Dlaczego Twój zespół potrzebuje aplikacji do współpracy

Pracując w zespole, bez względu na to, jak bardzo się starasz się, wyniki nie zależą wyłącznie od Ciebie. Czasami bywa to frustrujące. Są jednak sposoby, dzięki którym wspólnie możecie działać efektywniej. Potrzebujecie środowiska sprzyjającego pracy zespołowej. Z dobrym systemem komunikacji i skutecznym narzędzie do współpracy osiągnięcie cele szybciej i sprawniej, bez względu na to, czy pracujecie w biurze, czy zdalnie.

Tworzenie systemu komunikacji

Zespół to zespół – grupa osób, które myślą inaczej i mają swoje przyzwyczajenia. W zespole rozproszonym, trzeba wziąć pod uwagę jeszcze jeden czynnik: różne osoby mogą pracować w różnych lokalizacjach i strefach czasowych. Aby firma mogła działać efektywnie, musicie wprowadzić jasne zasady komunikacji. Ważne: muszą uwzględniać cele zespołu w sposób, który będzie komfortowy i naturalny dla jego członków.

Nasza piramida komunikacji

W Nozbe, stosujemy piramidę komunikacji, która reguluje przepływ informacji w naszym zdalnie pracującym zespole.

Opiera się ona na trzech głównych zasadach:

  1. naszym przekonaniu o tym, że praca w skupieniu jest kluczowa,
  2. wzajemnym poszanowaniu naszego czasu i
  3. ustrukturyzowanej wymianie informacji.

Więcej na temat piramidy komunikacji przeczytasz tutaj. Tutaj opiszę jej główne elemnty w skrócie.

  • Kiedy tylko możemy, staramy się komunikować asynchronicznie, aby wzajemnie sobie nie przeszkadzać. Np. kiedy potrzebuję informacji zwrotnej, ale temat może poczekać (a, bądźmy szczerzy, w większości przypadków może), czekam aż mój współpracownik znajdzie wolną chwilę.
  • Wiemy, że ludzie są najefektywniejsi wtedy, gdy są skoncentrowani i nikt im nie przeszkadza.
  • Dobra informacja zwrotna to taka, która jest dobrze przemyślana i zapisana.
  • Spotkania (jeśli faktycznie są konieczne) są owocne tylko wtedy, gdy ich przebieg zostanie zaplanowany, a wszyscy uczestnicy będą zaangażowani i dobrze przygotowani.

Przestrzeń do współpracy

Kiedy już stworzycie system komunikacji, będziecie potrzebować przestrzeni do jego wdrożenia i rozwijania, tj. aplikacji do współpracy zespołowej lub narzędzia do zarządzania zadaniami i projektami. Ich cel jest ten sam: zagwarantowanie, że informacje, które ze sobą wymieniacie są ustrukturyzowane i dostępne, a każdy z zespołu wie, co musi zrobić i na kiedy.

Poniżej dowiesz się, jakie korzyści dla biznesu ma korzystanie z oprogramowania do współpracy w zespole. Ponieważ od początku swojej pracy używam Nozbe Teams, posłużę się przykładem tej właśnie aplikacji.

Łatwe wyznaczanie celów i planowanie

Aby osiągać wyniki, każda osoba w zespole musi znać cele firmy – a każdy cel można przekształcić w projekt. Każdy projekt wymaga zaplanowania. Aby zrobić to dobrze, musisz: podzielić go na wykonywalne zadania, każde z nich szczegółowo objaśnić, umieścić w ramach czasowych i delegować osobom, które zrobią je najlepiej. Wykonanie tych kroków dla każdego projektu pozwoli Ci stworzyć konkretny plan działania.

Wiem, że nie zawsze jest to łatwe – niektóre projekty mogą się rozrastać lub rozwijać w różnych kierunkach, ale w aplikacji takiej, jak Nozbe Teams, będziecie mieć wszystko zapisane w jednym miejscu, a do tego przejrzyście poukładane.

