Productiviteit is de sleutel tot succes. Productiviteit is een bepalende factor voor het succes van je werk en het maakt hierbij niet uit of je een bedrijf runt, voor een bedrijf werkt of dat je als een freelancer werkt. Wanneer we het over productiviteit hebben denken we eigenlijk nooit aan het belang van digitale beveiliging of cyberbeveiliging.
Cyberbeveiliging kan je productiviteit op vele verschillende manieren een boost geven; op een individuele basis en tussen bedrijven en organisaties. Je beschermt jezelf en je werk wanneer je cyberbeveiliging gebruikt om je productiviteit te verbeteren. Het is een win-winsituatie!
Versterk je cyberbeveiliging en geef je productiviteit een boost met deze negen tips:
1. Reduceer Beveiligingsinbreuken & Aanvallen
Dat spreekt als het ware voor zich. Wanneer je minder beveiligingsinbreuken hebt hoef je in de toekomst ook minder tijd aan reparaties te besteden.
Het kan wat tijd in beslag nemen om een beveiligingsproces te implementeren, maar op de lange termijn kun je er tijd (en waarschijnlijk veel hoofdpijn!) mee besparen omdat je beschermd bent tegen inbreuken en aanvallen. Je kunt dankzij deze methode ook in de toekomst tijd besparen, omdat je geen beveiligingsstrategie meer hoeft te implementeren en ook geen systemen of onderdelen hoeft te repareren die tijdens de aanval kapot zijn gegaan of beschadigd zijn geraakt.
De mogelijke productiviteitsbesparingen stoppen niet bij het vastleggen en het implementeren van oplossingen: een bedrijf verliest namelijk vaak klanten wanneer een hack of een beveiligingsinbreuk publiekelijk bekend wordt. In dat geval moeten de inkomsten of het klantenbestand gecompenseerd worden en daar gaat extra tijd inzitten. Je kunt dit vermijden door er vanaf het begin voor te zorgen dat je een goed beveiligingssysteem hebt.
2. Optimaliseer Beveiligingsprocessen
Tegenwoordig vereisen de meeste online bedrijven en organisaties een bepaald beveiligingsniveau dat op een dagelijkse basis onderhouden moet worden. Wanneer je deze activiteiten automatiseert kun je maandelijks een heleboel tijd besparen. En tijdsbesparingen lopen snel op wanneer je het over productiviteit hebt.
Een voorbeeld van beveiligingsautomatisering binnen een bedrijf is de installatie van een toetsenbord of een RFID om toegang te kunnen verkrijgen tot een kantoorgebouw of de verschillende afdelingen binnen het gebouw. Werknemers kunnen op deze wijze, zonder hulp, buiten kantooruren om gemakkelijk en snel toegang verkrijgen tot het gebouw. Het bespaart tijd en het zorgt ervoor dat de mensen die naar binnen gaan veilig zijn.
3. Reduceer Stress Door Middel Van Beveiliging
Het is een feit dat mensen productiever zijn wanneer ze minder gestrest zijn. Een ander groot voordeel van cyberbeveiliging is dan ook dat het jouw stressniveau en het stressniveau van je werknemers kan verlagen.
Door sterke beveiligingsstandaarden te implementeren, zoals een virusscan, een geautomatiseerde back-up of een automatische computer vergrendeling, kan het stressniveau van je werknemers en de tijd die ze aan deze taken moeten besteden gereduceerd worden. Dit is met betrekking tot productiviteit een een-tweetje: je kunt je werknemers namelijk van gemoedsrust voorzien en daarnaast help je ze om geen tijd meer te verspillen aan taken die anders wekelijks of maandelijks uitgevoerd moeten worden.
4. Blijf Het Beveiligingsbeleid Herhalen
Een goed cyberbeveiligingsbeleid vereist een blijvende inspanning. Daar hoort ook bij dat je weet welke taken beveiligd moeten blijven. Een agenda of een to-do tool waarmee je wederkerende herinneringen kunt instellen is een goede oplossing hiervoor.
Moet je je wachtwoord om de drie maanden vervangen? Stel dan een wederkerende taak in binnen Nozbe of een herinnering binnen Google Agenda. Dankzij deze methode zul je beveiligd blijven, wat weer goed bij de voorgaande punten past, en het zorgt er daarnaast ook voor dat het projectbeheer voor de beveiliging in een ‘stel het in en vergeet het’ raamwerk terechtkomt waardoor je dus niet meer hoeft na te denken over wat er gedaan moet worden. Je geeft je productiviteit een enorme boost wanneer je herhaling kunt voorkomen.
