1. Selecteer de DRIE belangrijkste taken die voltooid moeten worden voor die dag, elke dag
Drie taken die je plannen voorwaarts zullen bewegen. De drie belangrijkste taken. En vind de tijd om ze uit te voeren.
We hebben dagelijks met tientallen of zelfs honderden verschillende taken te maken. Het is onmogelijk om ze allemaal gedaan te krijgen en om die reden moeten we sommige dingen laten vallen. Bepaal eerst wat belangrijk voor je is, zodat je er tijd aan kunt besteden. Anders zullen andere taken hun plaats overnemen.
Bepaal wat voor jou belangrijk!
P.S. In de praktijk kun je deze taken het beste de avond van tevoren al identificeren, zodat je er de volgende dag gelijk mee aan de slag kunt (in plaats van alles in de ochtend te plannen).
P.P.S. Het is ook een goed idee om ze ergens op te schrijven (op een stuk papier, in een notitieboek of onder een passende categorie binnen Nozbe).
2. Let op: productief zijn en het druk hebben zijn twee verschillende dingen
De twee worden vaak met elkaar verward.
Je bent effectief wanneer je productief bent. Een voorbeeld hiervan is wanneer je een taak, waar je uren aan had moeten werken om het te kunnen voltooien, binnen één uur voltooid. Onze effectiviteit wordt onder andere beïnvloedt door slaap, het hebben van een ontspannen geest, voldoende rust, dieet, etc. De zaken die we vaak verwaarlozen…
Wanneer we productief zijn kunnen we bepalen welke taken geëlimineerd moeten worden (denk aan de taken die ons niet dichter bij ons doel brengen of die ons dichter bij de voltooiing van de doelen van andere mensen brengen). Bij productiviteit gaat het erom dat we de taken automatiseren die geautomatiseerd moeten worden en dat we de taken delegeren die gedelegeerd moeten worden. We kunnen daarnaast ook een onderscheid maken tussen dit alles.
Een productief persoon werkt misschien maar een aantal uur per week… Tijdens die uren kan een productief persoon resultaten behalen waar andere mensen jaren over zouden doen.
Let op: je bent niet productief wanneer je het druk hebt en wanneer je van ’s ochtends tot ’s avonds achter dingen aanrent. Je wordt er alleen maar moe van!
Probeer productief te zijn en niet alleen maar druk!
3. Zorg ervoor dat je doelen hebt en dat je ernaar streeft om ze te bereiken
Het zou hier om je eigen doelen moeten gaan :)
In het tijdperk van Facebook, Instagram en social media is dat niet makkelijk. We kijken steeds naar andere mensen voor inspiratie en we willen ons in hun schoenen bevinden. Maar hoe weten we of dat de juiste plaats voor ons is? We kunnen ons uiteindelijk immers bovenaan de verkeerde ladder bevinden.
Als ik ‘ga!’ tegen je zou zeggen, zou je me dan niet vragen waar naartoe? Maar de meeste mensen lopen gewoon en meestal in dezelfde plaats. Ze hebben geen doel, visie of plan.
Ze vervelen zich niet. Tijd is een vacuüm en een vacuüm houdt niet van leegte. Het houdt ervan om dingen op te zuigen. Miljoenen taken die ons nergens naartoe leiden of die ons miljoenen richtingen tegelijkertijd opsturen en ons er dus van weerhouden om voorwaarts te gaan.
Sommige mensen kunnen geluk hebben en ergens ‘eindigen’. De vraag is echter of dat ook daadwerkelijk de plaats is waar ze willen zijn.
Je acties zouden afgestemd moeten zijn met de richting die je uitgaat! En dat is iets dat je zelf moet bepalen :)
4. Groepeer soortgelijke taken en krijg ze op tijd gedaan
Organiseer je taken volgens context.
Hou je een blog bij? Waarom bereid je de inhoud voor een bepaalde week niet van tevoren voor?
Moet je geld overmaken? Betaal in één klap al je rekeningen. Handel al datgene af wat afgehandeld moet worden op de locatie waar je je bevindt.
P.S. Groepeer soortgelijke taken door middel van categorieën binnen Nozbe om dingen makkelijker te maken 😊
5. Voltooi alle taken op tijd
Elke taak die voor je ligt brengt vereisten met zich mee waar je aandacht aan moet schenken.
Het is belangrijk om tijdens het plannen de tijdstippen in de gaten te houden omdat dat mede de effectiviteit van de uitvoering bepaalt. Kijk daarom naar de vereisten van een taak.
Energie speelt hier een rol in. Als een taak een frisse en ontspannen geest en een heleboel energie vereist moet de uitvoering daarvan op een gunstig tijdstip worden gepland. De uitkomsten kunnen teleurstellend zijn wanneer je jezelf na een lange werkdag met een taak bezighoudt waar veel energie voor nodig. De mogelijkheid bestaat natuurlijk ook dat je er veel langer over doet (en dat werkt ook contraproductief).
