Nozbe

Hey, dit is Michael, de oprichter van Nozbe. Twee jaar geleden nam ik Magda aan voor de positie van redacteur van Productive! Magazine. Omdat dit niet echt een fulltime baan was, vroeg ik haar ook of ze tijdelijk mijn assistent kon zijn. Ik had nog nooit eerder een assistent gehad en wilde leren hoe ik met een assistent kon samenwerken. Ze zei ja en twee jaar later helpt ze me nog steeds om dingen gedaan te krijgen. Binnen deze post wil ik graag delen hoe we samenwerken. Ik hoop dat dit behulpzaam is voor mensen die erover nadenken om met een assistent te werken of die op zoek zijn naar manieren om hun samenwerking te verbeteren. We denken er eigenlijk over na om er een korte video over op te nemen. Hier is de wijze waarop we samenwerken met Magda:

Magda beheert mijn e-mail

Ook al hebben we een lange tijd geleden afscheid genomen van e-mail binnen Nozbe, kunnen we niet voorkomen dat de rest van de wereld het niet gebruikt :) Ik ontvang elke week honderden e-mails en Magda is degene die voor ze zorgt.

Hoe?

Aan het begin van onze samenwerking, heb ik al mijn Gmail accounts zo opgezet dat elk nieuw bericht word doorgestuurd naar één e-mailadres dat we “CEO” noemen. Ik heb Magda ook toegang gegeven tot het “CEO” account - binnen Gmail staat het bekend als “gedelegeerd account”. Op deze wijze hebben we allebei toegang tot mijn e-mails en kunnen we beiden e-mails ontvangen en versturen via het “CEO” adres.

Er komen verscheidene e-mails naar die gedeelde Gmail inbox:

  • persoonlijk
  • zakelijk - individueel
  • gepersonaliseerde zakelijke e-mails verstuurd door bedrijven naar meerdere ontvangers
  • geautomatiseerde facturen, rekeningen, account verklaringen en andere aan financiën gerelateerde notificaties
  • etc.

Magda archiveert de e-mails die geen antwoord nodig hebben of die gewoon reclame zijn; ze verstuurd regelmatig financieel gerelateerde berichten aan een daarvoor bestemd notitieboek binnen mijn Evernote. Als een e-mail niet te persoonlijk is en als Magda bevoegd is om antwoord te geven, dan doet ze dat.

Nu, het meest belangrijke: berichten die een reactie van mij verwachten, een antwoord, bevestiging, of gewoonweg advies. Op deze wijze gaan we er binnen Nozbe mee om:

Ons project binnen Nozbe is genaamd: “CEO”

Magda stuurt ze door naar een daarvoor bestemd project binnen Nozbe, genaamd CEO, door gebruik te maken van Nozbe’s e-mail-naar-taak eigenschap.

  • Ze klikt gewoon op doorsturen binnen Gmail. Daarna, in het veld voor het adres, typt ze haar gepersonaliseerde Nozbe e-mailadres dat is: magdas_username.magdasPIN@nozbe.me (niet .com!).

  • Ze verwijdert Fwd: van het onderwerp van de e-mail om het er goed uit te laten zien als een taak binnen Nozbe. Soms verandert ze het helemaal zodat Michael binnen één oogopslag kan zien waar de taak over gaat.

  • Ze voegt parameters toe door gebruik te maken van hashtags binnen het veld voor het onderwerp. Ze delegeert de taak naar mij door middel van de #Michael hashtag (Michael is mijn gebruikersnaam binnen Nozbe :-))

  • Ze verwijst haar bericht naar het juiste project door #CEO toe te voegen (betekent: #Jouw projectnaam). Nozbe zal dan raden dat #Michael staat voor delegatie en #CEO - voor bestemming.

  • Als er onnodige afbeeldingen of andere overbodige onderdelen in het bericht staan, dan verwijdert ze die ook. Het is simpelweg om mij alleen de noodzakelijke inhoud te laten zien.

  • In het geval dat ze vanuit zichzelf iets wil toevoegen, vraagt voor mijn advies, of suggesties maakt - dan typt ze wat ze nodig heeft bovenaan het bericht.

  • Ze klikt op “Verstuur” :)

Na een aantal minuten verschijnt de doorgestuurde e-mail in het “CEO” project en kan ik het op mijn Prioriteitenlijst zien als een taak die naar mij gedelegeerd is. Ik schrijf wat nodig is en delegeer de taak terug naar Magda en zij zorgt er dan voor.

