Почему вашей команде нужно приложение для совместной работы

Если вы работаете в команде, результат зависит не только от вас, даже если вы прикладываете максимальные усилия для реализации проекта. Конечно, это бывает обидно. Даже если вы мастер своего дела и стараетесь изо всех сил, иногда результаты несоразмерны проделанной работе. Но есть способ, который поможет команде не тратить сил попусту. Для этого нужна программа для командной работы. Надежная система связи и удобный инструмент для совместной работы помогут вам быстрее достичь целей независимо от того, вы работаете в офисе или удаленно.

Внедрение системы связи

Команда - это группа людей, которые мыслят по-разному и у которых могут быть разные привычки. Если вы работаете вне офиса, есть еще один важный фактор, который надо учитывать: люди работают из разных городов и в разных часовых поясах. Чтобы команда работала эффективно, необходим набор правил общения. Эти правила должны быть четкими и направленными на достижении целей команды. Общение должно быть комфортным и удобным для всех.

Наша пирамида

В Nozbe есть коммуникационная пирамида, которая регулирует информационный поток в нашей команде, работающей удаленно.

Она основана на 3-х ключевых идеях:

  1. вера в силу сосредоточенной работы,
  2. уважение к нашему времени,
  3. структурированный обмен информацией.

Узнать больше о пирамиде коммуникации можно здесь, но вкратце ее принципы такие:

  • Мы стараемся общаться асинхронно, чтобы не отвлекать друг друга. Если мне нужно что-либо узнать у коллег, но это может подождать (и, давайте по-честному, в большинстве случаев так и есть), я не настаиваю на быстром ответе и жду, когда человек сможет отписать.
  • Мы знаем, что люди работают лучше всего, когда они сосредоточены и никто их не отвлекает.
  • Хороший ответ - это, как правило, продуманный и записанный ответ.
  • Встречи (когда они действительно необходимы) плодотворны только если есть повестка дня и все участники активны и хорошо подготовлены.

Пространство для совместной работы

Как только вы создадите систему общения, вам понадобится пространство, где ее можно реализовать и развивать. А еще понадобится приложение для совместной работы, или, другими словами, инструмент управления задачами и проектами. Вы должны знать, что информация, которой вы обмениваетесь, структурирована и доступна, и что каждый член команды знает, что нужно сделать и когда.

Ниже вы узнаете, зачем в бизнесе необходимо приложение для совместной работы. Я пользуюсь Nozbe Teams с самого начала и хочу рассказать вам о преимуществах инструментов совместной работы, разобрав этот вопрос на примере своего приложения.

Простая постановка целей и планирование

Не надо лишний раз напоминать, что для достижения результатов команда должна ясно видеть свои цели, а также что любую цель можно сделать проектом. Каждый проект требует планирования. Для хорошего планирования надо разделить большой проект на практические задачи, подробно объяснить каждую из них, обозначить временные рамки для ее выполнения и определить, кто из команды справится с задачами лучше всех. Это очевидно и просто. Сделав это, вы получите план действий.

Я знаю, что иногда это не так легко, как кажется, поскольку проекты растут и развиваются, и порой очень стремительно; но в таком приложении, как Nozbe Teams, у вас вся информация находится в одном месте, и все аккуратно структурировано.

Всё в одной программе

Большой плюс программ для совместной работы состоит в том, что все, связанное с проектом, сохранено в самом проекте. В программе есть специальное место для описания цели проекта. Кроме того, есть отдельные задачи и комментарии, в которых члены команды могут:

  • обсудить идеи,
  • запросить обратную связь и получить ее,
  • указать на проблемы и препятствия,
  • искать самые лучшие решения,
  • прикреплять файлы,
  • добавлять чек-листы (перечни) для обработки задач с несколькими слоями.

Как вы видите, приложение для совместной работы, такое как Nozbe Teams, позволяет хранить всю высланную информацию, документы и данные в самом проекте. Вы всегда можете найти нужную информацию, вернуться к обсуждению какого-либо вопроса или найти первоначальную версию документа. Все это хранится в порядке появления. Даже когда проект завершается, его можно найти или даже восстановить.

