Коммуникация через задачи: Что это и как ее вести

Мы создали приложение Nozbe Teams, чтобы помочь командам (работающим и из офисов, и удаленно) работать быстрее. В этом помогает то, что мы называем “коммуникацией через задачи”. Вы можете спросить: Что такое коммуникация через задачи? Чем она отличается от уже знакомых вам методов совместной работы и общения? Чтобы узнать об этом, читайте дальше.

Революция в управлении командными проектами и информационным потоком

Команды в международных корпорациях, общественных организациях, государственных учреждениях и небольших компаниях или стартапах используют абсолютно одинаковые инструменты сотрудничества. Для обмена информацией, обсуждения дел и управления проектами они переписываются по электронной почте и чатам, созваниваются или встречаются лично. Во многих случаях эти средства бывают весьма разрушительными и контрпродуктивными.

**Коммуникация на основе задач – это наша альтернатива традиционным методам командной работы и управления проектами. Это простой способ продвигать проекты вперед и эффективно сотрудничать в команде.

Как выглядит коммуникация через задачи?

Коммуникация через задачи представляет собой простую структуру: проекты -> задачи -> комментарии -> СДЕЛАНО. То есть сначала вы группируете задачи в проекты. Затем определяете задачи для каждого из этих проектов и, используя широкие возможности комментариев, собираете все необходимые данные и фидбэк по задаче. Вы обмениваетесь информацией, мнениями и идеями о задаче. Вы задаете вопросы и получаете ответы прямо в задачах. Вы распределяете обязанности в рамках задач. И тогда задачи выполняются. Все это ясно, структурировано и легко выполняемо.

Вместо:

  • написания электронных писем,
  • добавления людей в CC и BCC,
  • поисков в длинных цепочках писем, которые по-разному отображаются в различных почтовых клиентах, -… и вместо отвлекающих телефонных звонков,

коммуникация через задачи гарантирует, что у вас все организовано в одном месте. Данные в безопасности, они доступны из любой точки мира.

Вместо:

  • траты времени,
  • встреч,
  • обсуждения “живьем”,

коммуникация на основе задач позволяет вести структурированную дискуссию, предоставляя каждому члену команды возможность подумать и записать свои мысли.

Почему коммуникация через задачи так эффективна

Здесь, в Nozbe, мы работаем и общаемся так же уже много лет. Посмотрите, почему мы считаем, что этот метод намного лучше традиционных, используемых в подавляющем большинстве организаций.

  1. Структурированность - комментируя каждую задачу, мы более эффективны - мы фокусируемся на том, что должно быть сделано, под задачей (в отличие от тредов в Slack или длинных электронных писем).

  2. Прозрачность - благодаря точным параметрам задачи мы знаем, кто отвечает за эту задачу, к какому проекту она относится и когда должна быть выполнена.

  3. Скорость - в комментариях можно легко уточнить все необходимые детали, в них сразу видно, что еще осталось сделать.

  4. Универсальность - мы пользуемся форматированием, списками, файлами и т. д. прямо в комментариях. В них собрана вся информация, необходимая для выполнения задачи.

  5. Дружественный интерфейс - со смайлами-реакциями (и гифками) работать веселее, но мы все равно ценим разговоры о задачах.

  6. Продуктивность - комментарии облегчают выполнение задач, поэтому члены команды справляются с задачами быстрее, чем когда-либо, и вместе достигают целей.

  7. Организованность - никакого хаоса, возникающего из-за отличий разных чатов или платформ для документации. Все собрано в ветке под задачами.

  8. Мобильность - благодаря приложениям для всех основных платформ, мы можем в любой момент и из любой точки земли общаться с командой и быть в курсе всех дел.

  9. Ненавязчивость - избегайте нежелательных уведомлений, если стремитесь к постоянной концентрации. Конечно, управлять всеми типами уведомлений можно в настройках.

  10. Доступность - у всех участников проектов есть доступ к необходимой им информации. Не нужно никого добавлять в СС.

  11. Асинхронность - все могут работать над своими задачами в удобное время, не отвлекаясь.

Вы хотели бы вы попробовать коммуникацию через задачи? Это очень просто:

  • Зарегистрируйтесь на Nozbe Teams и создайте аккаунт своей команды.
  • Пригласите людей, с которыми хотите работать.
  • Запишите в приложение все проекты, над которыми работает ваша команда.
  • Перечислите все, что нужно сделать, чтобы продвинуть дело вперед, как задачи в проектах.
  • Делегируйте задачи и устанавливайте дедлайны, чтобы все члены команды знали, над чем работать и когда надо выполнить свою работу.

У Nozbe Teams есть множество других функций, которые делают коммуникацию непредвзятой, а работу в команде - эффективной.

Мы хотим рассказать о коммуникации через задачи сотрудникам различных фирм, а также научить руководителей команд внедрять ее в своих командах. Мы хотим, чтобы небольшие команды делали большие дела благодаря эффективной коммуникации через задачи. Без переписок по электронной почте, без чатов, не тратя время на встречи.

Магда
Сотрудница отдела маркетинга в Nozbe.