą wiedzą.

Przygotowałam dla Ciebie szablon, bazujący na tym artykule. Proponuję dodać go do Nozbe, wybrać nawyki, które chcesz wdrożyć i działać. Kiedy uznasz, że dana taktyka zagościła już w Twoim życiu (mam nadzieję z pozytywnym rezultatem), odznacz odpowiadający jej punkt projektu :)

7 kroków do zwiększenia Twojej codziennej produktywności

Bazując na szablonie możesz również wypisać kolejne kroki bądź kolejne punkty zamienić całe projekty (a już zwłaszcza punkt 7.).

Powodzenia w wprowadzaniu zmian!

A może część z tych zasad już stosujesz w swoim życiu? Co o nich sądzisz? Napisz o tym w komentarzach!

Żaneta Jażdżyk
Żaneta jest pasjonatką produktywności, aplikacji i automatyzacji. Interesuje się tymi tematami od wielu lat, co pozwoliło stworzyć jej własny system do podnoszenia produktywności oparty m.in. na metodologii Getting Things Done. Jest programistką i mamą. Prowadzi bloga nettelog.pl poświęconego produktywności w codziennym życiu.