Прикрепленные материалы и документы

Раз уж мы заговорили о структурированном обсуждении и контексте проекта, я хочу рассказать о прикрепленных материалах, необходимых для выполнения поставленных задач. Я помню, что на предыдущей работе мы обсуждали текущие проекты и совместную работу команды в электронной почте и в чате. Как же сложно было что-то найти в этом потоке! Особенно это раздражало, когда приближался дедлайн и вся команда начинала нервничать.

Используя приложение для совместной работы, вы легко сможете этого избежать. Просто договоритесь с командой прикреплять документы к задачам или добавлять ссылки на файлы из облака (например, Dropbox, Box, Google Drive и т. д.)), опишите эти документы - и все будет в порядке.

Доступ к работе и данным из любого места, в любое время

У приложения для управления проектами, такого как Nozbe Teams, есть еще одна функция, повышающая продуктивность - это мобильность. Все, что вы сохраняете в приложении - проекты, задачи, комментарии и вложения – хранится в облаке. То есть вы можете получить доступ ко всем этим данным, независимо от того, где находитесь. Можно использовать веб-приложение или загружать собственные приложения для своих устройств iOS и Android. Уведомления, настроенные по вашему желанию, будут информировать вас, когда кто-то нуждается в вашей обратной связи или назначает вам задачу. Благодаря этому, вы сэкономите время и силы во время поездок на работу или, например, ожидания врача, и будете с вашей командой, даже когда находитесь не в офисе.

Эффективная коммуникация через задачи

Создав и структурировав свои проекты и задачи, вы сможете начать сотрудничать со своей командой. Ключ к эффективной командной работе - правильная коммуникация. В таком приложении, как Nozbe Teams, она устроена очень удобно, благодаря общению через задачи.

Почему?

Потому что коммуникация построена ясно, организованно и эффективно.

Перечисляя задачи, вы мотивируете людей к действию и придаете им сил, разделяя большие, объемные задачи на более мелкие, выполнимые шаги.

Комментируя конкретную задачу, вы фокусируетесь на том, что нужно сделать на данном этапе (в отличие от групповых чатов или длинных электронных писем).

Благодаря точным параметрам задачи вы знаете, кто отвечает за выполнение задачи, к какому проекту она относится и когда должна быть выполнена.

Коммуникация на основе задач лучше всего работает в хорошо разработанном приложении для команд, где можно добавлять задачи и работать над ними вместе. Ведь вы хотите, чтобы ваша команда получала результаты, а не только тратила время на управление проектом, верно?

Погружение в работу

Отказ от электронной почты и сокращение использования чата для внутреннего общения в команде повысит продуктивность. Как? Благодаря инструменту по управлению проектами и сотрудничеству, а также коммуникации через задачи, люди смогут тратить больше времени на целенаправленную и интенсивную работу.

Когда для каждого члена команды обозначены задачи, вся нужная информация прикреплена к проекту и когда поставлен дедлайн, все знают, что делать и когда. Сотрудники могут сосредоточиться и просто выполнять свою работу. Каждый работает над своими задачами. Если кому-то нужна помощь или обратная связь, этот человек обращается к коллеге или менеджеру. Они стараются не отвлекать сотрудника, потому что в это время могут начать работать над следующей задачей и позволить своему коллеге закончить начатое.

Конечно, это идеальная ситуация. Я знаю, что бывают срочные дела и задачи с горящими дедлайнами, это случается во всех командах каждый божий день. Но если каждый сотрудник постарается структурировать свою работу и не забудет, планируя дела, оставить время про запас, постепенно ситуация наладится.

В Nozbe мы называем этот принципом асинхронной коммуникации, для нас это основное правило.

Определение приоритетов

Как и согласованная стратегия, правильно определенные приоритеты помогут вам придерживаться пути, по которому вы должны следовать, особенно если вы обозначите их, проанализировав полный объем предстоящей работы. Приложения по управлению задачами, такие как Nozbe Teams, позволяют планировать приоритеты на каждый день недели. Таким образом, каждое утро вы с коллегами по команде будете начинать со списка дел и будете стараться выполнять как можно больше всего. Вы сами решаете, какие у вас приоритеты, и работаете в блоках сконцентрированной работы. Это один из ключевых шагов для повышения эффективности работы команды.