Wszystko w jednym miejscu

Jedną z największych zalet oprogramowania do współpracy jest to, że pozwala rejestrować wszystko, co jest związane z danym projektem w ramach tego projektu. Jest specjalne miejsce, w którym można opisać cel projektu. Są też zadania i komentarze, w których Twój zespół może:

  • dyskutować nad pomysłami,
  • prosić o informacje zwrotne i otrzymywać je,
  • identyfikować problemy i przeszkody,
  • szukać najlepszych rozwiązań,
  • dołączać pliki,
  • dodawać listy kontrolne do zadań składających się z kilku kroków.

Jak widzisz, aplikacja do współpracy taka, jak Nozbe Teams umożliwia przechowywanie wszystkich dyskusji oraz dokumentów i danych w kontekście powiązanego projektu. W każdej chwili możesz odszukać potrzebne informacje, wrócić do starej dyskusji, albo poszukać pierwotnej wersji dokumentu. Nawet jeśli projekt został ukończony, możesz go odszukać, przeszukać, przywrócić itd.

Materiały referencyjne i dokumenty w kontekście

A skoro mowa o ustrukturyzowanych dyskusjach i kontekście projektu, pokrótce wspomnę jeszcze o materiałach niezbędnych do realizacji zadań. W poprzedniej pracy do dyskutowania nad bieżącymi projektami i współpracy używaliśmy maila i czatu. Nie muszę chyba dodawać, jak często zdarzało nam się gubić różne rzeczy. Było to bardzo frustrujące, szczególnie wtedy, gdy termin realizacji projektu nieuchronnie się zbliżał, a poziom stresu w zespole sięgał zenitu. Używanie narzędzia do współpracy z pewnością pozwoliłoby wyeliminować tego rodzaju sytuacje.

Ustal z zespołem, że będziecie dodawać dokumenty do odpowiednich zadań w projektach lub umieszczać w nich linki do plików zapisanych w chmurze (np. na Dropboksie, Boksie, Google Drive, itp.) ze stosownym opisem, a nic wam nie umknie!

Dostęp do swojej pracy i danych z każdego miejsca i o każdej porze

Narzędzie do zarządzania projektami takie, jak Nozbe Teams ma jeszcze jedną funkcję, która pozwoli Twojemu zespołowi działać produktywniej: mobilność. Wszystko, co zapisujcie w aplikacji – tj. projekty, komentarze i załączniki – jest przechowywane w chmurze. To oznacza, że macie wgląd do tych rzeczy niezależnie od tego, gdzie jesteście. Możecie korzystać z aplikacji webowej lub pobrać aplikację natywną na urządzenie z iOS’em lub Androidem. Powiadomienia, które możesz ustawiać według swoich potrzeb, będą informować o tym, że ktoś potrzebuje od Ciebie informacji zwrotnej lub przypisał Ci zadanie. To pozwoli Ci oszczędzać czas, gdy jesteś w drodze lub czekasz na wizytę u lekarza, a także być dostępnym dla zespołu nawet wtedy, gdy jesteś poza biurem.

Skuteczna komunikacja poprzez zadania

Mając ustrukturyzowane projekty i zadania, możecie zacząć je wspólnie realizować. Kluczem do skutecznej współpracy zespołowej jest dobra komunikacja, a w aplikacji takiej, jak Nozbe Teams nie ma lepszej metody współpracy niż komunikacja oparta na zadaniach.

Dlaczego?

Ponieważ jest ona przejrzysta, zorganizowana i szybko przybliża Was do celu.

Tworząc listę zadań, motywujesz zespół do działania i ułatwiasz mu ich realizację poprzez dzielenie dużych, „przerażających” zagadnień na mniejsze, wykonywalne kroki.

Dodając komentarze pod konkretnym zadaniem, skupiacie się na tym, co musi zostać zrobione w ramach tego zadania (w przeciwieństwie do grupowych czatów czy długich maili).

Dzięki precyzyjnym parametrom zadań wiesz, kto jest odpowiedzialny za dane zadanie, do jakiego należy projektu i kiedy przypada termin jego realizacji.

Komunikacja poprzez zadania najlepiej sprawdza się w programach, w których można dodawać zadania i pracować nad nimi aż zostaną zrealizowane. W końcu zależy Ci na tym, aby Twój zespół osiągał wyniki, a nie tylko zajmował się zarządzaniem projektami, prawda?