Soms ga ik naar de inbox van Gmail en beantwoord ik een belangrijk e-mail zelf en markeer de taak dan als gedaan.

Magda organiseert mijn vergaderingen

Wanneer ik een vergadering wil inplannen, schrijft Magda e-mails om de details glad te strijken en posts ze status updates als opmerkingen op de taken, zoals dit:

  • Magda: Ze kunnen alleen vrijdag om 1:30 p.m. met je praten, Europese Tijd. Ik zie dat je nog geen afspraken hebt op dat tijdstip. Is dat OKÉ?

  • Me: OKÉ, dat is perfect

Als ik akkoord ga binnen de opmerking, neemt Magda contact op met de andere partij om de datum te bevestigen en maakt ze een notitie van hun Skype ID als een opmerking binnen de taak.

  • Magda: Alles is opgezet: Hun Skype ID is “MrXSkype”

Magda delegeert deze taak naar mij en voegt de benodigde datum en tijd toe:

  • Wie is verantwoordelijk? Michael
  • Datum? Friday, 14 augustus
  • Tijd? 1:30 p.m.
  • Tijd nodig? 30 minuten

Ik kan nu veilig deze taak van mijn Prioriteitenlijst voor vandaag verwijderen, omdat ik weet dat het vrijdag weer op deze lijst zal verschijnen en ik 30 minuten voor de vergadering een push notificatie zal ontvangen.

Omdat mijn Nozbe account ook gesynchroniseerd is met mijn Google Calendar, verschijnt de afspraak daar ook automatisch, ik mis dus niets.

Samenwerken aan een project

Vaak werk ik samen met mijn assistent aan marketing en andere zaken. Voor dit doeleinde heb ik een geheel nieuw project opgezet voor ons en heb ik Magda daarvoor uitgenodigd.

Laten we zeggen dat ik op zakenreis ga. Eerst voeg ik taken toe voor Magda en vanaf dat punt zorgt zij ervoor:

  • Vind een locatie - onderzoek
  • Kosten
  • Gastenlijst
  • Persmededeling en contacten
  • Presentatie
  • Vlucht

Ze accepteert de uitnodiging voor dit project en gaat aan het werk. Wanneer ze aan langere documenten werkt, worden ze door haar opgeslagen in haar Dropbox folder. Daarna schrijft ze een nieuwe opmerking binnen Nozbe en voegt ze het bestand gelijk vanuit Dropbox toe, dankzij Nozbe en Dropbox integratie.

We plaatsen een opmerking op dit bestand en de andere dingen gerelateerd aan dit project binnen de opmerkingen bij elke taak.

Werken onder tijdsdruk :)

Als ik gedurende een te lange periode geen antwoord geef op een taak die Magda naar me gedelegeerd heeft, dan pingt ze me door een opmerking eraan toe te voegen:

  • Magda: @Michael - Ik wacht hier op een reactie!

Omdat ik nooit ergens naar toe ga zonder mijn iPhone en Apple Watch, weet ik dat Magda me genoemd heeft binnen een taak omdat ik een push notificatie ontvang betreffende Magda die me binnen een opmerking voor een taak genoemd heeft.

Voor het doeleinde van deze dringende taken heeft Magda een Dringende categorie gecreëerd in een rode kleur binnen Nozbe. Ze voegt deze categorie toe aan de taken waarvan ze denkt dat ze echt belangrijk zijn. Dit is erg handig voor mij omdat ik dan mijn Prioriteitenlijst met deze taken kan filteren en me kan focussen om ze gedaan te krijgen.

En hoe werk jij met jouw assistent en de mensen om je heen?

Het communiceren door middel van taken werkt geweldig, niet alleen voor managers en assistenten maar ook voor partners, collega’s en gehele teams! Ik hoop dat ik je met dit artikel genoeg ideeën heb gegeven om te beginnen te werken met anderen door middel van Nozbe en om niet dingen alleen maar te organiseren via e-mail. E-mail is voor de eerste communicatie, Nozbe is er om dingen gedaan te krijgen.

(geschreven door Michael Sliwinski, oprichter van Nozbe, en Magda Blaszczyk, zijn assistent)