In deze post wil ik graag 6 ideeën met je delen die je laten zien hoe je jouw todo-lijst kunt ontdoen van rommel, zelfs wanneer je het gevoel hebt dat je jezelf nooit vanonder al je verantwoordelijkheden kunt krijgen. Ik zal je tonen hoe ik binnen Nozbe de ‘zen-modus’ behaald heb door vele zaken te minimaliseren en te vergemakkelijken en door de regels, waarvan ik voor een lange tijd dacht dat ze belangrijk waren, los te laten.
Dit is een gastbijdrage van een Nozbe gebruiker - Paweł Muzyka.
Tip 1. Verander je denkwijze over prioriteiten
Ik bevond mezelf vaak in de positie waar ik 30-40 of zelfs nog meer taken op mijn prioriteitenlijst had staan. Ik moest gebruikmaken van verschillende filters als ik een taak wilde vinden die ik op een bepaald moment wilde voltooien. Jammer genoeg nam het aardig wat tijd in beslag voordat ik mezelf afvroeg waarom ik eigenlijk door dit doolhof van taken rondzwierf.
Is elke taak daadwerkelijk een prioriteit? Misschien zullen ze dat in de toekomst wel zijn en dan zorg ik ervoor dat ik ze gedaan krijg, maar nu zijn er een aantal taken die nog niet zo belangrijk zijn.
Dit zorgde ervoor dat ik de volgende regel adopteerde: prioriteiten zijn de taken die vandaag gedaan moeten worden.
Ondanks het feit dat ik plannen maak voor de toekomst en dat ik jaarlijks en per kwartaal doelen vaststel, wil ik in mijn hoofdvenster binnen Nozbe in het nu leven. Mijn huidige verantwoordelijkheden zijn belangrijker dan de taken die ik morgen of volgende week moet doen en om die reden hoef ik ze niet te markeren met een ster en hoef ik ze ook niet op mijn lijst te zien. Wanneer het nodig is zal ik ze aan mijn prioriteitenlijst toevoegen maar op dit moment besteed ik er geen aandacht aan.
Dankzij een korte en beknopte prioriteitenlijst heb ik dagelijks orde en innerlijke rust. Wanneer mijn lijst kort is weet ik dat ik mijn taken dagelijks kan afwerken.
Tip 2. Plaats je taken op een tijdlijn
Ondanks het feit dat niet iedereen gek is op dit idee, houd ik me aan het volgende principe: wanneer je een taak toevoegt aan Nozbe moet je een deadline vaststellen die realistisch is.
Je hoeft niet te rigide te zijn met de datum, je kunt het namelijk altijd nog veranderen, maar plaats het voor je eigen referentie tussen de taken die al in jouw systeem staan. Waar past het volgens jou het beste op je kalender? Geef jezelf een signaal dat je van plan bent om deze taak sneller af te handelen dan ‘ooit’.
Met de uitzondering van complexe projecten (meestal werk gerelateerd en de verantwoording van een team), bestaan je verantwoordelijkheden meestal uit simpele taken. Het zou dus geen probleem moeten zijn om ze ergens op een tijdlijn te plaatsen. Je weet wanneer je workout is, wanneer je de was moet doen, wanneer je een belangrijk telefoontje moet plegen, wanneer je tijd hebt om je kind in te schrijven voor de basisschool en wanneer je na je werk even naar de markt kunt gaan.
Een taak kan een dag naar voren of naar achteren geschoven worden op de tijdlijn en dat is OKÉ. Het gaat er niet om dat je je blindelings aan een plan houdt. Het is goed om te onthouden dat een chronisch geordende takenlijst gemakkelijker te beheren is dan een stapel losse acties.
Binnen mijn productiviteit systeem wijs ik ingeschatte einddatums toe aan alle taken die gepland staan voor de huidige maand en die niet naar het ‘Ooit | Misschien’ project zijn verplaatst.
Tip 3. Creëer containers voor taken
Een andere vergissing, vergelijkbaar met het creëren van een te lange en vage prioriteitenlijst, is het verzamelen van openstaande projecten
Jammer genoeg is het hebben van een heleboel projecten niet een indicator dat je een druk en productief persoon bent. Het betekent gewoonweg… dat je een heleboel projecten hebt. En dat is het.
Binnen Nozbe worden er containers geleverd om losse taken te beheren. Voorbeelden zijn bijvoorbeeld ‘Thuis’, ‘Boodschappen’, ‘Privé financiën’ of ‘Zakelijke bijeenkomsten’. Door daar gebruik van te maken voorkom je de verleiding om kleine afzonderlijke projecten op te zetten, terwijl deze taken makkelijk binnen taken passen.**
Eén van mijn dagelijkse verantwoordelijkheden is het checken van de resultaten van mijn team van de voorgaande dag. Ik genereer en analyseer vooraf gedefinieerde rapporten. Ik zou een afzonderlijk project kunnen creëren voor deze taak of zelfs een template waarin ik de daaropvolgende stappen zou kunnen opsommen. In werkelijkheid is dit slechts een simpele wederkerende taak; even snel kijken of alles in orde is.
