안녕하세요. 저는 노즈비 설립자 마이클입니다. 저는 2년 전에 [생산성! 매거진]의 편집장으로 매그다를 채용했습니다. 그 자리가 전임 자리가 아니었기 때문에, 저는 그녀에게 한시적으로 비서가 되어줄 수 있냐고도 물어봤습니다. 전에 비서를 둔 적이 없었기 때문에 비서와 함께 일하는 법을 배우고 싶은 마음도 있었습니다. 그녀가 이 제안을 받아들여서, 그후 2년 동안 그녀는 저의 일을 돕고 있습니다. 그래서 이 포스트에서는 우리가 어떻게 함께 일하고 있는지에 대한 정보를 공유하려고 합니다. 비서와 함께 일하는 것에 대해 생각하고 있는 분들이나 협력 작업을 개선시킬 방법을 찾고 있는 분들에게 도움이 되었으면 하는 마음입니다. 우리는 조만간 이와 관련된 짧은 동영상을 만드는 것에 대해서도 생각하고 있습니다. 지금부터 제가 매그다와 함께 일하는 방법에 대해 이야기해 보도록 하겠습니다:
매그다가 저의 이메일을 관리합니다
노즈비 덕분에 오래 전에 이메일과 작별을 고했지만, 세상의 모든 사람들이 이메일을 사용하지 못하도록 막을 수는 없습니다 :) 저도 매주 수백 통의 이메일을 받는데, 이것들을 관리해 주는 사람이 바로 매그다입니다.
어떻게 하냐고요?
우리가 함께 일을 하기 시작했을 때, 새로 도착하는 모든 메시지가 우리가 “CEO"라고 이름 붙인 한 개의 이메일 주소로 전송될 수 있도록 저의 모든 G메일 계정을 재설정했습니다. 그리고 매그다도 “CEO” 계정에 접근할 수 있게 했습니다 - G메일에서는 이런 계정을 “위임된 계정"이라고 부릅니다. 이렇게 해서 우리 둘 다 저의 이메일에 접근할 수 있게 되었습니다. 우리 둘 다 “CEO” 주소로 이메일을 받을 수도 있고 그 주소로부터 이메일을 보낼 수도 있게 된 것이지요.
이 공유 G메일 메일함에는 다양한 이메일이 도착합니다:
- 개인적인 이메일
- 개별 수신자에게 보내는 사업 이메일
- 기업들이 다수의 수신자들에게 보내는 사업 이메일
- 자동으로 전송되는 인보이스, 청구서, 계좌 내역보고서와 그밖의 재정 관련 통보들
- 그밖의 것들
매그다는 답장을 보낼 필요가 없는 이메일이나 광고 이메일은 아카이브에 저장합니다; 그리고 규칙적으로 오는 재정 관련 메시지들은 에버노트에 있는 저의 전용 노트북(디지털 공책)으로 보냅니다. 만약 어떤 이메일이 개인적인 성격이 강하지 않아서 매그다가 정확히 답장을 보내는 것이 가능할 때는, 매그다가 답장을 보냅니다.
이제, 가장 중요한 내용을 말씀드려야 합니다: 저의 반응이나 답장이나 확인이나 단지 조언이 필요한 메시지인 경우에는 다음과 같이 노즈비에서 그것들을 처리합니다:
노즈비 프로젝트의 이름도 “CEO"입니다.
매그다는 그 메시지들을 이메일을 작업으로 보내는 노즈비 기능을 이용해서 CEO라는 이름의 전용 노즈비 프로젝트로 보냅니다.
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G메일에서 전달(Forward)을 누릅니다. 그런 다음 주소 칸에 그녀의 개인 노즈비 이메일 주소를 써 넣습니다:
매그다의 사용자이름.매그다의 핀번호@nozbe.me(.com이 아닙니다!). -
노즈비 작업 이름으로 적합하도록 제목줄로부터 Fwd:를 지웁니다. 때에 따라 마이클이 한 눈에 작업을 알아볼 수 있도록 그것을 완전히 바꿔버리기도 합니다.
-
그녀는 제목 란에 해쉬태그를 이용해서 변수를 추가합니다. 그녀는
#Michael이라는 해쉬태그를 가지고 작업을 저에게 위임합니다 (Michael은 저의 노즈비 사용자 이름입니다 :-)) -
그녀는
#CEO태그를 추가해서 프로젝트에 이 메시지를 배정합니다 (설명: #여러분의 프로젝트 이름). 그러면 노즈비는 #Michael을 위임받는 사람으로 #CEO를 목적지로 인식합니다. -
만약 불필요한 이미지나 과잉적인 부분이 있다면, 그녀는 그것들도 제거합니다. 제가 꼭 필요한 내용만 볼 수 있도록 하기 위해서입니다.
-
그녀 자신이 어떤 내용을 추가하거나, 조언을 요구하거나, 어떤 제안을 하고 싶을 때는, 메시지 본문의 앞 부분에 원하는 내용을 타이핑합니다.
