Удачное начало: Первые 10 дней Nozbe

Итак, вы решили попробовать Nozbe. Вы зарегистрировались и скачали наше приложение на компьютер или смартфон, и мы очень этому рады! Вскоре, надеемся, и вы разделите нашу радость! Прочтите эту статью, используйте описанные в ней методы и перейдите на совершенно новый уровень продуктивности. Итак, начнем!

День 1: Прежде всего - ясное сознание

Не стоит постоянно держать в голове целую кучу мыслей и идей - это приводит к дополнительному стрессу и чрезмерному беспокойству. Лучше освободить голову от всего лишнего, записав все мысли в надежную систему продуктивности - для этого вам и пригодится Nozbe. Добавьте свои первые задачи в папку Входящие (это вторая закладка в левом меню).

✅ Задание: Нажмите на кнопку “+” во Входящих и запишите то, о чем думаете в данный момент - все, что придет в голову. Маштаб дела не имеет значения - это может быть и какая-то повседневная мелочь, и грандиозная стратегическая цель. Запишите все, о чем подумаете, по порядку, одно за другим. Выделите на это от 15 до 30 минут.

Inbox

Одно из самых больших преимуществ Входящих на Nozbe - то, что они у вас всегда под рукой. Добавлять задачи можно с любого девайса: со смартфона, планшета или компьютера. Для добавления задачи можно пользоваться горячими клавишами или просто кнопками, а также голосовым управлением. (узнайте об этом больше).

День 2: Упорядочьте и сгруппируйте задачи

Теперь, когда вы расчистили сознание и записали все дела во Входящие, скорее всего, у вас получился длинный и хаотичный список задач. А значит, пора навести в нем порядок. Просмотрите все Входящие и решите, какие задачи:

  • можно удалить (потому что когда вы их записали, они уже не кажутся такими важными),
  • связаны между собой (например, это шаги, ведущие к одной цели),
  • самые важные и не терпят отлагательств (они перейдут в список приоритетов),
  • могут или должны быть выполнены кем-то другим (их надо делегировать коллегам, друзьям или членам семьи),
  • слишком сложные (такие задачи лучше оформить как проекты).

✅ Задание: Удалите задачи, на которые вы не хотите тратить время. Для этого откройте подробности задачи и нажмите значок “…”, расположенный в нижнем правом углу. Выберите “Удалить”.

Task delete

✅ Теперь взгляните на сложные задачи и задачи, ведущие к одной цели - для них лучше создать отдельные проекты.

✅ Чтобы создать проект в Nozbe, откройте закладку Проекты в левом меню, и нажмите на “+”. Затем впишите название проекта и нажмите “Создать” (пока не обращайте внимания на остальные опции, которые появились во всплывающем окне).

Create project

В названии проекта должна отображаться его цель. Это может быть существительное и краткое описание цели проекта. Например: “День рождения сестры”, “Поездка во Францию”, и т.д.

✅ Чтобы завершить “миссию Nozbe” на сегодня, создайте несколько разных проектов, отображающих ваши главные профессиональные и личные цели, и поместите в эти проекты задачи из Входящих. Для перемещения задачи в конкретный проект нажмите на кнопку “Входящие”. Затем выберите нужный проект и переместите в него задачу.

День 3: Запланируйте проекты

Итого у вас имеется: пустой ящик Входящие (потому что все задачи вы перенесли в соответствующие проекты или удалили), список проектов, отображающий ваши цели, и задачи внутри этих проектов. На всякий случай оговоримся: проект - это то, что предполагает два или более действия. Таким образом, любое комплексное действие - это проект, то есть ваши цели превращаются в проекты.

✅ Пришло время конвертировать задачи, предполагающие несколько действий, в проекты. Это элементарно просто. Откройте задачу и зайдите в ее детали, нажав на “…”. Затем в выпадающем списке выберите “Преобразовать в проект”. Вот и все!

Task to project

Существует вероятность, что задачи, которые вы записали во время упражнения на освобождение сознания, не позволяют вам завершить проекты и продолжить работу. Поэтому предлагаю сегодня сконцентрироваться на планировании проектов. Для этого нужно подробнее расписать задачи, ведущие к выполнению проекта.