5. Houd Het Internetgebruik In De Gaten
Het is geen geheim dat de productiviteit enorm geschaad wordt door werknemers die tijd verspillen aan social media en andere nieuwssites. Je kunt grote hoeveelheden tijd terugwinnen door je bedrijfsnetwerk te beperken. Bepaalde sites zijn daardoor niet langer toegankelijk. Je werknemers zullen zich daardoor aangespoord voelen om meer tijd aan hun werk te besteden.
Managers kunnen hier ook van profiteren. Ze besparen tijd omdat ze het werkgedrag van hun werknemers niet meer in de gaten hoeven te houden.
Niet alleen de technologische bedrijven plukken hier de vruchten van. Uit een recente studie (zie FastCompany) bleek bijvoorbeeld dat de restaurants die het internetgebruik in de gaten hielden een maandelijkse omzetstijging hadden van $3000. Restaurants werken met een zeer kleine marge dus stel je eens voor wat de voordelen zouden kunnen zijn voor andere bedrijven.
6. Gebruik Een VPN
Bedrijfswerkzaamheden worden steeds vaker op afstand uitgevoerd en het is grotendeels gedecentraliseerd. Door middel van een VPN of [een Virtual Private Network] kunnen jouw werknemers ook vanuit huis werken. Een VPN zorgt er namelijk voor dat je bedrijfsnetwerk ook buiten het kantoor beschikbaar is.
Je werknemers kunnen op deze wijze flexibeler zijn, omdat ze thuis op dezelfde wijze kunnen werken als op het kantoor en daarnaast kunnen ze ook op dezelfde wijze met een crisis omgaan.
Een VPN kan externe belanghebbenden, zoals klanten of investeerders, ook op een veilige wijze toegang geven tot internetbestanden en documenten. Er ontstaan vaak juridische problemen en privacy problemen wanneer bestanden via e-mail worden overgedragen, maar dankzij deze strategie kan dat vermeden worden.
7. Doe Het Niet Zelf
Bedrijfseigenaren willen alles graag zelf doen. Deze houding kan voor een enorme productiviteitsdaling zorgen wanneer het om IT en cyberbeveiliging gaat. Dit betekent natuurlijk niet dat een CEO of eigenaar geen degelijk beveiligingsbeleid kan implementeren. Het probleem is echter dat ze vaak veel meer tijd aan de implementatie spenderen dan een specialist.
Hetzelfde geldt voor het doorlopende beveiligingsonderhoud dat gedaan moet worden, en dan hebben we het nog niet eens over de steeds veranderende industrie. Het is bijna een fulltimebaan om de steeds veranderende beveiligingsstandaarden bij te houden. Neem daarom een specialist aan die jouw beveiligingsprotocollen en -procedures, of die van je bedrijf, kan implementeren.
8. Gebruik Geautomatiseerde Back-ups
De beste beveiligingstip en productiviteitstip die een persoon of een bedrijf kan implementeren is het gebruik van geautomatiseerde back-ups. Stel je eens voor hoeveel tijd je zou verliezen als belangrijke bestanden verloren zouden gaan door een fout van een werknemer of door een kwaadwillend persoon of door een probleem met de hardware.
Daarnaast moet je ook nagaan hoeveel tijd het zal kosten om de bestanden te vervangen. De geautomatiseerde back-up oplossing zorgt ervoor dat je bestanden veilig zijn en dat ze, wanneer kwaadwillende mensen toegang verkrijgen tot jouw netwerk, niet beschadigd raken.
9. Maak Gebruik Van Virtualisatie
Overeenkomstig ons punt betreffende VPN biedt virtualisatie ook de mogelijkheid om op afstand met een desktopomgeving in verbinding te staan.
Het grote voordeel van virtualisatie is echter dat de machine waar jij mee verbonden bent geïsoleerd is van de andere machines en dat het op elk moment gewist of herzien worden. Dit zorgt ervoor dat de rest van je team of bedrijf gewoon kan blijven doorwerken wanneer je beveiliging aangetast is.
Conclusie
Het verband tussen een degelijk beveiligingsprogramma en een verhoogde productiviteit is misschien niet gelijk duidelijk. Ga daarom eens na hoeveel tijd en geld een mogelijke inbreuk zou kunnen kosten. Het wordt dan namelijk al snel duidelijk dat je goede beveiligingsprotocollen moet implementeren om de efficiëntie van je bedrijf op de lange termijn een boost te kunnen geven.
