Door middel van een goed geschreven procedure kunnen jij en je team, op een ordelijke en gestandaardiseerde wijze, je doelen behalen. In dit artikel zal ik je laten zien hoe je dat kunt doen.
In tegenstelling tot eenmalige gebeurtenissen, waarbij je meer op geluk of spontane beslissingen vertrouwt om ze gedaan te krijgen, heb je bij de afwerking van een procedure het gevoel dat je je productiviteit behoudt. Je kunt er ook een formule voor succes mee creëren. Deze mate van mechanische inflexibiliteit elimineert het continu fluctuerende spectrum van menselijke fouten en eigenaardigheden, wat voor talrijke gebieden een enorme hulp is. Maar hoe zet je zo’n document nou in elkaar? Hier zijn 8 tips die je alvast op weg kunnen helpen.
1. Gebruik Het Juiste Medium
Voor het schrijven van procedures heeft de huidige technologie ons vele verschillende mogelijkheden gegeven. Je moet er echter wel voor zorgen dat je het juiste medium kiest. Het publiek moet het immers op een effectieve wijze kunnen gebruiken. De mogelijkheden zijn oneindig; pen en papier, proces documentatie software, etc. Begin nu al met plannen, want bij deze keuze moet er vooruitgedacht worden en er moet mogelijk ook in software geïnvesteerd worden.
2. Wees Consistent
Het is heel erg belangrijk dat je consistent bent wanneer je zeer specifieke instructies probeert over te brengen aan iemand waar je nog nooit mee gesproken hebt. James Isaacs, schrijver voor ‘Academized’, had hier het volgende over te zeggen: “Een gebrek aan consistentie veroorzaakt verwarring.” “Het gaat hier niet om consistentie binnen een bepaald gebied, het gaat om consistentie binnen een document; van de margegrootte tot aan het taalgebruik.” Blijf hier bovenop zitten, want een niet consistente procedure zal het tegenovergestelde bereiken van wat het hoort te bereiken.
3. Schrijf Goed
Net zoals tegenstrijdigheden voor verwarring kunnen zorgen, en ze de functionaliteit van een procedure op een negatieve wijze kunnen beïnvloeden, kunnen slecht geschreven procedures dezelfde soort rampzalige consequenties hebben. Elk woord dat je op papier zet moet nauwkeurig en goed doordacht zijn. De kans dat je de procedure voorgoed kunt gebruiken wordt op deze wijze steeds groter. Met dit deel kun je misschien wel wat hulp gebruiken. Schrijfdiensten zoals ‘OXEssays’, ‘Write my Paper’ en ‘EliteAssignmentHelp’ kunnen een geweldig startpunt zijn voor een goed geschreven procedure.
4. Gebruik Je Bronnen
Je hersenen kunnen met betrekking tot dit thema een bron van informatie zijn. Het is echter belangrijk dat je, qua onderzoek, je vleugels verder uitslaat. Praat met anderen, praat met je team en bekijk voorgaande pogingen door in het verleden te duiken.
5. Denk Als Een Gebruiker
Je kunt bijvoorbeeld zeer goed onderlegd zijn in datgene waar je een procedure voor aan het schrijven bent. Het feit dat je een expert bent is ideaal, maar gedurende de periode dat je het document produceert moet je je superieure kennis proberen te vergeten en de positie aannemen van iemand die niet weet wat hij/zij aan het doen is. Dit zal datgene wat je schrijft onderbouwen en het zal ervoor zorgen dat je iets produceert wat zeer bruikbaar is.
6. Test Het
Zodra je je procedure gemaakt hebt moet je het testen. Kijk of alles klopt door er eerst zelf een aantal keer doorheen te gaan. Wanneer je er tevreden mee bent kun je het door iemand laten nakijken die er niet bij betrokken is geweest. Op deze wijze kun je zien of het duidelijk en gebruiksvriendelijk is. Zorg ervoor dat je alle gegevens hebt door de feedback ook te ontvangen.
7. Schaaf Het Bij
Om de procedure zo gebruiksvriendelijk en compleet mogelijk te maken moet je het op basis van de feedback herzien of verfijnen.
8. Pas Het Toe
Publiceer het zodra je er tevreden mee bent. Het is belangrijk dat je het eerste gebruik bijwoont, omdat problemen of fouten altijd voor kunnen komen. Daarnaast moeten de mensen voor wie de procedure bedoeld is ook weten waarom het gecreëerd werd en wat ze moeten doen wanneer ze tegen problemen aanlopen.
Conclusie
En voilà. Dankzij deze tools kun je een duurzaam document samenstellen dat goed in elkaar zit en dat mogelijk nog vele jaren door mensen gebruikt kan worden. Vanaf het begin moet je voorzichtig te werk gaan. Het zal zeker voor een lange tijd de moeite waard zijn.
