Onderzoek heeft aangetoond dat mensen beter kunnen omgaan met uitdagingen op een vroeger tijdstip dan op een later tijdstip. Rond 8 a.m. hebben de meeste mensen de meeste energie en zijn ze het alertst. Op een vroeger tijdstip heb je ook minder vaak last van onderbrekingen.
Dit betekent echter niet dat je taken niet op een later tijdstip op een effectieve wijze kunt afhandelen. Elke uitvoerende medewerker weet immers dat je vaak geen andere keus hebt. Op de lange termijn ben je echter het meest succesvol wanneer je de grootste uitdagingen zo vroeg mogelijk aanpakt, misschien zelfs als eerste taak van de dag, en je daar een notitie van maakt.
Wanneer je een todo-lijst in elkaar zet, het maakt niet uit in welke volgorde de taken staan, is het belangrijk dat je de belangrijkste taak voor die dag identificeert en dat je door middel van een pijl of een cirkel aangeeft dat dit de taak is die je als eerste gaat aanpakken. Zorg er daarna voor dat kleine obstakels uit de weg worden geruimd zodat je ook daadwerkelijk aan dit project kunt beginnen.
Reorganiseer je werkruimte
Moet je je werkruimte vervolgens reorganiseren? Oké, doe dat dan; niet om dingen uit te stellen maar om logistieke veranderingen aan te brengen aan jouw werkruimte zodat je nog beter kunt presteren. Wil je aan andere mensen laten weten dat je niet afgeleid wilt worden? Oké, doe dat dan, omdat een periode zonder afleidingen je de beste kans geeft om daadwerkelijk productief bezig te kunnen zijn. Dit is vooral het geval wanneer je een nieuw project te lijf gaat waar je op een hoog creatief niveau voor moet kunnen nadenken of wanneer dat project onbekend voor je is.
Elke afleiding, het maakt niet uit hoe klein, kan een grote verstoring veroorzaken. Verstoringen zijn op zichzelf staand niet zo slecht, ze duren gemiddeld drie minuten. Het probleem is echter dat een typische verstoring leidt tot andere activiteiten die tussen de 12 en 14 minuten kunnen duren. Elke verstoring kan je voor 16 minuten weghouden van de taak waar je mee bezig bent.
In tegenstelling tot de vroege ochtend ben je later op de dag vatbaarder voor afleidingen. Je hebt dus een dwingende reden om de grootste en ergste taken zo vroeg mogelijk aan te pakken. Het maakt niet uit hoe moeilijk de uitdaging is, zodra je een intimiderende taak voltooid hebt verloopt de rest van je dag meestal een stuk beter.
Maak er een geweldige dag van
Vroege, grote overwinningen beïnvloeden de rest van je dag. Je bent namelijk bevrijd van de psychologische druk om die taak af te ronden en je hoeft er geen mentale en fysieke energie meer in te stoppen. Het gevolg is dat je jezelf het volgende afvraagt: ‘Welke andere geweldige dingen kan ik vandaag bereiken?’
Auteur: Jeff Davidson is ‘De Werk-Privé Balans Expert®’ en hij wordt gezien als een vooraanstaande leider op het gebied van werk-privé balans problemen. Hij werkt samen met organisaties die hun algemene productiviteit willen verbeteren door de werk-privé balans van hun mensen te verbeteren. Hij schreef Breathing Space, Simpler Living, en Dial it Down, Live it Up. Bezoek BreathingSpace.com of bel 919-932-1996 voor meer informatie betreffende de keynote speeches en seminars van Jeff, inclusief:
- Het tempo beheren met Grace®
- Een Werk-Privé Balans bereiken™
- Het Beheren van Informatie- en Communicatie Overload®
