작업함을 관리하는 일은 매우 단순하고 쉬운 일같이 보입니다. 이것이 GTD(Getting Things Done; 생산성 향상) 시스템의 시작점 중 하나이지만, 많은 사람들이 이것을 관리해 나가는데 혼란감을 느낍니다. 이것은 GTD 방법론의 중심적 위치에 있기 때문에, 이것을 마스터하는 것은 필수적인 일입니다. 이것은 단순히 노즈비와만 관련된 것이 아니기 때문에, 더 넓은 관점에서 고려되어야 합니다.
작업함과 관련된 가장 빈번한 문제들, 그리고 몇 가지 해결 방법!
제가 작업함에 대해 글을 쓰기로 결정한 것은 작업함과 관련된 많은 질문이 들어오고 있기 때문입니다. 특히 노즈비를 처음 사용하는 분들로부터 질문이 많이 나오고 있습니다. 노즈비 장기 이용자분들에게도 이 포스트가 유익하기는 하겠습니다만 말입니다.
최근에 어떤 분에게 이메일을 한 통 받았는데, 그 분은 노즈비의 이메일 시스템이 한물 간 시스템이라고 불평하시더군요. 어떤 근거에서 그러셨을까요? 그 분은 노즈비로 보낼 이메일을 선택할 때 다수의 이메일 주소에 로그인하는 불편을 감수해야 한다는 점을 지적하셨더군요.
그렇지만 저는 왜 그렇게 여러 개의 이메일을 따로 관리해야 하는지 이해할 수가 없었습니다. 예를 들어, 구글 메일은 다른 메일함과 연결되어 원(소스) 이메일에 의해 자동으로 태그가 달리게 하는 멋진 기능을 가지고 있을 뿐 아니라, 마치 원(소스) 이메일 주소로부터 답장이 나가는 것처럼 답장을 전송할 수 있는 기능도 가지고 있습니다 (약간의 설정이 필요하지만, 한 번 설정이 끝나면 매우 훌륭하게 기능하지요). 저는 그렇게 하고 있고, 그것 때문에 생활이 훨씬 더 편해졌습니다. 제가 알기로는 다른 이메일 시스템들 중에도 이 기능을 가지고 있는 것들이 있습니다. 이런 방법들을 안다면 여러분의 생활도 훨씬 더 편해질 수 있습니다.
그리고 라벨 등의 옵션 덕분에, 거의 매일 작업함(들)을 제로 상태로 만들 수도 있고요. 만약 제가 정말로 모든 이메일 계정(작업 관련 이메일 3개, 직업과는 관련되어 있지만 작업과는 관련성이 없는 이메일 3개, 개인 이메일 4개)에 따로 따로 로그인해야 한다면, 그런 것들을 하다가 저의 이성과 집중력과 많은 시간을 잃어버릴 것이 분명하겠지요. 정말 그렇다면 그 분의 말처럼 이메일을 이용해서 작업을 노즈비로 보내는 기능은 한물 간 시스템이라고 봐야 할 겁니다.
작업함이 너무 많다? 통합하는 것이 좋습니다!
우리들은 대부분 마이클처럼 두 개 이상의 작업함을 가지고 있습니다. 모든 사람들이 그렇지는 않지만 많은 사람들이 여러 개의 이메일 주소와 에버노트와 읽기 도구들을 이용하고 있습니다. 그것들은 모두 작업 진행 중 여러가지 것들을 모아놓는 데 도움이 되는 것들입니다.
그것들과 노즈비 작업함의 중요한 차이는 노즈비 작업함은 실행(actionable) 작업들을 모아놓는데 사용되어야 한다는 점에 있습니다. 다른 작업함들은 단순히 “여러가지 것들을 넣어두는 장소"로 이용되는 경우가 더 많으니까요.
만약 여러분들이 할 일이 그다지 많지 않아서 실제로 작업을 진행해야 할 것들을 찾아내기 위해 수백 개의 다양한 항목들을 다 검토하는 것을 꺼리지 않는다면, 모든 이메일, 문서, 기사, 또는 우연히 마주치는 것들 모두를 노즈비를 보낸다 하더라도 큰 문제가 될 것은 없습니다. 그렇지만 가능하면 여러분들의 생활을 최적화하는 것이 좋다는 사실을 부인할 수는 없습니다. 따라서 모두 합쳐서 3-4개 정도로 줄이는 것이 좋습니다. 그리고 노즈비 작업함은 실행 항목 용도로만 사용하는 것이 좋고요.
