FAQ 블로그를 다시 찾아주신 것에 감사드립니다. FAQ 시리즈는 사용자분들께서 이메일을 통해 문의해 주시는 질문에 답해드리는 코너입니다. 이번 달에는 체크리스트에 관해 논의하려고 합니다.
최근에, 많은 분들이 체크리스트 기능에 관해 궁금해하신다는 사실을 알게 되었습니다. 체크리스트를 언제 사용해야 하는지를 확실히 모르는 분도 있고, 팀 작업에서 체크리스트를 사용할 수 있는 최선의 방법에 대해 궁금해하시는 분도 있습니다.
여러분의 질문에 답하면서, 왜 체크리스트가 생산성 향상과 시간 절약에 매우 도움이 되는 아주 소중한 도구인지에 대해 설명해 드리도록 하겠습니다.
체크리스트를 추가하고 편집하는 다양한 방법
우선, 체크리스트를 추가하기 위해서는, 작업을 열고 코멘트 화면에 있는 체크리스트 아이콘을 선택하시거나, 다음의 순서에 따라 버튼을 클릭하세요: “코멘트를 추가하세요” -> “텍스트” -> “체크리스트”. 단축키를 사용할 수도 있습니다.
체크리스트를 편집하는 방법은 아주 쉽습니다. 코멘트 화면의 오른쪽 상단에 있는 세 개의 점으로 구성된 아이콘 (…) 을 클릭한 다음 화면에 나타나는 메뉴를 이용해서 체크리스트 항목을 변경하거나 삭제할 수도 있고, 항목을 목록의 원하는 위치로 드랙엔드롭 방식으로 이동시킬 수도 있습니다.
다른 메뉴도 있습니다. 체크리스트를 코멘트 상단에 고정시키거나, 클립보드에 복사하거나, 이 코멘트를 가지고 별도의 작업을 만들 수도 있습니다.
이제, 고객분들께서 가장 흔하게 물어보시는 질문에 답해드리도록 하겠습니다.
어떤 사용자분께서 이런 질문을 하셨습니다:
가끔씩 조리법에 맞는 재료 목록을 만들려고 합니다. 그러면 이 목록을 쇼핑 목록으로 사용할 수 있을 것입니다. 일반 텍스트로 메모를 만든 뒤에 그것을 체크리스트를 바꿀 수 있다면 완벽할 것입니다. 그렇게 하는 것이 가능한가요?
물론 가능합니다. 그것도 아주 쉽게 할 수 있습니다. 텍스트 파일로 체크리스트를 만들어서 그것을 직접 또는 이메일을 이용해서 코멘트에 추가할 수 있습니다.
체크리스트 항목을 추가할 때는 괄호와 플러스/마이너스 기호를 사용합니다. (-) 기호는 아직 완료된 것으로 표시되지 않은 항목을 나타내고, (+) 기호는 완료된 항목을 나타냅니다.
만약 이메일을 이용해서 어떤 작업에 체크리스트를 추가하고 싶을 때는, “checklist"라는 단어를 타이핑한 다음에 위에 언급한 패턴을 따라가만 하면 됩니다. 그것을 기존 작업에 직접 추가하는 방법을 알고 싶으신 분들은, 도움말 페이지에 가시면 이에 관한 추가 정보를 얻으실 수 있습니다.
체크리스트에도 마크다운 기호를 사용할 수 있다는 점도 기억해 두세요. 그러나 이 경우에는 마크다운이 볼드체, 이탤릭체, 링크, 코드 블록으로 제한됩니다.
체크리스트 vs. 프로젝트
프로젝트와 체크리스트의 차이가 무엇인가요? 둘 다 해야 할 여러 단계를 모아 놓은 것이라고 할 수 있지 않나요? 둘 중 어느 것을 사용해야 하는지 어떻게 판단할 수 있나요?