Lepsza koncentracja

Rezygnacja z maila i czatu do komunikacji wewnętrznej zwiększy produktywność Twojego zespołu. W jaki sposób? Korzystanie z narzędzia do współpracy lub zarządzania projektami i wdrożenie komunikacji przez zadania pozwoli wam przeznaczać więcej czasu na indywidualną pracę w skupieniu. A to właśnie taki rodzaj pracy, a nie rozmowy, spotkania i zarządzanie przynosi prawdziwe efekty.

W aplikacji każdy widzi swoje zadania z określonymi ramami czasowymi, dzięki czemu wie, co ma zrobić i na kiedy. Każdy może skoncentrować się na swojej pracy i po prostu ją realizować. Każdy pracuje nad swoimi zadaniami. Jeśli ktoś potrzebuje pomocy lub informacji zwrotnej, może poprosić o nią współpracownika lub menedżera. W oczekiwaniu na odpowiedź, może zabrać się za kolejne zadanie z listy, umożliwiając współpracownikowi dokończenie tego, nad czym aktualnie pracuje.

Jest to oczywiście sytuacja idealna. Pilne sprawy i zadania „na wczoraj” to codzienność we wszystkich zespołach. Jeśli jednak każdy w zespole spróbuje ustrukturyzować swoją pracę i będzie pamiętać o dodawaniu zapasu czasowego przy planowaniu swoich zadań, sytuacja będzie się stopniowo poprawiać.

W Nozbe, nazywamy to komunikacją asynchroniczną, i jest to fundamentalna zasada, którą staramy się kierować w naszej pracy.

Wyznaczanie priorytetów

Wyznaczenie priorytetów pomoże wam trzymać się właściwej ścieżki – szczególnie jeśli zostaną wyznaczone w oparciu o holistyczną ocenę wszystkiego, co musi zostać zrobione. Aplikacje do zarządzania zadaniami takie jak Nozbe Teams pomagają w planowaniu priorytetów na każdy dzień tygodnia. Dzięki temu, Ty i Twój zespół będziecie zaczynać każdy dzień od listy zadań do zrealizowania, które będziecie starali się po kolei odhaczać. Ty decydujesz, co znajdzie się na Twojej liście priorytetów, a następnie starasz się pracować w blokach czasowych, aby to zrealizować. Jest to jeden z najważniejszych kroków do efektywnej współpracy zespołowej.

Przejrzystość i szybkość

Kolejną zaletą dobrego oprogramowania do współpracy jest lepszy wgląd w to, co robią pozostali członkowie zespołu. W projektach współdzielonych, każdy widzi zadania pozostałych osób z zespołu i może sprawdzić, nad czym aktualnie pracują. To z kolei umożliwia pełne wykorzystanie potencjału, jaki daje współpraca. Zespół otrzymuje bardziej wnikliwe informacje zwrotne, może dzielić się swoją wiedzą i wnosić wkład w realizację firmowych celów.

Z Nozbe Teams, proces ten jest jeszcze łatwiejszy, ponieważ każdy nowo utworzony projekt jest domyślnie dostępny dla całego zespołu. Z planem Premium będziesz mógł tworzyć projekty prywatne lub udostępniać je tylko wybranym użytkownikom, ale najważniejsza jest przejrzystość i dostępność. Dostęp do projektu nie oznacza mniejszego skupienia na swej pracy. W każdej chwili możesz zajrzeć do dowolnego projektu, ale jeśli interesują Cię konkretne projekty, dodaj je do obserwowanych lub ulubionych, a otrzymasz powiadomienia o postępach w ich realizacji.

Co więcej, w widoku „Zespół” w Nozbe Teams możesz zobaczyć listę wszystkich osób należących do Twojego zespołu. Możesz też wybrać jedną osobę i obejrzeć wszystkie przypisane jej zadania ze wszystkich projektów, które ze sobą współdzielicie. Dzięki temu wszyscy w zespole są na bieżąco z tym, co się dzieje, a menedżerowie mogą w łatwy sposób nadzorować projekty.