✅ Задание: Откройте закладку “Проекты” в левой панели - и вы зайдете в список проектов. Выберите проект, с которого вы хотите начать, и добавьте в него задачи, ведущие к конечной цели. Для добавления задачи нажмите на кнопку “+”, расположенную в правом нижнем углу окна Проекта.

Обратите внимание: Есть два типа проектов: (1) проекты, ведущие к цели - то есть предполагающие конкретную задачу, например, “Купить холодильник”, и (2) постоянные проекты, которые не должны завершаться, поскольку касаются ваших постоянных активностей, например “Идеи для блога”.

Взгляните на эти шаблоны проектов и подумайте о своих возможных проектах с долгосрочными целями:

Вот пример проектов, которые вам могут быть полезны:

  • Маркетинг
  • Семейный бюджет
  • Идеи для блога
  • Финансы

Если вы юрист, страховой агент, врач или личный тренер, для каждого клиента/пациента можно завести отдельный проект и записывать туда всю информацию, сведения о прогрессе и встречах, а в комментариях оставлять всю необходимую документацию.

День 4: Параметры задач

Как вы могли заметить, задача - это не просто строка с названием. В каждой задаче могут быть указаны следующие параметры:

  • дата - то есть дедлайн - для назначения даты и времени выполнения задачи,
  • необходимое время - чтобы вы могли рассчитать, сколько задач можно запланировать на день,
  • ответственность - чтобы вам могли помочь коллеги и друзья,
  • проект - для записи задачи в конкретный проект,
  • категория - для объединения задач (это поможет быстрее их выполнить),
  • комментарии - для отслеживания параметров задачи и прогресса, а также для коммуникации с людьми, работающими над данной задачей.

Task parameters

✅ Задание: Просмотрите все задачи и подумайте, для каких из них стоит установить дедлайн или время, необходимое на выполнение. Добавьте даты в задачи, которые надо выполнить к определенному сроку; установите необходимое время, если хотите грамотно запланировать график на день и увидеть, сколько времени на что уйдет. Если вы решили переместить задачу из одного проекта в другой, нажмите кнопку “Проект”.

Другие параметры оставьте на потом. Не забывайте, что можно продолжать добавлять задачи в проекты и записывать все мысли и идеи во Входящие на Nozbe.

Но не забывайте, что во Входящих лучше не складировать все задачи подряд. Мы всегда рекомендуем расчищать этот ящик каждый день, перемещая одни задачи в соответствующие проекты и удаляя другие, которыми вы больше не собираетесь заниматься.

День 5: Комментарии к задачам и вложенные файлы

Как вы узнали накануне, у каждой задачи есть поле для комментариев. Здесь можно обсуждать задачу с командой. Если сейчас вы используете Nozbe в одиночку, в комментариях можно записывать детали задачи и ее прогресс.

✅ Задание: Добавьте к своим задачам комментарии. Благодаря этому вы сразу увидите всю необходимую информацию, собранную в одном месте, когда вернетесь к задаче после перерыва. Для добавления текстового комментария просто нажмите на поле внизу и напишите, о чем не хотите забыть.

Adding a comment

Когда дело не слишком сложное, но и не очень простое, лучше всего записать ее как нечто среднее между проектом и задачей - задачу с минимальным количеством шагов. В этом случае в Nozbe нужно просто оставить комментарий к задаче в виде перечня (списка). Это особенно полезно, если:

  • задачу можно выполнить за несколько часов,
  • вы точно сможете выполнить задачу за один день или с одного захода,
  • задача состоит из нескольких шагов, и вы не хотите пропустить ни один из них.

✅ Задание: Добавьте в комментарии к задаче список. Для этого выберите опцию “Перечень” в поле комментария:

Checklist add

Затем добавьте нужные шаги - для этого впишите их и подтвердите клавишей “Enter” или “Return”.

Checklist

Также в комментариях можно добавить вложенные файлы.

✅ Задание: Нажмите кнопку “Приложение” и добавьте файл или картинку к нужным задачам. Нажмите “Выбрать файлы” и выберите файл или несколько файлов в появившемся окне, или просто перетяните нужный файл в окошко.

Adding attachment

Это базовые варианты комментариев, которые необходимо освоить каждому новичку :) Если вы хотите оставлять в комментариях файлы из посторонних программ, прочтите об этом на нашей странице поддержки.