일반적으로, GTD 방법론에 따르면, 프로젝트는 해야 할 일이 2개 이상인 일을 말합니다. 이는 복잡한 활동은 모두 프로젝트가 될 수 있다는 것을 의미합니다. 이 경우 프로젝트를 만들어야 하는지 아니면 어떤 작업에서 체크리스트를 만들어야 하는지 어떻게 알 수 있을까요?
체크리스트는 명확히 정의할 수 있는 꼭 필요한 단계들을 포함한 실질적인 것이어야 한다는 점을 기억해 두세요. 여기에는 세부적인 내용이 아니라 가장 중요한 정보만 포함됩니다. 체크리스트는 복잡한 활동에는 전혀 어울리지 않습니다.
이런 질문도 있었습니다:
매일 반복적으로 하는 일을 템플릿으로 만들어 보려고 했습니다. 그런 종류의 템플릿을 만들어 보려고 했지만, 의도치 않게 매일 프로젝트를 하나씩 만들게 되더군요. 이 프로젝트 때문에 주요 작업 목록이 복잡해져서 오히려 저의 하루하루가 어수선해지는 느낌이 듭니다. 어떻게 해야 할까요?
작업 안에 해야 할 일을 단계별로 간단히 정리하고 싶을 때는, 체크리스트를 만드는 것이 좋습니다. 질문에서 설명하신 것처럼, 매일 반복적으로 해야 할 작업들 때문에 작업 목록이 복잡해진다고 느끼신다면, 매일 템플릿으로부터 새로운 프로젝트를 만드는 방식보다 하루의 통상적인 일들이 포함된 작업을 만들어서 매일 반복되도록 반복 설정을 해 놓는 방식이 좋습니다.
이렇게 하더라도 또 하나의 의문이 남습니다:
제가 하고 있는 작업의 코멘트에 체크리스트가 포함되어 있습니다. 작업이 반복될 때, 체크리스트는 전에 표시해 두었던 것처럼 “체크된 상태"로 남게 되나요, 아니면 “다시 갱신되어서” 체크 박스에 아무 표시가 없는 원래 상태로 돌아가게 되나요?
체크리스트의 모든 항목을 완료된 것으로 표시해서 그것들을 완료된 것으로 처리했다 하더라도, 다음번 작업 시간이 되면 자동으로 다시 원 상태로 돌아갑니다. 목록의 체크 표시를 지울 필요가 없습니다. 그렇지만 전체 목록을 다 완료하지 못한 경우에는, 원 상태로 돌아가지 않고 그 이전의 상태가 유지됩니다.
아주 간단합니다. 작업이 완료되기 전에 체크리스트의 모든 항목을 완료된 것으로 표시하지 않는다면, 노즈비가 이 진행 상황을 저장함으로써 체크되지 않은 항목들이 목록에 남아있게 된다는 것입니다.
체크리스트 & 팀 협업
팀 작업을 하고 계신 노즈비 사용자 분들 중 더욱더 효과적인 팀 작업을 위한 방법에 관해 질문하시는 분들이 많습니다.
작업 책임을 다수의 사용자에게 위임할 수 있는 방법이 있나요? 이런 기능이 있다면, 프로젝트의 작업 중 두 명 이상이 동시에 작업에 참여해야 하는 경우 쓸모 있게 이용될 수 있을 것입니다.
저희는 한 개의 작업을 두 명 이상의 사람에게 위임하는 것이 작업의 능률을 떨어뜨린다고 생각합니다. 그러나, 고객님께서 말씀하시고자 하는 바는 충분히 이해할 수 있습니다.
만약 어떤 작업이 두 명 이상에게 전달되어야 한다고 생각하신다면, 작업 안에 해당 사용자의 이름으로 구성된 체크리스트를 만드세요. 첫 번째 방법은 이 작업을 목록의 첫 번째 사람에게 위임하는 방법입니다. 그 사람에게 그 일을 다 한 다음에 체크리스트에서 자신의 이름을 체크한 다음 목록의 두 번째 사람에게 작업을 위임해 달라고 요청합니다.