이메일과 물리적 작업함을 다루기 위해 필요한 단계들
- 여러분의 주요 이메일 작업함에 모인 실행 이메일은 - 노즈비로 전송하십시오 - 그러면 그것들이 자동으로 작업으로 전환됩니다
- 모든 정크 메일들은 - 삭제하십시오.
- 누군가에게 전송되어야 할 이메일들은 - 그냥 전송하시면 되겠고요
- 나머지 이메일들은 - 아카이브에 보관하십시오 - 그러면 나중에 검색이 가능합니다.
- 마지막으로, 물리적 작업함 속에 있는 종이 문서들은 - 하나 하나 처리하십시오 - 어떻게 할지 결정하세요 (스캔할지, 파쇄할지, 작업에 첨부할지…)
일단 노즈비 작업함에 들어오면 - 각각의 작업을 하나 하나 처리하십시오 - 적절한 프로젝트로 보내거나, 지금 당장 수행할 수 있는 작업들을 2분 규칙에 따라 처리하십시오.
노즈비에서는 작업함의 수가 많을수록, 방향을 잃고 표류할 가능성이 크다고 생각합니다. 다양한 계정에 로그인해서 이메일 필터링을 위해 비생산적이고 혼란스러운 일에 보내는 시간이 많아질수록, 정말 해야 할 일에 투자할 수 있는 시간이 더 적어집니다.
작업함 공유는 좋은 생각이 아니다
이런 의문이 드는 경우도 있습니다: “전에는 노즈비 작업함 공유가 가능했었는데… 왜 지금은 그렇게 할 수가 없지?”
이에 대한 해답은 단순명료합니다. 그때는 실험 단계였는데, 한참 동안 그 실험 단계를 거치면서, 많은 이용자분들이 많은 문제점들을 보고해 주셨었지요. 개인적으로는 저는 우리가 이메일을 공유하지 않는 것처럼 노즈비 작업함도 공유해서는 안 된다고 생각합니다. 다소 ‘지저분할 수도 있는’ 여러분들의 작업함은 여러분들 스스로 직접 관리하는 것이 맞지 않을까요 :-)
노즈비 작업함에 있는 어떤 작업을 공유해야 할 때는 적절한 “공유” 프로젝트로 이동시키기만 하면 되고요.
일회성 조치를 요구하는 일련의 작업들이 있을 때는, 그것들을 모아 더 큰 어떤 것을 만들 필요성이 생깁니다. 예를 들어, 집을 꾸미는 일이 여기에 해당됩니다. 이 경우에는 노즈비에 “집 심부름"이나 이와 유사한 프로젝트를 만드는 것이 좋습니다. 작업함을 공유해서 다른 사람들이 그곳에 들어오는 것을 허용한다면 상당한 혼란이 생길 수도 있습니다. 특히 그들도 그곳에 온갖 작업들을 쏟어넣기 시작한다면 그 혼란은 걷잡을 수 없는 상태가 될 것입니다. 곧 여러분들은 도무지 갈피를 잡을 수 없는 엄청나게 큰 작업함을 갖게 될 것이고, 다른 사람들이 도와주지 않는다면 그것을 정리하는 것은 불가능합니다. 그렇게 된다면 이것은 오히려 생산성을 떨어뜨리는 요인이 될 것입니다. 여러분도 동의하시지요?
좋습니다. 이제 요약해 봅시다
요약하자면, 여러분의 생활이 더 편안해지는 방향으로 가야한다는 것입니다. 그렇게 안 해도 되는데, 이 계정 저 계정 사이를 왔다 갔다 할 필요가 없다는 것입니다. 개인적인 부분까지 공유하는 것을 올바른 방향이 아닙니다 - 노즈비는 그 부분을 보장합니다. 이제 여러분들이 무엇을 해야 할지가 더욱 더 명료해질 것입니다. 여러분들의 주의를 불필요한 일들에 돌릴 필요도 없을 것입니다. 결과적으로 생산성은 올라갈 것이고, 더 수월하게 목표를 달성할 수 있을 것입니다.
노즈비 강좌를 검토해 보세요!
마이클은 “생산성의 긍극적 수준으로 가는 10단계 과정” 중 첫 번째 강좌에서 작업함에 대해 설명합니다. 꼭 검토해 보세요 (다른 강좌도 검토해 보시고요):
델피나 씀 (노즈비 지원 - CHO - 고객행복지원센터장)