День 6: Приоритеты - что выполнить в первую очередь

Вы распределили все идеи, планы и обязанности в проекты и задачи, и установили параметры. Пришло время заняться самими делами, не так ли? :)

✅ Задание: Откройте один из ваших проектов, посмотрите на список задач и подумайте, какие из них должны стать следующими действиями, то есть какие задачи быстрее всего приведут вас к цели. Обозначьте такую задачу приоритетом - для этого нажмите на звездочку возле ее названия. Теперь задача будет отображаться не только в этом проекте, но и в вашем центре управления - в Списке приоритетов. Проделайте то же самое со всеми проектами, которыми хотите заняться на текущей неделе.

Но не обозначайте приоритетом все задачи подряд, это только помешает достижению целей. У вас может быть даже целый проект без единой приоритетной задачи. Все зависит от того, как вам удобнее.

✅ Задание: Отметьте завершенные задачи как выполненные, нажимая на галочку ✓ в кружочке, расположенную слева от названия задачи в Списке задач. Задача будет архивизирована, а вы почувствуете удовлетворение от ее завершения! :)

Посмотрите, какие задачи будут появляться в Списке приоритетов автоматически.

День 7: Категории - для группирования похожих задач

Итак, вы уже научились добавлять задачи (с комментариями, приложениями и значком приоритета) и размещать их в проекты. Но мы еще не обсудили один из параметров, а именно - категории.

Ваши задачи относятся к разным проектам, но все же для работы над ними вы часто пользуетесь одним инструментом (допустим, компьютером), или работаете над ними в похожих условиях. В этих случаях выручают категории. Вот несколько примеров:

Инструменты

  • “Смартфон” (если для выполнения задач из разных проектов вам необходим телефон)
  • “Компьютер” (некоторые вещи проще делать с компьютера, чем с мобильного телефона)
  • “Принтер” (когда нужно распечатать документы из разных проектов)

Места

  • “В офисе” (то, что надо сделать на работе)
  • “Не дома” или “По дороге” (чтобы не забыть зайти на почту или в магазин, купить цветы и т.д.)

Способы работы над задачей, время и другие переменные:

  • “Когда-нибудь” (для дел, которые могут подождать, но не хотелось бы откладывать их выполнение в долгий ящик)
  • “Срочные” (для дел, которые нельзя откладывать)
  • “Имя клиента” (для задач, относящихся к конкретному клиенту, если вы не называете проекты по именам клиентов)

✅ Задание: Создайте несколько категорий, которые вам подойдут. Откройте закладку “Категории” (1) и нажмите значок “+” (2). Сверху списка появится окошко для ввода текста (3) — впишите название категории и сохраните его.

Creating category

Существует и другой способ добавления категорий, с которым можно ознакомиться на нашей странице поддержки.

Теперь у вас есть категории. Они помогут сэкономить ваше время, поскольку теперь вам не придется постоянно менять контекст работы. Давайте распределим категории по задачам.

✅ Задание: Откройте задачу и выберите в ее параметрах кнопку “Категория”. Нажмите ее и выберите из выпадающего списка нужную категорию. Не забудьте подтвердить выбор!

Adding category

Если вы хотите заняться задачами, относящимися к клиенту X, зайдите в список категорий и выберите “Клиент X”. Вы увидите список задач, к которым привязана эта категория.

День 8: Ярлыки - для организации проектов

В Nozbe легко вести горизонтальный список проектов, но чем больше накапливается обязательств, тем сложнее найти нужные проекты, над которыми надо поработать в данный момент. Для этого и созданы ярлыки - с их помощью вы без труда найдете разные проекты, к которым прикреплен один ярлык.

Примеры ярлыков:

  • Ярлык “Блог” для всех проектов, относящихся к вашему блогу (посты, идеи, соцсети и т.д.)
  • Ярлык “Личное” для обозначения всех личных проектов, которыми вы хотите заниматься не на работе.
  • Ярлык “Неактивное” может пригодиться для проектов, которые вы начали, но пока приостановили на неопределенное время. Допустим, ваш клиент еще не решил, хочет ли продлевать сотрудничество, но некоторая полезная информация в этом проекте у вас уже есть.

✅ Задание: Создайте ярлык “Личное” и прикрепите его ко всем личным проектам. Сначала зайдите в личные проекты. Откройте их детали при помощи иконки “i”, расположенной в правом верхнем углу. Вы увидите кнопку “Изменить ярлыки.

