Как эффективно работать из дома - проверенные рекомендации

Вся команда Nozbe постоянно работает из дома с 2007 года. У нас вообще нет физического офиса. За все эти годы с системой #nooffice мы узнали об этом все. Продолжайте читать, чтобы учиться на нашем опыте.

Домашний офис как идеальное решение для бизнеса

Компании по всему миру уже высылают сотрудников домой. И это не должно означать отправления в неоплачиваемый отпуск, как это сделала Люфтганза. Все больше людей будут работать из дома. Но будни предприятий и их сотрудников не должны страдать от перехода на систему домашнего офиса. Работа из дома во многих случаях может быть даже более эффективной, чем работа в шумных открытых пространствах, где все постоянно отвлекают друг друга.

Наши лучшие советы по работе на дому

Мы собрали главные рекомендации, как работать из дома максимально эффективно.

1. Организуйте свое рабочее место

Если вы работаете дома, очень важно, чтобы ваше рабочее место было в порядке. Это может быть обычный или письменный стол. Важно держать его в чистоте и порядке. На нем должны быть все книги, документы или оборудование, которые могут вам понадобиться. Вместо того, чтобы работать из спальни – места, связанного с досугом, я предлагаю выбрать другую комнату или отдельный угол, специально предназначенный для работы.

Кто-то может позволить себе настоящий домашний офис – например, отдельную комнату, но другие просто работают за хорошо организованным кухонным столом, за столом в зале или занимают детский стол, пока ребенок в школе - например, так делаю я. Это стимулирует меня придерживаться графика – я знаю, что мой «домашний офис» доступен только до 15:45 каждый день ;)

2. Введите домашние правила

Одна из проблем, с которой сталкиваются люди, работающие дома, заключается в том, что окружающие не воспринимают их работу всерьез (ведь человек дома!). Из-за этого, скажем, в полдень соседка может зайти на чашку кофе или кто-то может вам позвонить с просьбой в чем-либо помочь как раз тогда, когда вы заняты важным рабочим заданием.

Чтобы избежать таких ситуаций, лучше поговорить со своими соседями и семьей, и объяснить им, что даже если вы не ходите на работу, вы на самом деле работаете. Стоит заранее сказать, в какое время вы заняты, во сколько у вас перерывы и когда вы освобождаетесь. Благодаря этому вас не будут отвлекать, а вы не будете раздражаться.

3. Уберите все, что отвлекает

Кроме отвлекающих людей, тех, кто работает из дома, поджидают другие ловушки. Например, работая из собственной квартиры, вы не беспокоитесь, что коллеги или начальник увидят, что вы сидите в соцсетях вместо того, чтобы заниматься делами… А еще много времени может уходить на то, чтобы сделать себе бутерброд с чаем или просто прибраться на кухне.

Чтобы держаться подальше от этих маленьких грехов и не тратить время попусту, лучше приготовить еду и чай или кофе до того, как приступать к работе. Можно заранее подумать, во сколько вы хотите сделать перерыв, и только в это время перекусить или сделать уборку.

Вы и ваша сильная воля - вот что, что удерживает от прокрутки социальных сетей и отвлечения на жизнь и проблемы других людей. Ведь мы оба знаем, что это пустая трата времени и энергии, верно? Если это не останавливает вас, можете удалить их из ярлыков браузера, выйти из всех аккаунтов и даже попробовать специальные приложения для блокировки соцсетей на компьютере.

4. Одевайтесь, как будто идете в офис

Чтобы сосредоточиться и мотивировать себя на работу, сделайте свой распорядок дня похожим на тот, который бы у вас был, если бы работали в одном из сверкающих офисов в центре города. Устанавливайте будильник на одно и то же время. Вставайте с постели, не работе в пижаме. Одевайтесь, пользуйтесь парфюмом. Завтракайте, пейте кофе - как перед выходом на работу. Сделайте все, что обычно делаете по утрам, чтобы настроиться на напряженный рабочий день.

5. Распределите дела на важные и не очень

Решить, над чем вы будете работать, можно вечером накануне или с самого утра - это не принципиально. Но обязательно надо знать, какие задачи на день самые важные. Благодаря этому вы сможете планировать свои действия и отслеживать прогресс.

В книге “The One Thing” Гэри Келлер и Джей Папазан утверждают, что лучше всего ограничиться до минимума. Они предлагают выбрать одну ключевую цель на день и рассматривать все другие вопросы как второстепенные. Другой способ - найти ключевую задачу на день, затем перейти к трем другим большим задачам и закончить пятью меньшими, «приятными» задачами.

Сначала поработайте над первым делом, потому что если вместо того, чтобы сосредоточиться на ключевых задачах, вы решите начать с самых мелких, вы, возможно, поймете, что день закончился, и у вас больше нет времени на то, что было самым важным.

Если вас список задач кажется слишком долгим, воспользуйтесь нашим гидом, который поможет вам справиться со всеми делами.

6. Планируйте свой день вовремя

Грег МакКеон, автор книги «Эссенциализм. Путь к простоте», писал, что «если вы не расставите приоритеты в своей жизни, это сделает кто-то другой». Вот почему очень важно проанализировать проекты и задачи, определить, что необходимо сделать сегодня, как описано выше, и разбить на части то, что вы будете делать и во сколько.

Не составив план, вы можете переутомиться, выполняя мелкие дела, а затем отложить самые важные и нужные задачи.