Daarnaast zijn er natuurlijk ook taken die geen hoge energieniveaus vereisen. Deze taken, zoals het overmaken van geld, het betalen van rekeningen en door je inbox heen gaan, kunnen bijna allemaal automatisch gedaan worden. Bewaar deze taken voor het einde van de dag, wanneer je energieniveau laag is. Op deze wijze verlies je geen ‘hoge energie tijd’, je kunt er voldoening door krijgen en het kan je energieniveau een boost geven ;)
Hier is een voorbeeld: Ik schrijf dit artikel op een dag dat ik vrij ben van m’n werk en wanneer mijn energiewaarden en mijn enthousiasme hoog zijn. Daarnaast heb ik ook het gevoel dat ik echt iets wil schrijven (en dat is altijd handig). Toen ik begon voelde ik me echter niet creatief. Ik begon te schrijven. Motivatie en inspiratie kwamen vanzelf. Het zou echter niet zo gemakkelijk zijn geweest als ik bijvoorbeeld rond 10 p.m. was begonnen met schrijven.
Plan taken in op basis van bijkomende vereisten, zoals energie.
P.S. Heb ik het al over categorieën binnen Nozbe gehad? Ja, je kunt ze ook gebruiken om de ‘energie vereisten’ aan te geven 😉
6. Ontlast je hersenen van de taak om alles te onthouden en focus je op de taak die voor je ligt
Gaan er bij jou ook weleens honderden dingen door je hoofd heen wanneer je aan een taak werkt? Denk hierbij bijvoorbeeld aan de dingen die je moet doen, vergaderingen die ingepland staan voor morgen en een telefoontje dat je moet plegen.
Komt dat gevoel je bekend voor? Mij niet, tenminste niet meer. En het voelt geweldig.
Ons werk zal zeker sneller gaan wanneer we gefocust zijn. Wanneer je een miljoen dingen op je bord hebt liggen is het logisch dat je er steeds maar weer aan denkt. Zelfs wanneer je ervan af kunt komen zijn er andere dingen die naar boven zullen komen en dan begint het gezeur weer opnieuw.
Onze hersenen hebben goede intenties, ze zorgen er namelijk voor dat we dingen niet vergeten. Dit is echter een momentopname omdat ze je, wanneer je je iets moet herinneren, er misschien niet aan herinneren.
Het menselijke brein is een geweldig tool. Het is een kalender, een notitieblok, een rekenmachine en nog vele andere dingen. Maar misschien kun je beter een externe kalender gebruiken? Of nog beter, een toegewijde app waarmee je je taken en acties kunt volgen?
Belast je hersenen niet langer met de taak om alles te onthouden. Creëer een systeem dat het voor je doet.
7. Ga op zoek naar de kleinste verbeteringen in het dagelijkse leven
Echt waar, de kleinste verbeteringen. Door een item te verplaatsen kun je soms zelfs al je effectiviteit een boost geven.
Ben je steeds maar weer op zoek naar iets? Probeer er EEN vaste locatie of een ‘thuis’ voor te vinden. Je zult de tijd die je verspilt aan het zoeken besparen. Het kan om de sleutels van je huis, documenten of computerbestanden gaan ;)
Heb je vaak toegang nodig tot bepaalde documenten, papieren of projecten? Zorg er dan voor dat ze binnen handbereik liggen wanneer je aan het werk bent.
Creëer gunstige ‘omstandigheden’ voor de implementatie van bepaalde activiteiten. Drink je voldoende water gedurende de dag? Zorg ervoor dat je een flesje water bij de hand hebt als dat niet het geval is. Ben je altijd op zoek naar een pen wanneer je iets moet opschrijven? Leg een pen en een notitieboekje op plaatsen in het huis waar ze handig kunnen zijn. Werk je van huis uit maar eet je ongezond omdat je geen tijd hebt om gezonde snacks klaar te maken of om boodschappen te doen? Bereidt alles dan van tevoren voor, zoals bijvoorbeeld de avond van tevoren (heb ik het al over energieniveaus gehad?).
Soms ergeren we ons aan dingen in onze omgeving. Het irriteert ons en het beïnvloedt ons humeur. Denk hierbij bijvoorbeeld aan bepaalde delen van het huis waar de meeste rommel zich verzamelt, rommel in een kast, documenten, legplanken, etc. We lopen er dagelijks langs maar we doen er niets aan omdat we er geen tijd voor hebben. Omdat we bepaalde zaken in de rommel proberen te vinden verspillen we een heleboel tijd. We zijn niet effectief in ons handelen omdat onze omgeving niet goed geordend is. Terwijl we tijd proberen te besparen verspillen we tijd en verpesten we ons goede humeur. We geven voor de honderdste keer het probleem de schuld in plaats van het op te lossen. Observeer. Analyseer. Breng veranderingen aan. Zelfs kleine veranderingen; met regelmaat en op een effectieve wijze.
P.S. Met deze strategie kun je veranderingen in je omgeving aanbrengen en je kunt jezelf veranderen :)
Terwijl ik een boek aan het lezen ben schrijf ik datgene op wat ik zelf wil uitproberen of in mijn eigen leven wil implementeren. Ik creëer projecten binnen Nozbe en ik probeer elke keer een verandering te introduceren. Het lezen van een boek of een artikel is één ding. Hoe we deze kennis gebruiken is wat daadwerkelijk belangrijk is
Heel veel succes met het implementeren van deze veranderingen!
Misschien pas je een aantal van deze regels al toe in je leven? Wat vind jij ervan? Laat het ons weten door onderaan een opmerking te plaatsen!
