Встречи с коллегами - как их проводить без офиса

Для большинства людей встречи - необходимый и прекрасный элемент в работе команды. Все любят встречи, не так ли? Да и почему бы их не любить?

Встречи - это сплошные преимущества!

  • Если вы участник встречи, вы можете притворяться, что работаете. Вы угождаете боссу, одновременно просматривая свою электронную почту или Facebook.
  • Как организатор встречи вы получаете удобный способ избежать ответственности за принятие решений. Не знаете, что делать? Назначьте собрание! Передайте ответственность группе!
  • Встречи - это средство от всего: от отсутствия идей, направления, стратегии… и, конечно же, они помогают строить и укреплять “командный дух”. Потому что частые встречи - залог хорошей команды, согласны?
  • Кроме того, организовать встречу легко. Все, что вам нужно сделать, - просмотреть календарь фирмы в Google Calendar или Outlook и, обнаружив свободное время, заполнить его! Добавляете встречу, приглашаете всех “важных” людей, убеждаетесь, что никто не остался в стороне… иначе они могут обидеться!

Ок, иногда встречи необходимы

С ударением на “иногда” и “необходимы”. Все встречи должны иметь четко определенную цель и проходить только тогда, когда участники приходят хорошо подготовленными. Встречи бывают максимально эффективными, когда помогают прояснить и проработать нюансы той или иной темы.

В Nozbe мы работали удаленно с самого начала. Поэтому мы проводим собрания не так, как “традиционные” компании. Мы стараемся сделать их максимально эффективными, чтобы они способствовали развитию наших приложений, которыми пользуются почти 700 000 человек во всем мире. Ниже мы расскажем о правилах, которым следуем во время наших встреч:

  • Мы не проводим мозговых штурмов – мы не верим в брейншторм на месте.
  • Мы избегаем координационных совещаний. Мы управляем работой в рамках проектов, задач и комментариев к задачам. Все записано, каждый человек знает свои обязанности.
  • Мы не проводим всеобщих совещаний. Каждый раз, когда мне нужно что-то сообщить всем членам команды, я пишу комментарий или записываю короткое видео, которое каждый может посмотреть в удобное для себя время.

Пандемия усложнила проведение собраний, ведь все сидели по домам

В этом году компании и организации столкнулись с серьезной проблемой: как проводить собрания, когда все работают из дома? Еще одна проблема заключалась в выборе правильного инструмента для видеосвязи, позволяющего проводить онлайн-встречи для большого числа участников. Более того, когда дети не ходили в школу, многие были вынуждены брать на себя дополнительные обязанности - например, помогать детям по учебе. Конечно, все это затрудняло организацию собраний. Но возможно, это подходящее время задуматься - а так ли они нужны?

Давайте перейдем к деталям! Ниже вы прочтете, как мы планируем встречи в Nozbe, чтобы уменьшить их количество и сделать их максимально продуктивными.

Во-первых, хорошие встречи - регулярные и необязательные

Важно снизить барьер для входа, чтобы у сотрудников было больше времени для реальной работы. Но они должны знать, когда и где состоится встреча.

💡Совет: Встречи в одном и том же месте и в одно и то же время.

Большинство встреч в Nozbe проводится регулярно, всегда в одном и том же месте, то есть в “виртуальной комнате” в Zoom. Разные собрания проводятся в отдельных комнатах, так что участники знают, в какую комнату им надо войти.

Вот несколько примеров:

  • встречи команды разработчиков - каждый понедельник в 10:00,
  • совещания дизайнеров Nozbe - каждый вторник в 14:00,
  • встречи маркетинговой команды - каждую среду в 14:00.

💡 Совет: одни и те же люди.

На всех встречах присутствуют одни и те же люди. Таким образом мы избегаем ситуаций, когда кого-то не приглашают. Более того, это улучшает атмосферу, позволяя дискутировать с людьми, которых мы уже хорошо знаем. Дискуссии становятся качественнее, у нас рождаются отличные идеи и мы приходим к более точным выводам.

💡 Совет: никто не обязан участвовать во встречах.

Участие в собраниях необязательно. Если кто-то не может присутствовать или занят чем-то другим, никто не обижается. В Nozbe совещания имеют меньший приоритет, чем работа по конкретному вопросу.

💡 Совет: встречи не являются обязательными!

