Komunikacja asynchroniczna: klucz do skutecznej współpracy

W Nozbe wierzymy, że model pracy „NoOffice” i komunikacja asynchroniczna stanowią klucz do skutecznej pracy zespołowej. Choć na ten pierwszy temat rozpisywaliśmy się już wielokrotnie, ten drugi może jeszcze wymagać pewnych wyjaśnień :)

„Hej, czy możesz…”

Zacznijmy od przeciwieństwa komunikacji asynchronicznej, czyli komunikacji synchronicznej. Po pierwsze, to typowy model pracy w XX-wiecznych biurach. Po drugie, uważamy ją za jedną z głównych przeszkód na drodze do lepszej efektywności pracy.

Przykład:

Pracujesz w pełnym skupieniu nad zadaniem. Przygotowanie i skoncentrowanie się na nim zajęło Ci dużo czasu. Dobrze Ci idzie, robisz postępy, wszystko idzie gładko… Aż tu nagle podchodzi współpracownik, stuka Cię w ramię i prosi o zrobienie czegoś co, na litość boską, naprawdę mogło poczekać!

Kolega nie zrobił tego specjalnie – nie chciał celowo zaburzyć Twojego rytmu pracy. Zrobił to, bo prostu tak się postępuje w biurach.

Podobnie jest z chwytaniem za telefon i dzwonieniem do różnych osób za każdym razem, gdy potrzebujesz uzyskać jakąś informację lub zasięgnąć ich opinii w danej sprawie.

Komunikacja asynchroniczna vs. synchroniczna

W modelu asynchronicznym, wiadomość może zostać wysłana w dowolnym momencie – niezależnie od tego, czy odbiorca jest gotowy czy nie. Przykładem takiej wiadomości jest mail lub zadanie delegowane w Nozbe. Odbiorca może odpowiedzieć wtedy, gdy zechce albo gdy będzie mógł.

Komunikacja synchroniczna jest całkowicie zależna od czasu – wymaga, aby wszystkie strony były dostępne jednocześnie. Wymaga absolutnej synchronizacji czasowej wszystkich osób.

Szacunek dla skupienia innych osób

Głównym powodem przemawiającym za stosowaniem komunikacji asynchronicznej jest poszanowanie czasu i skupienia innych osób.

Wiadomo, ile czasu potrzeba, by w pełni się na czymś skoncentrować. A przecież porządne wykonanie większości ważnych zadań wymaga właśnie takiego poziomu skupienia, prawda?

A teraz, zastanów się, ile razy w ciągu dnia coś lub ktoś odciąga Cię od pracy i… pomnóż to przez 23.

Dlaczego akurat 23? Zdaniem Glorii Mark z Uniwersytetu Kalifornijskiego, właśnie tyle zajmuje powrót do pierwotnie wykonywanego zadania, gdy się od niego oderwiesz i zajmiesz czymś innym, zwłaszcza, jeśli “przerywnik” nie wiąże się z Twoim bieżącym zadaniem. Musisz skierować swoje myślenie na zupełnie inne tory, co wymaga czasu i wysiłku umysłowego.

Chcąc nadrobić stracony czas, zwiększasz obroty, ale jednocześnie odczuwasz większy stres i frustrację.

Korzyści płynące z komunikacji asynchronicznej

Komunikacja asynchroniczna – np. poprzez wymianę zadań i komentarzy w Nozbe lub maile (które jak wiadomo mają jednak mnóstwo wad) – sprawdza się w dyskusjach, w których każdy musi zapoznać się z informacją i, w razie potrzeby, przygotować swoją odpowiedź. Dzięki temu każdy jest na bieżąco, ale może zareagować wtedy, gdy będzie gotów.