또 한 가지 방법은 작업을 “누구나"에게 위임하는 것입니다.
예를 들어 드리겠습니다. 노즈비는 다양한 언어로 제공됩니다. 업데이트가 있을 때마다, 노즈비의 기존 기능을 개선하거나 새로운 기능을 추가하게 됩니다. 이에 따라 도움말 페이지도 수정할 필요가 생깁니다. 이 경우, 모든 언어에 해당하는 별도의 작업을 만드는 대신, 변경해야 할 사항들을 담은 한 개의 작업 안에 체크리스트를 만들어서 코멘트 상단에 고정시킵니다. 그러면 모든 사람이 자신이 해야 할 작업을 끝낸 뒤에 자신의 이름을 체크하게 됩니다. 최종적으로, 마지막으로 자신의 이름을 체크한 팀원은 이 작업을 작업 책임자에게 위임합니다.
이 작업에 대해서도 완료 예정일을 설정할 수 있다는 점을 기억해 두세요. “누구에게나” 위임된 작업은 완료 예정일에 모든 사람의 주요 작업 목록에 나타납니다. 이 기능 덕분에 모든 사람이 완료 예정일에 맞추어 작업을 완성할 수 있습니다.
팀 작업에서 체크리스트를 활용하면 많은 시간이 절약될 뿐 아니라, 팀의 작업 수행 능력에 크게 도움이 됩니다.
가령, 배달 물품을 준비하거나, 인보이스를 발행하거나, 문제점을 기술팀에 제보하는 일과 같은 간단하고 반복적인 절차가 필요한 작업을 처리해야 할 때는, 체크리스트를 사용하는 것이 어떤 절차도 누락시키지 않고 가장 빠르게 일을 처리할 수 있는 방법입니다. 이를 통해 팀의 생산성 향상과 시간 절약 효과를 누릴 수 있을 것입니다.
조금 더 생생한 설명을 위해, 구체적인 이용 사례를 하나 제시해 드리겠습니다.
기술적 성격의 문제를 겪고 있는 고객이 한 분 있다고 가정합시다. 물론 이 문제를 직접 기술 지원 부서로 전달하는 것도 가능합니다. 그러나, 이런 종류의 문제는 대부분 기술 지원 부서까지 전달할 필요가 없는 수준의 것들입니다. 따라서 기술 전문가의 도움을 받아 간단한 체크리스트를 만든다면 매우 신속하게 문제를 처리하는 것이 가능할 것입니다.
“…에 관한 문제"라는 작업을 만든 다음, 이 문제의 해결을 위해 필요한 몇 개의 단계를 체크리스트의 형식으로 만듭니다: 예를 들어, “최신 버전이 설치되어 있는지 확인하세요,” “방화벽을 비활성화해 보세요,” 등. 이 체크리스트의 마지막 항목에는 이전 항목들의 해결 지침만으로 문제가 해결되지 않는 경우 기술팀에게 어떤 추가 정보를 제공해야 하는지에 관한 내용이 담겨 있어야 합니다: 예를 들어, “사용자에게 시스템 버전을 물어보세요” 등. 이와 같이, 기술팀에 연락을 취하는 것은 체크리스트 항목 중 마지막 단계일 뿐입니다.
체크리스트를 활용은 모든 종류의 문제를 가장 빠르게, 가장 효율적으로 해결하는 데 도움이 됩니다. 이것은 여러분의 시간을 절약할 뿐 아니라, 고객분들의 소중한 시간도 절약해 준다는 점에 대해 생각해 보세요!
도움이 필요하세요?
추가 정보를 원하시는 분들은 도움말 페이지의 체크리스트 항목을 참고해 주세요.
궁금하신 점이 더 있는 분들은 망설이시지 말고 노즈비 고객 지원센터로 연락주세요. 항상 도와드릴 준비가 되어 있습니다.
