Nozbe

В этом посте я хотел бы поделиться шестью идеями, как сократить список дел. Даже если вам кажется, что долгий ящик с делами разросся до размера тоннеля, вы сами убедитесь: принципы минимализма и простоты вас выручат. Я достиг в Nozbe своеобразного дзена, отказавшись от правил, которые когда-то считал непоколебимыми.

Вашему вниманию пост пользователя Nozbe Павла Музыки.

Идея 1. Пересмотрите подход к приоритетным задачам

Зачастую в моем списке приоритетов было до сорока задач. Дошло до того, что я не мог найти нужную, не отфильтровав задачи по нескольким критериям. Жаль, я раньше не спросил себя, зачем же, собственно, продираться через все эти джунгли?

В самом ли деле эти задачи в приоритете? Вполне вероятно, со временем дойдут руки до каждой из них. Но не стоит нагромождать все задачи в список приоритетов - пускай дождутся своего времени.

Я понял это и сформулировал такое правило: приоритетными должны быть только те задачи, которые нужно выполнить сегодня.

И хотя я обычно строю долговременные планы - например, на квартал или на год, в главном окне Nozbe мне хочется видеть только цели на сегодня. Ни одна из задач, назначенных на завтра или на следующую неделю, не может быть важнее, чем сегодняшняя. Я не помечаю их звездочкой, чтобы они не отображались в моем списке дел. Когда придет время, я добавлю эти задачи в список приоритетов, но пока не хочу, чтобы они меня отвлекали.

Краткий список приоритетов для меня означает порядок в работе, внутреннее спокойствие и осознание, что каждый день я выполняю все назначенные дела.

Идея 2. Записывайте задачи в графике

Кому-то эта идея может не понравится, но я придерживаюсь простого правила: добавляя задачу в Nozbe, назначать для нее наиболее реальный дедлайн.

Не стоит слишком сосредотачиваться на дате - ее всегда можно изменить. Лучше отталкиваться не от даты, а от того, на какие дни назначены другие важные дела в данном месяце. При определении дедлайна вспомните, что задачей лучше заняться поскорее, чем „когда-нибудь”.

За исключением многоступенчатых проектов (зависящих, как правило, не только от вас, но и от коллег по работе), многие задачи рутинны и не требуют особой подготовки, а поэтому включить их в расписание не составляет труда. Например, вы знаете, сколько времени обычно проводите в спортзале, а сколько уходит на стирку. Вы легко запланируете, когда сделать важный телефонный звонок, отвезти ребенка в детский сад или заехать за покупками.

Ничего страшного, если вы сможете выполнить задачу на день раньше или позже. Не стоит воспринимать план как железные тиски. Просто помните: списком дел, уложенным хронологически, пользоваться удобнее, чем если задачи записаны хаотично.

В своей системе продуктивности для всех задач, записанных на текущий месяц, я назначаю приблизительную дату завершения. Исключение - задачи из проекта „Может быть, когда-нибудь”.

Идея 3. Создайте контейнеры для задач

Есть еще одна ошибка, похожая на создание слишком длинных и пространных списков приоритетов. Это собирание незакрытых проектов.

К сожалению, сам факт, что у кого-то много проектов, не делает этого человека продуктивным. Это означает только то, что… у него много проектов. И только.

В Nozbe существует возможность использовать для задач контейнеры. Например, они могут называться „Дом”, „Поручения”, „Личные финансы” или „Бизнес-встречи”. Используя контейнеры, вы сможете избежать накопления отдельных мини-проектов, если они относятся к одной сфере.

В мои обязанности входит проверять то, каких результатов достигла вся команда в предыдущий день. Я создаю и анализирую предопределенные отчеты. Теоретически можно было бы создать для каждого проекта свою задачу или даже шаблон, описывающий последовательность действий. На практике же это простая, рутинная работа, ограничивающаяся быстрой проверкой, все ли в порядке.

Вместо того, чтобы создавать отдельный проект с десятью задачами, я просто ставлю галочку напротив определенного пункта. На это уходит меньше 15 минут.

Уверен, вы не раз сталкивались с дилеммой „задача или проект”. Определить степень сложности предстоящего вам дела действительно важно: незачем усложнять себе жизнь, детально описывая дела, которые можно сделать в минуту.

Идея 4. Еще раз подумайте о пользе категорий

Интересно, что такие проекты, как «Дом», «Семейный бюджет» или «Деловые встречи» - тоже категории (или контексты, если вам так больше нравится).

Я заметил, что, пытаясь приписать категории всем своим задачам, я зачастую случайно дублирую названия общих проектов. Никакого смысла в этом нет.

С другой стороны, при использовании контейнеров для задач, для которых назначены дедлайны (все вместе они хорошо видно в окне Календаря) может оказаться, что дополнительные параметры для этих задач в Nozbe назначать не стоит.

Возможно, нет необходимости обозначать категориями обязанности по дому, если они и так записаны в одном проекте. Может быть, не стоит помечать следующие действия, если последовательность задач определяется тем, к какому сроку их нужно выполнить. В таком случае можно не указывать категории, или же продумать свою систему продуктивности еще раз. Например, я люблю разделять дела на категории в соответствии со временем суток. Благодаря этому я могу легко найти задачи, которыми хочу заняться, допустим, вечером.

Но не забывайте, что иногда улучшить - значит уменьшить. Многоступенчатую систему категорий часто используют люди, которые просто не умеют правильно организовать систему продуктивности.

Идея 5. Используйте ярлыки

Если все ваши проекты и задачи можно поделить на как минимум 2 тематические группы, ярлыки могут совершить чудеса.

Всего в один клик они позволяют избавить вас от информационного шума, который неумолимо поглощает ваше внимание. Можно применить критерий раздела: можно поделить проекты на личные и рабочие, личные и совместные или объединить проекты из какой-нибудь конкретной сферы - все зависит только от вас.

Я никогда не совмещаю свои личные и рабочие задачи в Nozbe. Для меня это два разных мира. Я вижу или только рабочие, или только личные дела, в зависимости от того, чем хочу заняться.

Ярлыки также упрощают планирование в окне календаря. Их можно приспособить к вашему режиму работы, настроив Nozbe так, чтобы он отображал только нужные в данный момент задачи.

Идея 6. Не мешайте

Этот пост писался с целью помочь вам очистить систему продуктивности. И вот последнее, возможно, самый важное предложение.

Nozbe может служить как записная книжка - например, туда можно записывать фильмы, которые вы посмотрели, рестораны, которые хотели бы посетить, или ссылки на интересные статьи, к которым вы хотите вернуться позже. Да, в Nozbe можно записать что угодно… и это необязательно будет вас отвлекать. Возникает вопрос: а что вы выигрываете?

Может оказаться, что чем больше информации вы записываете (в любой форме, не только в виде задач), тем сложнее сосредоточиться на делах, действительно требующих внимания.

Мы все работаем в разных сферах, у каждого свои обязанности, мы ведем совместные проекты с разным количеством пользователей. Непросто держать все под контролем. Но вне зависимости от степени занятости, нужно следить, чтобы список задач и проектов был кратким, конкретным и реальным. Хорошая проверка вашей системы продуктивности - еженедельный обзор. Если вы можете его сделать с одного захода, быстро и непринужденно - все отлично. Если при обзоре улыбка сходит с вашего лица - пора сокращать список дел.

Если еженедельный обзор не радует, вашей системе продуктивности нужно сесть на диету! :)

Автор: Павел Музыка, бывший журналист, любит Nozbe и техники по продуктивности. Приверженец новых технологий, часто и подолгу сидит в Интернете. Сейчас занят в индустрии рекламы.