Dlaczego Nozbe nie ma biura i jak wygląda nasza praca

Wydaje mi się, że nie mieliśmy jeszcze okazji wyjaśnić na blogu, dlaczego pracujemy zdalnie, a nasza firma nie ma biura. Biura, w którym wszyscy siedzieliby przed swoimi laptopami i wzajemnie sobie przeszkadzali… i oczywiście spotykali się w nowoczesnych salach konferencyjnych, by omawiać tematy, które można by przedyskutować skuteczniej za pośrednictwem komentarzy do zadań. Oto dlaczego:

Praca = biuro?

Panuje przekonanie, że każda nowoczesna firma powinna posiadać fajne, nowoczesne biuro. Tak, jakby istniał znak równości między tymi dwiema rzeczami: praca = biuro!

Czytając to, na pewno widzisz, jak absurdalnie to brzmi. Praca nie jest miejscem, do którego się chodzi, tylko tym, co się robi. A przecież większość codziennych obowiązków pracowników umysłowych z powodzeniem może być wykonana na komputerze podłączonym do Internetu w dowolnym miejscu.

Rozprawmy się z mitami

Dlaczego firmy – zarówno te duże, jak i mniejsze – tak bardzo upierają się, aby ich pracownicy wykonywali swoją pracę stacjonarnie, w biurze? Być może wynika to z jakichś głęboko zakorzenionych, przestarzałych przekonań, które sprawiają, że właściciele firm i menadżerowie postrzegają biuro jako coś niezbędnego i, co bardziej zaskakujące, opłacalnego.

1. Każda „poważna firma” musi mieć biuro.

Jeśli nie mamy biura, nikt nie będzie nas traktować poważnie… Skoro tak, co w takim razie z firmami takimi, jak: MySQL, Automattic, Buffer, InVision, GitLab i wieloma innymi?

2. Potrzebujemy miejsca do pracy.

Czy pracownicy naprawdę muszą dojeżdżać do pracy zatłoczonymi pociągami, stać w ulicznych korkach i wdychać (i produkować!) spaliny tylko po to, aby… zasiąść w końcu przed laptopem (!) i móc na nim popracować?

3. Musimy ze sobą współpracować.

Czy znasz narzędzia takie, jak Nozbe, Skype, Zoom, Slack, Google Docs, itp.? Mądre korzystanie z oprogramowania do współpracy w zespole jest o wiele efektywniejsze niż siedzenie obok siebie w biurze typu open space i udawanie, że ze sobą pracujemy, podczas gdy tak naprawdę tylko wzajemnie się rozpraszamy.

4. Potrzebujemy spotkań.

Prawdę mówiąc, wcale nie potrzebujemy ich aż tak wiele! Spotkania są toksyczne. Kiedy jednak zebranie jest naprawdę konieczne i zostanie dobrze zaplanowane, przyniesie więcej korzyści, jeśli przeprowadzimy je za pośrednictwem Zooma, Skype’a, FaceTime’a, czy innych pogramów do rozmów online.

5. Musimy mieć gdzie przyjmować klientów.

Czy zapraszanie klientów do biura rzeczywiście jest konieczne? Jeśli tak, to jak często? W Nozbe, jedyne biura jakie mamy to nozbe.com i nasze profile w mediach społecznościowych. Mamy klientów z całego świata a nasz CEO, Michał, spotyka się z nimi cały czas… i bynajmniej nie w biurze. Poza tym jeszcze nie zdarzyło się, aby ktoś koniecznie chciał odwiedzić nasze biuro…

6. Każda inna firma tej samej wielkości ma biuro.

Nasza firma zatrudnia 26 osób i z powodzeniem funkcjonuje bez biura. MySQL z kolei zatrudniał ponad 500 pracowników zdalnych. Poza tym, tłumaczenie, że należy coś robić tylko dlatego, że inni tak robią jest słabe. Zapoznaj się z faktami i statystykami i zdecyduj, czy Twoja firma naprawdę potrzebuje biura, aby dobrze prosperować na rynku.

7. Najlepsi ludzie są z tego samego miasta.

Zamiast rekrutować ludzi, którzy mieszkają blisko Twojego biura, lepiej poszukać najlepszych specjalistów w kraju, albo nawet za granicą. Po co zawężać sobie wybór lub zmuszać kogoś do relokacji tylko po to, by mógł dla Ciebie pracować? W biurze.

Jak radzić sobie bez biura

Praca w wirtualnym zespole nie będzie stanowić wyzwania, jeśli:

  • będziecie używać odpowiednich narzędzi,
  • wypracujecie określone schematy działania i ustalicie zasady komunikacji,
  • zadbacie o to, aby wszyscy członkowie zespołu znali swoje obowiązki i potrafili dobrze się zorganizować.

Narzędzia

Rozproszony zespół pracowników umysłowych musi dysponować narzędziami umożliwiającymi: grupowe rozmowy wideo, czatowanie, zarządzanie projektami i zadaniami, zarządzanie bazą klientów oraz dokumentacją, a także przechowywanie plików w chmurze.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jakich narzędzi używamy w naszej firmie, zajrzyj do tego szablonu Nozbe.how.

Zasady wewnętrzne

W firmie wirtualnej przepływ pracy powinien opierać się na projektach, a także jasno sprecyzowanych i dokładnie opisanych zadaniach (sformułowanych w oparciu o kryteria SMART). Wszyscy członkowie zespołu muszą dokładnie wiedzieć, kto za co jest odpowiedzialny.

Kanały komunikacji

Pracując zdalnie, można komunikować się ze sobą poprzez zadania – najlepiej za pośrednictwem dobrej aplikacji do prowadzenia projektów. To najskuteczniejszy sposób, który zagwarantuje Ci, że nic nie zagubi się w gąszczu informacji. Kanały komunikacji powinny być dobrze zdefiniowane, tak, aby rozmowy prywatne lub niezwiązane z pracą odbywały się w innej przestrzeni niż te dotyczące pracy. W ten sposób, najważniejsze kwestie otrzymają należytą uwagę i będą bezpiecznie przechowywane.

Odpowiedni ludzie

Przyjmując do pracy nowego pracownika, warto wyjaśnić mu, na czym polega praca w zespole zdalnym, podkreślić znaczenie wzajemnego zaufania i sprawdzić, jak wygląda jego/jej organizacja na co dzień. Zespół będzie w stanie szybko zweryfikować, czy nowy kolega/koleżanka potrafi wywiązywać się ze swoich obowiązków. W momencie, gdy stanie się „wąskim gardłem”, wszystko stanie się jasne. Nie musisz więc obawiać się o to, że pracownicy będą Cię oszukiwać bądź tylko udawać, że pracują. Każdy przejaw nieuczciwości zostanie szybko ujawniony i w naturalny sposób wyeliminowany.

Praca nie jest miejscem, do którego się chodzi

W większości przypadków, pracownicy umysłowi wykonują swoją pracę na komputerach (głównie na laptopach, a coraz częściej również na urządzeniach mobilnych). Poszukują i wymieniają się informacjami, piszą coś, myślą lub tworzą różne rzeczy. Nie chodzi zatem o biuro… chodzi o pracę, która musi zostać wykonana! Praca nie jest miejscem, do którego się chodzi. Jest czynnością, którą się wykonuje.

Więcej na temat polityki #NoOffice w Nozbe:

Magda
Pracuje w dziale marketingu Nozbe.