Adding label

✅ Нажмите на нее и выберите пункт “Добавить больше”. Впишите “Личное”, сохраните при помощи клавиши Enter/Return, выберите его из списка и нажмите “Подтвердить”. Затем зайдите в другой личный проект и прикрепите к нему ярлык из списка.

Теперь, когда вы захотите сосредоточиться только на личных делах или делах, которыми можно заняться в отпуске, зайдите в Список проектов, нажмите на значок ярлычка (он расположен сверху), и отфильтруйте из списка все проекты с ярлыком “Личное”. Теперь рабочие дела не будут давить на вас в нерабочее время.

Больше о ярлыках вы прочитаете на нашей Странице поддержки.

День 9: Ведите дела вместе и успевайте больше

Когда Nozbe появился, он был личным таск-менеджером. С тех пор он эволюционировал до мощной платформы для сотрудничества. С нашим приложением коммуникация и проджект-менеджмент в любой фирме становятся намного эффективнее. Пока вы новичок, достаточно попробовать поработать в Nozbe с одним или несколькими коллегами.

✅ Задание: Пригласите кого-нибудь в свою команду.

  1. Откройте вкладку “Вы + Команда” в левом меню.
  2. Нажмите значок “+”, расположенный внизу окна команды.
  3. Впишите адрес электронной почты человека, которого вы хотите пригласить, и “Подтвердите.”

Когда вы подтвердите это действие, адресат получит приглашение создать в Nozbe аккаунт внутри вашей команды.

Обратите внимание: В течение 30 дней бесплатного пробного срока вы можете пригласить в свою команду сколько угодно пользователей. Когда пробный срок истечет, выберите один из наших планов.

Теперь если вы захотите поработать с кем-то другим, вы сможете без труда пригласить этого человека в один из проектов и делегировать на него задачи, или наоборот - этот человек делегирует задачи на вас.

✅ Задание: Пригласите кого-нибудь в совместный проект. Зайдите в проект, нажмите кнопку “i”, расположенную в правом верхнем углу. Затем:

  • Нажмите кнопку “Пригласить в проект”.
  • Если этот человек уже в вашей команде, выберите его из списка и подтвердите выбор.
  • Если вы хотите пригласить в совместный проект нового человека, нажмите “Добавить пользователя.”
  • Впишите адрес его электронной почты и подтвердите клавишей Enter/Return.
  • Подтвердите решение.

Когда вы подтвердите выбор, адресат получит приглашение в проект, а если у него уже есть аккаунт в Nozbe, слева, над списком Приоритетов, у него появится значок конверта ✉️.

Больше о совместных проектах можно узнать здесь.

День 10: Обзор

Вы пользуетесь Nozbe уже 10 дней. Вы научились добавлять задачи, организовывать их в проекты и пользоваться категориями. Вы знаете, как пригласить людей в свою команду, чтобы успевать сделать больше. Ваша система продуктивности готова к использованию. Продолжайте в том же духе и ведите свои дела быстрее и успешнее.

✅ Задание: Чтобы система работала как по маслу, нужно регулярно ее проверять. Мы называем это еженедельным обзором, потому что важно проводить его регулярно.

Провести еженедельный обзор правильно и эффективно вам поможет наш специальный пошаговый шаблон.

Еженедельный обзор

Откройте этот шаблон в браузере или добавьте его в аккаунт на Nozbe и сохраните его как свой проект.

Теперь вы многое уже знаете, но есть еще несколько уловок, которые стоит освоить

Есть множество ресурсов, которые помогут вам использовать все возможности Nozbe.

✅ Во-первых, нажмите сюда и откройте шаблон проекта с базовыми упражнениями, которые помогут вам лучше пользоваться нашим приложением.

✅ Затем воспользуйтесь этим шаблоном и узнайте о других функциях Nozbe.

✅ В любой момент, когда в Nozbe вам что-то непонятно, заходите на Страницу поддержки и впишите нужное слово в окно поиска.

✅ Еще вам будет полезно посмотреть полный обучающий урок и ознакомиться с курсом “10 шагов к максимальной продуктивности.”

✅ Если вам нужна любая помощь, не стесняйтесь писать в нашу службу поддержки на voprosy@nozbe.com или через форму для контакта в приложении.

Спасибо вам, и желаем удачи! :)