Skuteczniejsze zarządzanie

Oprogramowanie do współpracy daje managerowi lub liderowi zespołu podgląd w czasie rzeczywistym na postępy pracowników. Mogą sprawdzać wkład poszczególnych osób, mieć na wszystko oko i dodawać swój feedback, kiedy uznają za stosowne.

Przejrzysta struktura projektów pomaga managerom określić, które projekty utknęły w miejscu. W przeciwieństwie do maila i czatu, gdzie łatwo zgubić wątek, dobra aplikacja do współpracy pozwala zachować nad wszystkim kontrolę. Liderzy mogą monitorować przepływ informacji, sprawdzać statusy projektów i upewniać się, że działania są prowadzone tam, gdzie być powinny.

Każdy zespół musi znać kierunek działania, szczególnie w momentach wzmożonego stresu, a managerowie potrzebują przejrzystości, by być ze wszystkim na bieżąco. To pomoże uchronić projekt przed niepowodzeniem.

Jako kierownik lub lider zespołu, czy możesz chcieć czegoś więcej?

Więzi w zespole

Ostatnia sprawa: dobre narzędzie do współpracy jest istotne dla budowania ducha zespołu. Może pomóc zespołowi poczuć się bardziej komfortowo z ideą współpracy nad osiągnięciem wspólnego celu. Zachęca również do dzielenia się planami, pomysłami i osiągnięciami z resztą zespołu.

W Nozbe wiemy, że nasza aplikacja jest przestrzenią do zadawania pytań i dyskusji i nie boimy się jej w tym celu wykorzystywać. Komunikacja poprze zadania zachęca do dzielenia się wątpliwościami i wiedzą. Razem z naszymi zasadami komunikacji zmniejsza ryzyko wystąpienia konfliktów i nieporozumień. Wszystko jest zapisane, dzięki czemu można w każdej chwili do czegoś powrócić. Informacje zwrotne na piśmie wydają się bardziej racjonalne, lepiej przemyślane i mniej emocjonalne niż dyskusje prowadzone w czasie rzeczywistym.

Umacniając relacje w zespole, oprogramowanie do współpracy spełnia podwójny cel, który może przynieść korzyści całej firmie.

Zacznijcie działać efektywnie

Podsumowując: aby Twój zespół mógł działać mądrzej, szybciej i produktywniej, warto wprowadzić jasne zasady komunikacji i wdrożyć technologie umożliwiające współpracę. Gwarantuję Ci, że dzięki tej metodzie, wasza efektywność wzrośnie i będzie wisienką na torcie pośród pozostałych korzyści, o których wspomniałam powyżej.

Wiem, że radykalna zmiana metody pracy może być trudna, szczególnie dla osób, które nie miały wcześniej styczności z aplikacjami do zarządzania projektami lub współpracy. Zacznijcie od małych kroków. Porozmawiajcie o tym, jakie zasady komunikacji chcielibyście wprowadzić w zespole. Następnie, wybierzcie to narzędzie, które najlepiej odpowiada waszym potrzebom. Wdrażajcie je stopniowo – nie spieszcie się. Jeśli po drodze się pogubicie, wasza produktywność zamiast wzrastać, zacznie spadać. Na początek, stwórzcie kilka projektów i spróbujcie nad nimi pracować. Podzielcie się wrażeniami i opiniami na temat działania używanego przez was narzędzia. Jeśli potrzebujecie pomocy lub wskazówek dotyczących korzystania z aplikacji, nie wahajcie się skontaktować z zespołem obsługi klienta. Obejrzyjcie też filmy instruktażowe i przejrzycie materiały, które są przeważnie udostępniane przez twórców dobrych aplikacji.

Jeśli dostrzegłeś/-aś w tym tekście aspekty, które można by wdrożyć w Twojej firmie i myślisz poważnie o zwiększeniu efektywności Twojego zespołu, wypróbuj aplikację Nozbe Teams. Jest bezpłatna i dostępna w wersjach na iOS’a, Androida oraz w wersji webowej.

Magda
Pracuje w dziale marketingu Nozbe.