-
그런 다음 “보내기”(Send) 버튼을 누릅니다 :)
몇 분 뒤에 전달된 이메일이 “CEO” 프로젝트 안에 나타납니다. 그리고 그 작업이 저에게 위임되었기 때문에 그것을 주요 작업 목록에서 볼 수 있습니다. 저는 필요한 내용을 적은 뒤 그 작업을 매그다가 관리할 수 있도록 다시 그녀에게 위임합니다.
때로는 직접 G메일 메일함으로 가서, 직접 중요 이메일에 대한 답장을 쓴 뒤에 작업을 완료된 것으로 표시하기도 합니다.
매그다가 회의를 준비합니다
회의 스케줄을 확정하고 싶을 때는, 매그다가 이메일 교환을 통해 세부 사항을 조율하면서 그때 그때의 상황을 작업 코멘트로 알려옵니다:
- 매그다:
그 분들은 유럽 시간 금요일 오후 1시 30분에만 사장님과 대화가 가능하답니다. 그 시간에 잡혀 있는 약속이 없습니다. 괜찮으신가요? - 나:
좋아요, 아주 좋아요
제가 코멘트로 이렇게 동의를 해 주면, 매그다는 날짜를 확정하기 위해 다른 사람들과 접촉하고, 그러고 나서 작업 코멘트에 그들의 Skype ID를 적습니다.
- 매그다: `준비가 끝났습니다: 그들의 Skype ID는 “MrXSkype”에요
매그다는 이 작업을 저에게 위임한 뒤에 날짜와 필요한 시간을 추가합니다:
- 책임자는? 마이클
- 날짜는? 8월 14일 금요일
- 시간은? 오후 1시 30분
- 필요한 시간은? 30분
이제 오늘은 이 작업을 주요 작업 목록에서 뺄 수 있습니다. 금요일에 이 항목이 다시 주요 작업 목록에 나타날 것이기 때문입니다. 그리고 회의 30분 전에 푸시 알림 서비스를 받을 것입니다.
저의 노즈비 계정이 구글 캘리더와도 동기화되어 있기 때문에, 이 약속은 구글 캘린더에도 자동으로 나타납니다. 따라서 절대로 놓칠 일이 없습니다.
프로젝트 작업 함께 하기
마케팅이나 그 이외의 작업을 비서와 함께 진행하는 경우가 빈번하게 있습니다. 이 경우 저는 새로운 프로젝트를 만들어서 그곳으로 매그다를 초대합니다.
가령 제가 출장을 간다고 해 봅시다. 이 경우 저는 먼저 매그다가 해야 할 작업들을 추가하고, 매그다는 그곳에서 그 작업들을 확인합니다:
- 장소 찾기 - 조사
- 비용
- 손님 목록
- 보도 자료와 연락처
- 발표
- 비행
그녀는 이 프로젝트로의 초대를 받아들인 후 일을 시작합니다. 그녀가 긴 문서 작업을 할 때는 그것들을 드롭박스 폴더에 저장합니다. 그런 뒤에 노즈비에 새로운 코멘트를 추가하고, 노즈비와 드롭박스의 통합성 덕분에 드롭박스에서 직접 파일을 첨부할 수 있습니다.
우리는 이 파일과 이 프로젝트와 관련된 다른 것들에 대해 각각의 작업에 코멘트를 추가합니다.
시간적 압박 속에서 일을 할 때 :)
매그다가 저에게 위임한 일에 대해 제가 너무 오랫동안 응답을 하지 않으면, 코멘트로 저에게 알립니다.
- 매그다:
@Michael - 당신의 응답을 기다리고 있어요!
외출할 때는 반드시 아이폰이나 애플 와치를 가지고 나가기 때문에 매그다가 작업 코멘트에서 저를 언급하면 푸시 통보를 통해 그녀가 작업에서 저를 언급했다는 것을 알게 됩니다.
이렇게 긴급한 작업이 있는 경우를 대비해서, 매그다가 노즈비에 빨간색으로 Urgent라는 이름의 카테고리를 만들어 두었습니다. 그녀는 정말로 중요하다고 생각하는 작업에 이 카테고리를 추가합니다. 이것은 저에게 매우 편리한 방법입니다. 이 카테고리를 가지고 주요 작업 목록을 필터링해서 그 작업들에 집중할 수 있기 때문입니다.
##노즈비에서 어떻게 일을하고 있는지 짧은 비디오를 보십시오
여러분들은 비서 또는 주위에 있는 사람들과 어떻게 함께 일을 하십니까?
작업을 통해 의사를 소통하는 방법은 경영자와 비서 뿐 아니라 파트너, 동료, 전체 팀에게 큰 효과를 발휘합니다! 이메일만으로 일을 조직화하려고 하지 않고 노즈비를 통해 다른 사람들과 함께 일을 시작해 보려는 분들이 이 글을 통해 아이디어를 충분히 얻으실 수 있기를 희망합니다. 처음 연락을 나눌 때는 이메일이 쓸모가 있지만, 생산적으로 작업을 진행하는 과정에 있어서는 노즈비가 사용되어야 합니다.
(노즈비 설립자 [마이클 슬리윈스키][]와 그의 비서 Magda Blaszczyk 씀)