Ten model komunikacji spisuje się doskonale, ponieważ:

  • pozwala zespołowi pracować w blokach niczym niezakłóconego czasu;
  • gwarantuje zapis wszystkiego, co zostało powiedziane i udostępnione, podczas gdy komunikacja synchroniczna nie zawsze jest rejestrowana (a nawet jeśli - notatki mogą być subiektywne lub niekompletne);
  • daje szansę pomyśleć przed udzieleniem odpowiedzi (szybka odpowiedź nie zawsze jest najlepsza);
  • pozwala komunikować się z zespołem niezależnie od strefy czasowej.

Chodzi o to, aby pokazać osobom z zespołu, że potrzebujesz ich pomocy, aby wykonać dane zadanie, ale cierpliwie poczekasz na odpowiedź. Jeśli akurat są wolni albo nie robią nic ważnego, mogą zareagować i dać odpowiedź od razu. Jeśli są zajęci czymś ważnym, będą mogli przeczytać wiadomość i odpowiedzieć na nią w dogodnym momencie. Wszystko jest zapisywane, a materiały pomocnicze takie, jak pliki, linki, czy klipy wideo są do dyspozycji w każdej chwili.

Narzędzia do komunikacji asynchronicznej, z których korzystamy w Nozbe

Aby przeznaczać możliwie jak najwięcej czasu na pracę w skupieniu, a także szanować wysiłki innych, korzystamy z następujących aplikacji wspomagających komunikację asynchroniczną:

  • Nozbe – do zarządzania projektami i zadaniami;
  • Github – do zarządzania kodem – w końcu jesteśmy firmą zajmującą się tworzeniem oprogramowania;
  • Dropbox Paper – do pracy nad dokumentacją (tutaj również komentujemy różne rzeczy, ale jednocześnie pamiętamy, aby przenosić wszystkie ważne wątki/dyskusje/argumenty do Nozbe);
  • Dropbox – do współdzielenia plików i folderów;
  • Google Docs – do współdzielenia arkuszy kalkulacyjnych i plików tekstowych;
  • Evernote – do tworzenia bogatych notatek i dodawania ich jako komentarzy do zadań w Nozbe;
  • Slack – nasza główna aplikacja do rozmów, w której także można zastosować niektóre zasady komunikacji asynchronicznej, pod warunkiem, że zespół ma wypracowane zasady redukowania “hałasu” na czacie.

Pamiętaj jednak, że nawet najlepsze narzędzia na niewiele się zdadzą, jeżeli nie będą używane w prawidłowy sposób. Przykładowo, jeśli ustawisz wszystkie możliwe rodzaje powiadomień i alertów, nie będziesz w stanie się skupić, nawet jeśli koledzy nie będą Ci przeszkadzać, a szef pozwoli odpuścić wtorkowe spotkania.

Przygotowywanie gruntu pod zmiany

Komunikacja asynchroniczna to klucz do produktywnej pracy zespołowej, a także przyszłości współpracy. Jednak, aby jej popularność mogła rosnąć, firmy (zarówno te małe, jak i duże) muszą wprowadzić pewne zmiany – zarówno w sposobie myślenia, jak i działania.

Chodzi o to, aby zastanowić się, co masz do zrobienia i zrobić to dobrze, a jednocześnie respektować czas, uwagę i skupienie innych osób.

Chodzi o zredukowanie liczby bezproduktywnych spotkań.

Chodzi o wprowadzenie etykiety komunikacji w Twojej organizacji i o umiejętność rozpoznawania, które sprawy wymagają natychmiastowej reakcji, a które mogą poczekać 10, 20, czy 40 minut.

Chodzi o używanie narzędzi zaprojektowanych w celu ułatwienia komunikacji asynchronicznej takich, jak Nozbe :)

Chodzi o racjonalne planowanie swojej pracy i szanowanie planów innych osób.

Podsumowanie

Oczywiście, nie chodzi o to, by popadać w skrajności – w końcu, jesteśmy tylko ludźmi! Czasem musimy odpuścić, złamać reguły i uzyskać natychmiastową odpowiedź od współpracownika. Życie będzie toczyć się dalej :)

Magda
Pracuje w dziale marketingu Nozbe.