안녕하세요! FAQ 블로그를 다시 찾아주신 모든 분께 환영 인사를 드립니다. FAQ 시리즈는 사용자분들께서 이메일을 통해 보내 주시는 질문들 중 가장 중요한 것들을 선별해서 해결해 드리는 코너입니다. 이번 달에는 정말로 먼저 해야 하는 작업이 어느 것인지와 노즈비에서 서로 다른 레벨의 작업 우선순위를 어떻게 설정할 수 있는지에 대해 논의하려고 합니다.
작업을 하다 보면 꽤 많은 작업들이 주요 작업 목록에 대기해 있지만 그것들 중 어느 것을 먼저 해야 할지 알 수 없는 경우가 종종 발생합니다. 가장 긴급한 작업을 먼저 해야 할까요? 아니면, 몇 주 동안 뒤로 미뤘던 작업들을 먼저 해야 할까요? 어느 작업들이 다른 작업들보다 더 중요할까요? 이 순간 가장 우선적으로 해야 할 일은 어떤 일일까요?
노즈비 사용자분들도 우선순위를 가리는 일로 고심하는 경우가 많은 것 같습니다—이와 관련된 이메일 문의가 많습니다:
노즈비 관계자님들, 안녕하세요!
저의 경우에는 주요 작업으로 분류할 수 있을 정도로 중요한 작업들이 많습니다. 그러다 보니 다양한 프로젝트에 해당하는 아주 많은 작업들이 주요 작업 목록에 올라옵니다. 그것들 중 어느 것을 먼저 해야 할지 확신이 서지 않습니다. 어떻게 해야 작업 능률이 올라갈 수 있을까요?
친애하는 노즈비 관계자님들께,
저는 주요 작업을 최고, 상, 중, 하 등의 다양한 레벨로 나누고 싶습니다. 이것이 가능할까요?
일차적인 일들을 먼저: 우선순위를 명확히 하세요
노즈비 식구들은 로버트 J. 매케인이 한 말을 믿습니다: “대부분의 목표를 달성하지 못하는 이유는 이차적인 일들을 먼저 하느라 시간을 낭비하기 때문이다.” 때때로 우리는 중요한 일을 해야 함에도 불구하고 긴급해 보이는 일에 집중합니다. 따라서 어느 작업이 다른 작업들보다 더 중요한지를 제대로 판단하는 것은 매우 중요한 일입니다.
여러분의 배우자분이 저녁 식사가 준비되었으니 식사하러 오라고 여러분을 세 번이나 불렀다고 합시다. 그런데 부엌으로 가는 도중 온수기 근처에서 약간 가스 냄새가 나는 것을 느낍니다. 여러분은 가스가 누출됐을 가능성이 식사보다 훨씬 더 중요한 사안이라는 것을 알기 때문에, 즉시 가스를 점검하려고 할 것입니다. (아무리 배가 고파도 그렇습니다)
가스 누출과 마찬가지로 자주 일어나지는 않더라도 다른 일보다 더 우선적으로 해야 할 일로 인식해야 할 중요한 일이 있는 법입니다. 스스로 이런 질문을 던져 보세요: 이 작업은 다른 작업들에 비해 얼마나 중요할까? 만약 이런 작업을 뒤로 미룬다면 안 좋은 결과가 초래될 수도 있을까? 이 작업은 진짜 중요한 작업일까, 아니면 그냥 대수롭지 않은 작업일까? 이 일을 지연시키면 다른 사람의 일에 방해가 되지는 않을까?
다양한 우선순위 단계 설정하기
이런 상황을 해결하기 위해서는 작업의 중요도에 따라 그것들을 세부적으로 분류하는 방법이 도움이 됩니다. 대부분의 사람들은 세 개, 네 개, 혹은 다섯 개로 작업의 단계를 나누는 방법을 사용합니다. 물론 더 다양한 단계로 나누는 것도 가능하고 그냥 두 개의 단계로 나누는 것도 가능합니다.
그렇다면 어떻게 단계를 나눌 수 있을까요? 그건 아주 간단합니다: 적절한 카테고리를 만들어서 작업에 할당해 주기만 하면 끝입니다 (이런 작업은 주간 검토 시간을 활용해서 할 수도 있습니다) 카테고리의 이름 또한 다양하게 정할 수 있습니다: “1,” “2,” “3,” “4”; “긴급”, “중”, “하”; “가장 중요,” “덜 중요,” 등. 한눈에 작업의 우선순위를 알아볼 수 있는 이름을 선택하는 것이 좋습니다.
전문가 조언: 색깔과 아이콘을 이용해서 카테고리를 맞춤형으로 만들 수 있다는 점도 기억해 두세요. 예를 들어, 가장 중요한 작업에 할당하는 카테고리는 느낌표를 아이콘으로 사용하고 색깔은 빨간색으로 표시할 수 있습니다; 그것보다 덜 중요한 작업을 묶어주는 카테고리에는 노란색과 타이머 아이콘을 사용하세요; 그리고 중요성이 가장 적은 작업을 나타내는 카테고리에는 초록색과 커피 컵 아이콘을 사용하는 겁니다.
다음은 서로 다른 우선순위 단계에 해당하는 작업들로 구성된 주요 작업 목록의 예입니다:
보시는 바와 같이, 긴급한 작업이 맨 위에 보이고, 중간 단계의 주요 작업은 중간에 보이고, 낮은 우선순위의 작업은 맨 아래 보이도록, 수작업을 통해 주요 작업 목록을 재배열하였습니다. 이렇게 설정해 놓으면, 어느 작업을 가장 우선적으로 해야 하는지 쉽게 알 수 있습니다.
전문가 조언: 가장 중요한 작업에만 집중하고 싶은 경우에는, 카테고리를 이용해서 주요 작업 목록을 필터링할 수 있습니다. 필터링을 하려면, 앱의 우측 상단에 있는 원문자 형태의 “i"자 아이콘을 클릭한 다음, “필터링” 항목에서 가장 중요한 작업에 할당해 놓은 카테고리를 선택하면 됩니다.
데드라인은 구식 개념입니다
그리고 기억해 두세요—완료 예정일의 함정에 빠지지 말아야 합니다. 어떤 사람들은 작업 수행을 위해 일정 시간을 할당해 놓는 것이 생산성 향상의 핵심이라고 믿습니다. 이 방법이 효과가 크지 않다는 것은 곧 드러납니다—모든 작업에 완료 예정일을 (대충 설정해 놓는 경우도 있지만) 할당하느라고 많은 시간이 소모될 뿐 아니라, 주요 작업 목록에 너무 많은 작업이 나타나는 결과를 초래합니다. 이것은 좋은 방법이 아닙니다.
모든 작업이 중요한 것은 아닙니다; 대부분의 작업은 데드라인 설정을 필요로 하지 않습니다. 채드 개럿 씨는 “엄청나게 단순한 우선순위 설정 방법(Incredibly simple guide to prioritizing your day)"이라는 게스트 블로그 글에서 우선순위 단계를 활용한 작업 우선순위 설정에 관한 지식, 요령, 비법에 대해 설명합니다. 궁금하신가요? 오늘 검토해 보세요. 우선순위 설정의 고수가 되실 수 있습니다!
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노즈비에 대해 더 알고 싶은 분들은 저희 Nozbe.how 템플릿을 검토해 보실 수도 있습니다.
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