Встречи не являются обязательными, даже если они обозначены в календаре! Особенно учитывая тот факт, что на большинстве встреч есть повестка. Если повестка совещания по дизайну на вторник не утверждена к вечеру понедельника, совещание отменяется. Нет повестки дня = не о чем говорить = не на что тратить время.

Во-вторых, для хорошей встречи необходим структурированный план

План собрания - не формальность, но он должен быть записан. В Nozbe мы пользуемся приложением Nozbe Teams, поэтому план собрания часто представляет собой обычный контрольный список, сохраненный в виде комментария к задаче, или список задач в разделе конкретного проекта. Он хранится в месте, доступном для всех участников собрания.

💡 Совет: план должен содержать документацию.

Но одного плана недостаточно. Тема, которую надо включить в план, должна быть хорошо подготовлена. Таким образом, если встреча дизайнеров запланирована на вторник, человек, предлагающий тему, должен представить ее описание к вечеру понедельника. Для этого мы используем Dropbox Paper, который позволяет комментировать определенные части текста.

💡 Совет: все участники должны делать домашнюю работу!

Итак, у нас есть план встречи, в котором записаны все вопросы. Все участники должны прочитать его перед началом встречи. Возвращаясь к примеру собрания дизайнеров: все они читают темы и комментируют отдельные абзацы, записывая свои сомнения и замечания.

💡 Совет: обращайтесь за советом к экспертам!

Благодаря открытому формату обсуждения в Nozbe Teams и Dropbox Paper даже те, кого не было на какой-либо встрече, могут прочитать, над чем мы работаем, и добавить свои замечания. Зачастую человек, предлагающий тему, просит коллег добавить комментарии и поделиться своими советами, даже если они не участвуют в собрании.

Таким образом, у нас происходит встреча перед встречей (причем она проходит асинхронно), потому что первый обмен информацией происходит в комментариях. Это наш способ мозгового штурма, но в письменной форме и до того, как состоится основная встреча. Результаты отличные!

💡 Совет: во время встреч мы не обобщаем проблемы, а сразу переходим к их обсуждению!

На этом этапе мы знаем, что все готовы, и можем сразу перейти к сути, то есть к вопросам и сомнениям. Мы не тратим время на обобщение тем.

Если встреча отклоняется от намеченного курса и превращается в мозговой штурм, мы записываем все идеи, решения и выводы. С другой стороны, если это занимает слишком много времени, мы заканчиваем штурм и выбираем человека, который будет прорабатывать нужный вопрос, и подготавливаем документ для нашей следующей встречи.

В-третьих, хорошая встреча заканчивается заметками и заданиями!

После каждого совещания предварительный документ по данному вопросу обновляется выводами и решениями.

💡 Совет: заметки, заметки… и задачи!

Чтобы проект продвигался, мы обновляем задачи, связанные с обсуждаемыми темами, или создаем новые задачи.

Благодаря такому подходу каждый член команды может видеть, какие решения были приняты на собрании, и по желанию добавлять свои комментарии. Таким образом, все члены команды участвуют в обсуждении.

💡 Совет: после собрания разошлите всем итоги встречи.

Один из участников встречи также отвечает за написание краткого резюме, которое мы публикуем позже в проекте с обновлениями компании, поскольку мы хотим, чтобы вся команда знала, над какими функциями мы сейчас работаем.

Вы также можете сделать встречи более эффективными!

Вас не устраивает количество или качество встреч в вашей компании? Попробуйте с сегодняшнего дня:

  • требовать план для каждой встречи,
  • поощрять команду готовить темы перед встречей,
  • вести количество участников к минимуму.

13 лет удаленной работы в Nozbe научили нас продуктивности, уважению ко времени других людей и ведению документации. В полностью удаленной компании делать заметки - дело само собой разумеющееся, но я думаю, что на самом деле это ключ к повышению продуктивности для любой фирмы.

У всех нас есть отличные инструменты, которые работают на всех основных платформах: Nozbe Teams для выполнения проектов и задач, Zoom для видеоконференций или Dropbox Paper и Google Docs для составления документации и комментирования текста. Кроме того, большинство этих инструментов либо бесплатны, либо стоят очень дешево.

Никто не любит терять время. Я надеюсь, что эти советы будут мотивировать и вдохновлять вашу команду на перемены. Сохраняйте свою точку зрения, и пусть ваша работа будет плодотворной. Перефразируя китайскую пословицу, “лучшее время для изменения привычек было много лет назад, второе лучшее время - сейчас!” - oсобенно учитывая текущую ситуацию!