Прозрачность и актуальность информации

Еще одно преимущество использования хорошей программы для совместной работы заключается в том, что с ней вы знаете, что делают другие. В общих командных проектах любой член команды видит, над чем работают его коллеги. Поэтому потенциал сотрудничества используется полностью. Люди получают более ясную обратную связь, члены команды делятся своими знаниями, каждый вносит свой вклад в достижение целей компании.

Этот процесс еще проще в Nozbe Teams, где каждый созданный проект по умолчанию доступен для всех членов команды. В премиум-плане доступны частные проекты, к которым можно предоставлять доступ только избранным пользователям, но главная цель - прозрачность и доступность. Обратите внимание, что наличие доступа к проекту не означает меньшего внимания. Вы можете увидеть любой проект, когда вам нужно. Если вы особенно заинтересованы в конкретных проектах, вы можете следить за ними или добавлять их в избранное и получать уведомления об их прогрессе.

Кроме того, в окне Nozbe Teams “Команда” вы увидите список всех членов команды. Вы сможете выбрать одного человека и проверить все задачи, назначенные для него во всех проектах, к которым у вас есть доступ. Это позволяет коллегам быть в курсе, а руководителям контролировать проекты своей команды.

Управление стало проще

Таким образом, приложение для совместной работы дает менеджеру или руководителю группы обзор в режиме реального времени того, как работают сотрудники. Руководители видят работу каждого, а также могут отслеживать результаты и давать фидбэк по проектам, если в этом есть необходимость.

Благодаря прозрачной структуре проекта менеджер также увидит, если какие-то проекты застопорились. В отличие от электронной почты или группового чата, где вероятность того, что все рухнет, довольно высока, хорошее приложение для совместной работы над проектами позволяет менеджерам контролировать процессы. Можно отслеживать информационный поток, проверять состояние дел и принимать необходимые меры.

Любой команде нужно руководство, особенно если работа застопорилась, а менеджерам нужна прозрачность, чтобы быть в курсе событий. Именно так можно избежать провала проекта.

Как менеджера или руководителя команды вас это не может не радовать.

Укрепление отношений в команде

И последнее, но не менее важное: хороший инструмент совместной работы необходим для формирования командного духа. Такое приложение помогает команде двигаться к общей цели. В нем можно обмениваться планами, идеями и рассказывать о достижениях.

Мы, сотрудники Nozbe, знаем, что наше приложение - место, где можно задавать вопросы и обсуждать идеи, поэтому мы не боимся это делать. Благодаря общению через задачи мы делимся своими знаниями и мыслями с остальными. Это, а также установленные правила общения, снижают вероятность конфликта и непонимания. Все записывается и отслеживается. Переписка всегда более рациональна, тщательно проанализирована и менее эмоциональна, чем обсуждение в реальном времени.

Укрепляя отношения в команде, программное обеспечение для совместной работы служит двойной цели, которая может принести пользу всему бизнесу.

Все в свое время

Чтобы ваша команда работала умнее, быстрее и продуктивнее, стоит ввести правила коммуникации и внедрить в вашей компании технологии, помогающее совместной работе. Я гарантирую, что благодаря этому методу эффективность вашей команды многократно возрастет – и это будет приятным дополнением ко всем описанным ранее преимуществам.

Я осознаю тот факт, что переход на новую рабочую среду может быть трудным, особенно для членов команды, которые никогда не использовали приложения по управлению проектами или по совместной работе. Начинайте медленно. Обсудите правила общения, которых вы хотели бы придерживаться в своей организации. Как только они будут выработаны, выберите инструмент, который лучше всего подойдет. Начните внедрять его постепенно, а не одним махом. Если люди будут сбиты с толку и растеряны, их продуктивность вместо того, чтобы взлететь, упадет. Возможно, вы захотите сначала создать всего несколько проектов и так опробовать новый инструмент. Делитесь своими впечатлениями и задавайте друг другу вопросы о том, как работает приложение. Кроме того, не стесняйтесь обращаться в службу поддержки за помощью и практическими советами. Смотрите видеоуроки и используйте материалы для начала работы, которые обычно есть в хороших приложениях.

Если вы уверены, что хотите улучшить коммуникацию и эффективности вашей команды, и серьезно относитесь к этим вопросам, попробуйте Nozbe Teams и убедитесь в его преимуществах сами. Это бесплатно и доступно на iOS, Android и в интернете.

Магда
Сотрудница отдела маркетинга в Nozbe.