Но не планируйте график слишком плотно – так вы обречете себя на стресс и, скорее всего, все равно не успеете сделать все. Есть одна уловка: ко времени, предназначенному на задачу, попробуйте добавить еще 20%. Так вы должны все успеть.

Кроме того, не для всех задач надо назначать дедлайн. Дело в том, что если так делать, в конце концов оказывается, что на один день у вас стоит 35 дедлайнов! Лучший способ справиться с этим – назначать дедлайны только для тех дел, для которых действительно необходимо или о которых вы можете забыть.

7. Попробуйте разделять время на блоки

В традиционном офисе люди часто отвлекают друг друга. Если кому-то нужно быстро узнать ваше мнение, к вам могут просто подойти и задать свой вопрос. Прерывание работы отнимает время, потому что после разговора требуется несколько минут, чтобы вернуться к задаче. Работая из дома, вы можете наслаждаться роскошью непрерывной, целенаправленной работы.

Ваша цель – работать как можно дольше, не отвлекаясь. Как этого добиться? Управляйте своим временем правильно: делайте короткие перерывы и откладывайте все несвязанные задачи.

Для этого подойдет техника Pomodoro. Это простая техника, которая подразумевает работу в 25-минутных блоках (Pomodoros), за которой следует 5-минутный перерыв. Четыре Помодоро – это полный цикл, после которого вы имеете право на более длительный перерыв (15-30 минут). Конечно, вы можете изменить время на свой вкус, но убедитесь, что работаете сконцентрированно, а потом делайте себе перерыв.

8. Награждайте себя

Не допускайте чувство вины за работу из дома (да, у некоторых так бывает!). Выделяйте время на отдых. Во время перерыва можно посмотреть видео или, еще лучше, отойти от стола. Отправляйтесь на прогулку на улицу, на перекус или проведите время с другими людьми, если кроме вас дома кто-то есть.

Помните, что перерывы на приготовление еды, на обед или физические упражнения зарядят вас энергией. Не думайте, что вам нужно работать 100% времени, пока вы дома, чтобы быть продуктивнее.

9. Используйте технологии и будьте продуктивными

Работа дома иногда требует технологического резервного копирования, поскольку у удаленных сотрудников нет доступа к внутренней сети компании или физическим документам.

В Nozbe мы используем разные приложения для работы. Дизайнеры пользуются приложениями пакета Adobe, программисты – GitHub (среда коллективного кодирования). Для составления ментальных мы используем приложения типа mind-maps, а для мозгового штурма и документирования – Dropbox Paper, это самая удобная платформа для совместной работы с текстом. Обычно мы храним файлы в общих папках в Dropbox. У всех в нашей команде есть учетная запись Dropbox, и мы создали общие папки, чтобы все нужные файлы сразу синхронизировались с компьютерами. Все это делается для эффективной работы и обратной связи с остальной частью команды.

Последнее, но не менее важное: все мы пользуемся нашим собственным продуктом – Nozbe Teams – чтобы вести совместные проекты и общаться через задачи. Как и в Dropbox, в Nozbe мы создали общие проекты, в которые добавляем задачи и делегируем их друг другу. Как только кто-то завершает задачу, он говорит об этом в комментарии к этой задаче и либо завершает ее, либо делегирует на другого человека, чтобы сообщить ему, что его часть работы закончена или что нужен фидбэк.

Хотя наши файлы, задачи и проекты синхронизированы благодаря новейшим интернет-технологиям, мы стараемся работать асинхронно, выполняя свою собственную работу в непрерывном режиме.

10. Оставайтесь на связи с командой

Ключ к продуктивности команды – это общение. Но как эффективно общаться с коллегами, если вы работаете дома? Тем более, нельзя полагаться на личное общение в нашем цифровом мире. Чаты из-за бесконечного потока сообщений только заставляют всех нервничать. А переписываясь по старой доброй электронной почте, с ее полями CC и BCC, хочется вернуться в каменный век – докопаться до нужной и актуальной информации там почти невозможно!

За годы работы в Nozbe мы поняли, что для продуктивной работы команды необходим другой тип общения – коммуникация на основе задач, где обсуждение сосредоточено вокруг задач и проектов, и каждый пишет то, что считает нужным. Наличие всего контекста и соответствующей информации в одной ветке помогает командам добиваться результатов.

Наш инструмент для командной работы и общения - приложение Nozbe Teams. Таким образом, у нас:

  • меньше перерывов,
  • меньше встреч,
  • возможность быть в курсе событий даже когда мы не за компьютером,
  • все члены команды в курсе, что делают другие и что уже готово,
  • наша команда делает проекты быстрее.

Приложение Nozbe Teams предназначено для любых команд из 5-100 человек, стремящихся поднять продуктивность и перейти на совершенно новый уровень общения. Попробуйте это бесплатно на nozbe.com/teams.

Подытожим

Работа дома может быть полезна как для работодателя, так и для работника. Это прекрасная возможность научиться работать лучше, а также оценить «сфокусированное время» и асинхронное общение с командой.

Работая удаленно, вы учитесь не перебивать людей только потому, что можете это делать. Вы и ваша команда выполняете больше работы, потому что у вас значительно больше времени. Вы можете отключить чаты и не отвечать на телефонные звонки, а также у вас нет соблазна использовать эти инструменты для работы с другими.