Асинхронная коммуникация: топ-усилитель продуктивности

Команда Nozbe работает по принципу NoOffice и выбирает асинхронную коммуникацию - это наши ключи к продуктивности. Если подход NoOffice мы уже пару раз обсуждали, то про асинхронную коммуникацию как пора поговорить :)

“Привет, как дела? Не мог бы ты…”

Итак, начнем с ее полной противоположности, то есть с синхронной коммуникации. Во-первых, она должна была остаться в 20 веке! А во-вторых, нам кажется, что такой принцип не способствует эффективности.

Пример:

Вы сосредоточенно работаете. Чтобы войти в это состояние, вы потратили определенное время и усилия. Работа кипит, процесс в самом разгаре - и вдруг к вашему рабочему столу подходит коллега, хлопает вас по плечу и просит о чем-то, что, честно говоря, могло бы и подождать!

Он не собирался вам мешать или отвлекать вас. Так получилось просто потому, что в офисах такое поведение - норма.

Если кому-то нужно услышать ваше мнение или получить от вас какую-либо информацию, вас отвлекают.

Асинхронность vs. синхронность

При асинхронной коммуникации сообщение можно выслать в любое время, вне зависимости от готовности адресата. Например, электронные письма или задачи, делегированные в Nozbe, - примеры асинхронной коммуникации. Получатель ответит на них, когда сможет.

Участники же синхронной коммуникации полностью зависят от времени - они должны реагировать мгновенно и синхронно.

Уважение к вниманию

Главная причина для перехода на асинхронную коммуникацию - уважение ко времени и вниманию коллег.

Иногда сосредоточиться на чем-то бывает очень сложно - это знают все. А ведь без концентрации не выполнишь ни одного важного дела, не так ли?

А теперь вспомните, сколько раз вас обычно отвлекают за день, и… умножьте это число на 23.

Почему 23? По наблюдению Глории Марк из Университета Калифорнии, в среднем столько минут требуется, чтобы вернуться к делу, от которого отвлекли (особенно если тема, на которую вы отвлеклись, не связана с тем, чем вы занимались). Когда вас отвлекают, приходится переключаться на что-то совершенно другое, и мозг на это тратит энергию.

Возвращаясь к работе, вы стараетесь нагнать время, но в итоге только нервничаете и суетитесь.

Преимущества асинхронной коммуникации

Асинхронная коммуникация - к примеру, задачи и комментарии в Nozbe или электронные письма (хотя и у них есть свои недостатки) - идеальный способ обсуждения, позволяющий участникам собрать необходимую информацию и, если нужно, предоставить фидбэк. В этом случае все участники коммуникации находятся на одной волне, но при этом могут подготовиться и ответить, когда будет удобно.

Вот чем хороша эта модель коммуникации:

  • У команды появляется возможность работать, не отвлекаясь.
  • У вас остается запись того, кто, что и когда сказал. В случае с синхронной коммуникацией даже если такая запись останется, скорее всего, она будет неполной и субъективной.
  • Есть время подумать, прежде чем дать ответ (иногда с ответом стоит помедлить).
  • Можно без проблем общаться с людьми, проживающих в зонах с разными часовыми поясами.

Идея в том, что передать коллегам задание или попросить у них фидбэк можно, соблюдая уважение к их времени и сигнализируя готовность подождать ответа. Если ваш коллега как раз свободен либо занят чем-то не слишком важным, он может ответить или выполнить поручение сразу же. В ином случае он ответит вам, когда освободится. В итоге у вас останется вся переписка, ссылки, приложенные файлы и высланные видео.

Инструменты для асинхронной коммуникации, которыми пользуются в Nozbe

Не отвлекаться самим и не отвлекать коллег нам помогают различные инструменты для асинхронной коммуникации:

  • Nozbe - для управления задачами и проектами.
  • Github - для работы с кодами - ведь мы производим программное обеспечение.
  • Dropbox Paper - для ведения документации (в нем же мы оставляем комментарии, не забывая при этом перевести все важные ветки/дискуссии/аргументы в Nozbe).
  • Dropbox - для файлов и папок с совместным доступом.
  • Google Docs - для электронных таблиц и текста с совместным доступом.
  • Evernote - в нем мы иногда создаем расширенные заметки, чтобы добавить их в Nozbe в виде комментариев.
  • Slack - наш главный инструмент для общения, который также предусматривает возможность асинхронной коммуникации, но только тогда, когда ваша команда придержается определенных правил, чтобы избавиться от лишнего “шума” в каналах чата.

Обратите внимание, что даже самые прекрасные инструменты могут подвести, если ими неправильно пользоваться. Если вы включите все доступные в приложениях уведомления, сосредоточиться на работе будет тяжело - даже если вас не побеспокоят, похлопав по плечу или обязав приходить на встречи по вторникам.

Будьте готовы к переменам

Асинхронная коммуникация - это ключ к эффективной командной работе, у которого огромное будущее. Но для того, чтобы этим принципом пользовались и в мелких, и в крупных компаниях, должны произойти определенные перемены, в том числе в образе наших мыслей и действий.

Потому что важно стремиться к эффективности, но при этом уважать время, внимание и сосредоточенность окружающих.

Важно избегать собраний, которые только отнимают время.

Важно соблюдать этикет коммуникации в своей фирме и понимать, какие дела не терпят отлагательств, а какие могут подождать 10, 20 или 40 минут.

Важно использовать инструменты, созданные для асинхронной коммуникации - к примеру, Nozbe :)

Важно рационально планировать работу и уважать планы других людей.

И последнее, но не менее важное…

Конечно, нельзя перегибать палку, ведь все мы люди! Иногда можно расслабиться и, нарушая все правила, попросить коллегу о немедленном ответе. Никто от этого не умрет :)

Магда
Сотрудница отдела маркетинга в Nozbe.