Asynchrone communicatie - een geweldige manier om je productiviteit een boost te geven

Hier bij Nozbe geloven we dat de sleutels voor teamproductiviteit de NoOffice werkstijl en asynchrone communicatie zijn. We hebben de eerste eigenschap al een aantal keren uitgelegd, maar de laatste eigenschap kan misschien wel wat verduidelijking gebruiken :)

“Hé, hoe gaat het?! Zou je…”

Laten we met synchrone communicatie, het tegenovergestelde, beginnen. Het is echt iets van de 20e eeuw! En we zien het daarnaast als één van de voornaamste belemmeringen van efficiëntie op het werk.

Voorbeeld:

Je bent geconcentreerd met je taak bezig. Het duurde even voordat je goed voorbereid en gefocust was. Het gaat goed, je boekt vooruitgang en je hebt bijna het gevoel dat je aan het vliegen bent… maar dan ineens komt een collega naar je bureau toe, hij of zij tikt op je schouder en vraagt om iets wat echt wel kon wachten!

Hij of zij deed het niet opzettelijk… het was niet zijn of haar doel om je workflow te belemmeren. Ze deden het omdat het iets is wat je in het algemeen op een kantoor doet.

Het is hetzelfde als mensen opbellen wanneer je informatie of een mening nodig hebt.

Asynchroon versus synchroon

Een bericht kan bij asynchrone communicatie op elk tijdstip verstuurd worden en het maakt niet uit of de ontvanger er klaar voor is of niet. Een e-mail of een taak die gedelegeerd is binnen Nozbe zijn voorbeelden van asynchrone communicatie. De ontvanger kan reageren wanneer hij of zij dat zelf wil of kan.

Synchrone communicatie is afhankelijk van tijd. Alle partijen moeten op hetzelfde tijdstip beschikbaar zijn. Ze moeten met elkaar gesynchroniseerd zijn.

Respect voor focus

Wanneer je asynchrone communicatie gebruikt toon je dat je respect hebt voor andermans tijd en focus.

Ik weet zeker dat je weet hoeveel moeite het soms kost om volledig geconcentreerd te zijn. En je belangrijke taken vereisen meestal zo’n gemoedstoestand om ze gedaan te kunnen krijgen, toch?

Schat nu eens in hoe vaak je afgeleid wordt gedurende je werkdag… en vermenigvuldig dat aantal met 23.

Waarom 23? Volgens Gloria Mark van de Universiteit van Californië neemt het zoveel minuten in beslag om weer aan de slag te kunnen gaan met een taak na een onderbreking, vooral wanneer het onderwerp van de onderbreking niets met je huidige taak te maken had. Wanneer je gestoord wordt moet je je gedachten op geheel iets anders focussen en het vereist tijd en mentale inspanning om je weer op datgene te kunnen focussen waar je mee bezig was.

Na de onderbreking wil je de achterstand wegwerken. Je werkt sneller maar je voelt je gestrest en gefrustreerd.

De voordelen van asynchrone communicatie

Asynchrone communicatie, zoals het uitwisselen van taken en opmerkingen binnen Nozbe of via e-mail (waar weer andere nadelen aan verbonden zitten), is ideaal voor discussies waar iedereen informatie voor moet verwerken en waar ze hun feedback, wanneer nodig, voor klaar moeten hebben. Op deze wijze zit iedereen op dezelfde pagina, maar op hun eigen voorwaarden en wanneer ze er klaar voor zijn.

Dit communicatiemodel is om de volgende redenen geweldig:

  • Je team kan in tijdblokken ononderbroken en gefocust werken.
  • Je hebt een verslag van datgene wat er gezegd en gedeeld is, terwijl synchrone communicatie vaak niet vastgelegd wordt. Wanneer dat wel gebeurd kunnen de notities subjectief of onvolledig zijn.
  • Het geeft mensen de kans om na te denken voordat ze antwoordt geven (directe antwoorden zijn niet altijd je beste antwoorden)
  • Op deze wijze kun je met leden communiceren die zich in verschillende tijdzones bevinden.

Het gaat er dus om dat je aan je teamlid(leden) aangeeft dat je op hun reactie rekent om iets gedaan te kunnen krijgen, maar dat je hun tijd respecteert en geduldig op hun antwoordt kunt wachten. Als ze toevallig vrij zijn of als ze met iets bezig zijn dat minder focus vereist kunnen ze misschien gelijk een antwoord geven en iets bijdragen. Als ze druk bezig zijn met een belangrijke taak kunnen ze, wanneer het hun uitkomt, jouw bericht lezen en erop reageren. Alles is vastgelegd en referentiematerialen zoals bestanden, links en video’s zijn altijd beschikbaar.

Asynchrone communicatietools die we hier bij Nozbe gebruiken

Om ervoor te zorgen dat we meer focustijd hebben en dat we elkaars concentratie respecteren gebruiken we applicaties waarmee we op een asynchrone wijze met elkaar kunnen communiceren:

  • Nozbe - om onze projecten en taken te beheren.
  • Github - om codes te beheren – we zijn immers een softwarebedrijf.
  • Dropbox Paper - voor documentatie (we plaatsen hier ook opmerkingen, maar we verplaatsen belangrijke threads/discussies/argumenten naar Nozbe).
  • Dropbox - voor gedeelde bestanden en mappen.
  • GoogleDocs - voor gedeelde spreadsheets en teksten.
  • Evernote - een tool dat ons soms helpt om rijke teksten te creëren en om ze als opmerkingen aan Nozbe taken toe te voegen.
  • Slack - onze voornaamste chat-app waarbinnen je ook een aantal asynchrone communicatie standaarden kunt toepassen wanneer je team regels heeft voor de reductie van lawaai binnen chat kanalen.

Let op, zelfs de beste tools kunnen ons niet helpen als we ze niet op de juiste wijze gebruiken. Wanneer je bijvoorbeeld alle notificaties en meldingen aanzet zul je je, ondanks het feit dat je collega’s je niet meer storen en je baas akkoord is gegaan met het feit dat je niet meer naar vergaderingen hoeft te gaan op dinsdagen, niet kunnen focussen.

Klaar zijn voor veranderingen

Asynchrone communicatie is een sleutel voor productief teamwerk en de toekomst van collaboratie. Om het binnen bedrijven van alle vormen en maten te kunnen populariseren moeten er een aantal veranderingen plaatsvinden. Het kan zelfs zo zijn dat we onze denkwijze en onze handelswijze moeten veranderen.

Het gaat erom dat je nadenkt over datgene wat je moet doen en dat je het op een efficiënte wijze doet, terwijl je tegelijkertijd de tijd, aandacht en focus van anderen respecteert.

Het gaat om de reductie van contraproductieve vergaderingen.

Het gaat erom dat je communicatie etiquette binnen je organisatie introduceert en weet welke problemen gelijk actie vereisen en welke problemen 10, 20, 40 minuten of zoiets dergelijks kunnen wachten.

Het gaat erom dat je tools gebruikt die asynchrone communicatie bevorderen, zoals Nozbe :)

Je moet je werk op een rationele wijze plannen en je moet de plannen van andere mensen respecteren.

En het laatste, maar zeker niet het minst belangrijke punt…

Overdrijven is natuurlijk niet goed – we zijn allemaal mensen! Soms moeten we alles gewoon loslaten, alle regels breken en gelijk feedback van een collega krijgen. Het leven gaat door :)

Magda
Wekrt bij Nozbe marketingteam.