Heb je ook het gevoel dat alle kleine taken je tijd opslokken en dat je geen tijd hebt voor de taken die er echt toe doen? We worden overbeladen met urgente taken en we focussen ons niet op datgene wat belangrijk is. Zo hoeft het niet te zijn! Probeer met behulp van de Eisenhower Matrix je echte prioriteiten te identificeren.
[Michael en Radek hebben het al eens eerder] over het belang van een essentialistische levensstijl gehad. Maak gebruik van een besluitvormingsmodel, wat terug te leiden is naar President en Generaal Dwight Eisenhower: de Eisenhower Matrix, om daadwerkelijk op datgene te kunnen focussen wat essentieel is
Matrix
De Eisenhower Matrix werd populair gemaakt in het boek van Stephen Covey, genaamd 7 Habits of Highly Effective People. Het is een simpele en effectieve manier om je taken te prioriteren op basis van belang en urgentie. Door een simpele tabel samen te stellen zie je waar je je energie aan zou moeten besteden.
Net zoals bij een stoplicht betekent groen GAAN, geel betekent VOORZICHTIGHEID en rood betekent STOPPEN. Zoals je kunt zien moet je het grootste deel van je energie op Prioriteit 1 richten, bepaal wat je moet doen met Prioriteit 2, verander het eigenaarschap van Prioriteit 3 en verwijder de activiteiten die binnen Prioriteit 4 vallen.
Hoe zet je dit op binnen Nozbe?
Je kunt snel je kwadranten opzetten door gebruik te maken van de Categorieën Sectie.
Om binnen Nozbe het meeste uit de Eisenhower Matrix te kunnen halen, moet je door je Prioriteit- en Projectlijsten heen gaan en elke taak een prioriteitencategorie geven.*
Dit kan even wat tijd in beslag nemen, omdat je door al je projecten heen moet gaan, maar het zal de volgende stappen een stuk makkelijker maken.
Ontvang hier een Nozbe Template van
Nu je aan elke taak een prioriteit hebt toegekend moet elke toegewezen actie uitgevoerd worden. Selecteer de Categorieën aan de linkerzijde van het menu en klik daarna op de gesorteerde prioriteiten.
Begin met Prioriteit 4. Dit kan in het begin misschien wat eng zijn, maar VERWIJDER gelijk al die taken. Klik op de drie stippen die zich linksonder in de hoek van de takensector bevinden en selecteer alle taken door het hokje bovenaan aan te vinken. Klik nu op het prullenbak icoon. Je zult gelijk het gevoel hebben dat je meer controle hebt.
Ga vervolgens door de Prioriteit 3 taken heen en wijs taken toe aan verschillende medewerkers binnen jouw organisatie of bepaal met wie je contact moet opnemen buiten je organisatie (zoals aannemers) om de taak te kunnen voltooien.
Ga daarna naar Prioriteit 2. Van sommige taken moet er misschien een project gemaakt worden. Bepaal wat de volgende actie voor elke taak hoort te zijn en klik op de ster om het aan je Prioriteitenlijst toe te voegen.
Nu is Prioriteit 1 aan de beurt. Je had dit al moeten zien aankomen, maar onderneem actie.
Na dit alles gedaan te hebben zul je de hoeveelheid taken binnen Nozbe aanzienlijk verminderd hebben. Je hebt daarnaast ook je energie op taken gericht die daadwerkelijk belangrijk zijn en waarmee je je doelen nog sneller kunt behalen.
Auteur: Robby Miles - een echtgenoot, een vader van 4, leraar op een hogeschool, een freelanceschrijver en een officier in de Nationale Garde van het leger. Buiten kantooruren om beheerd hij ook zijn robbymiles.com project waarmee hij mensen zoals hem helpt om ook overal bovenop te blijven. Robby is ook één van onze Nozbe Ambassadeurs!