In plaats van een afzonderlijk project met 10 taken te hebben, heb ik slechts één taak met een checklijst die ik binnen 15 minuten kan afvinken.
Ik weet zeker dat je jezelf ook vaak hebt afgevraagd of het nou ‘een taak of een project’ is. Het is belangrijk om een afweging te maken, zodat je niet verzwolgen wordt door zaken die in eerste instantie complex lijken te zijn maar die je uiteindelijk binnen 60 seconden kunt oplossen.
Tip 4. Ga na of een categorie nog steeds bruikbaar is
Interessant genoeg zijn projecten zoals ‘Thuis’, ‘Huishoudelijke budget’ of ‘Zakelijke bijeenkomsten’ ook categorieën. Sommige mensen prefereren echter de term contexten.
Wanneer ik aan al mijn taken een categorie probeer toe te kennen dupliceer ik meestal de namen van algemene projecten en dat zorgt ervoor dat ze nutteloos worden.
Wanneer je echter gebruikmaakt van containers voor losse taken, waar je ook een vervaldatum voor hebt ingesteld (ze vormen een samenhangend geheel dat binnen de ‘Kalender’ tab gezien kan worden), kan het zo zijn dat je geen extra parameters voor deze taken binnen Nozbe hoeft in te stellen.
Misschien hoef je niet nog meer categorieën aan je huishoudtaken toe te voegen als ze al verzameld zijn binnen één project. Misschien hoef je je volgende acties niet te markeren als de opvolging van je activiteiten bepaald wordt door de vervaldatums. In dat geval kun je categorieën achterwege laten of je kunt een andere rol voor ze vinden binnen jouw systeem. Ikzelf maak bijvoorbeeld graag gebruik van categorieën die het tijdstip weergeven. Zo kan ik taken filteren die ik in de avond gedaan wil hebben.
Soms moet je dingen simplificeren om ze beter te maken. Een categorisatie die uit meerdere lagen bestaat wordt voornamelijk gebruikt door mensen die een systeem hebben dat zo rommelig is dat ze het op geen enkele andere wijze kunnen organiseren.
Tip 5. Gebruik labels
Labels kunnen een magische werking hebben wanneer jouw projecten en taken in minimaal twee verschillende thematische groepen zijn onderverdeeld
Met één klik kun je jezelf isoleren van alle onnodige aandacht absorberende informatie die binnenkomt. Voor de verdeling kunnen verschillende soorten criteria worden gebruikt: verdeel projecten in privé- en werk gerelateerde projecten, scheid de privé projecten van de samenwerkingsprojecten, groepeer alles samen dat te maken heeft met een bepaald onderwerp. De mogelijkheden worden alleen maar gelimiteerd door je behoeften.
Zelf combineer ik nooit mijn privé- en werk gerelateerde vensters binnen Nozbe. Voor mij zijn het twee verschillende werelden. Ze verdwijnen en verschijnen wanneer ik ze nodig heb.
Labels vergemakkelijken ook de planning in het kalender venster. Pas ze aan je eigen werkmodus toe, zodat Nozbe je alleen de taken toont waar je op dat moment mee bezig bent.
Tip 6. Maak er geen warboel van
Sinds deze post moest gaan over het inkrimpen en opruimen van jouw systeem, is hier de laatste en misschien wel de belangrijkste suggestie.
Je kunt Nozbe als een persoonlijk notitieboek gebruiken, denk bijvoorbeeld aan een lijst van films die je hebt gezien, een lijst van restaurants die de moeite waard zijn of links naar artikelen die je misschien wilt lezen in de toekomst. Ja, het past er allemaal in… en je aandacht wordt er ook gelijk onnodig door geabsorbeerd. Maar de vraag is: hoe profiteer jij daarvan?
Hoe meer informatie je in je systeem stopt (ze hoeven niet altijd de vorm van taken te hebben), hoe moeilijker het wordt om de dingen te vinden die je project voorwaarts bewegen en waar je daadwerkelijk om zou moeten geven en waar je je op moet focussen.
We zijn allemaal actief in verschillende velden, we hebben verschillende verantwoordelijkheden en we delen projecten met verschillende gebruikers. Het is niet gemakkelijk om alles in een ordelijke staat te houden. Het maakt niet uit hoe druk we het hebben, we zouden allemaal een korte lijst met concrete, bereikbare en ingeplande projecten en taken moeten kunnen handhaven. Een lijst kun je wekelijks analyseren: in één klap en met een glimlach op je gezicht, niet alleen maar om ‘het einde te kunnen bereiken wanneer het einde niet in zicht is’.
Als je dat niet kunt doen moet je jouw systeem op een dieet zetten! :)
Auteur: Paweł Muzyka, een voormalig journalist en een fan van Nozbe en productiviteit technieken. Hij is een liefhebber van nieuwe technologie en hij heeft een passie voor alles wat er op het web plaatsvindt. Beroepsmatig houdt hij zich nu bezig met de reclame-industrie.
