Dit is hét artikel voor jou, als je de deelprojecten binnen Nozbe mist of als je wilt zien hoe project labels jouw leven gemakkelijker kunnen maken.
Ik heb deelprojecten nodig!!!
Wanneer we Nozbe promoten bij conferenties, praten we vaak met interessante mensen. Zo werd de Nozbe stand bijvoorbeeld eens bezocht door een evenementmanager die toegaf dat ze Nozbe in het verleden had uitgeprobeerd, maar dat ze het al snel had opgegeven. Ze was teleurgesteld vanwege het feit dat ze geen gebruik kon maken van deelprojecten.
Ze legde aan ons uit dat ze met vele verschillende aspecten van evenementmanagement te maken heeft en dat ze vele evenementen tegelijkertijd beheerd. Aan elk evenement zitten verschillende projecten verbonden. Ze zei: “Ik heb deelprojecten echt nodig!!!”
Maar misschien niet.
Wij geloven dat de workflow zo aangepast kan worden dat de deelprojecten niet langer meer van essentieel belang zijn. We raden daarom het gebruik van project labels aan!
Te groot voor één project
We begrijpen helemaal hoe gecompliceerd je werk kan zijn en dat het uit vele aspecten en fases bestaat. Binnen Nozbe hebben we namelijk ook te maken met zulke complexe processen. Heb je ooit weleens geprobeerd om geen gebruik te maken van een verticale hiërarchie en om gerelateerde projecten op een andere wijze aan elkaar te verbinden?
Denk aan de master-projecten die je graag zou willen hebben (misschien voeg je later nog een aantal deelprojecten toe). We houden het voor nu even bij evenementmanagement en we gaan de volgende voorbeelden in ogenschouw nemen:
- afspraken betreffende een locatie
- catering
- team
- promotie
- boekhouding en financiën, etc.
Dit zijn echt complexe onderwerpen! Met slechts één project kun je niet alles aanpakken; je kunt taken op deze wijze niet organiseren en je kunt ook de workflow niet beheren. Om die reden zou je gebruik kunnen maken van project labels voor deze items binnen Nozbe. Met behulp van project labels kun je op zichzelf staande gerelateerde projecten groeperen. Link alle gerelateerde projecten aan elkaar door ze hetzelfde label te geven, in plaats van grote projecten te creëren met deelprojecten.
Vele projecten - één label
Creëer de labels die je misschien nodig hebt. Denk bijvoorbeeld aan ‘Team’. Elke evenement heeft de inspanning van een team nodig om alle details af te kunnen handelen. Je hebt waarschijnlijk een ervaren Evenementmanager nodig en ook individuele leidinggevenden die verantwoordelijk zijn voor het beheer van de locatie, de vrijwilligers, publiciteit, etc. En er is geen sprake van een conferentie als er geen sprekers zijn. Je moet ze voorzichtig uitkiezen.
Elk van deze aspecten vereist een afzonderlijk project:
- Het inhuren van een Evenementmanager
- Het werven van een Manager voor Vrijwilligers
- Sprekers
- etc.
Filter je projecten en schakel gemakkelijk over van één team-gerelateerd project naar een ander team-gerelateerd project door ze allemaal met het ‘Team’ label te markeren, als je je wilt focussen op taken die met mensen te maken hebben.
Zo doen we dat
- Creëer eerst je projecten en vul ze met taken.
- Ga naar je projectenlijst na afloop, als je jouw projectbeheer wilt vergemakkelijken.
- Kies één project en ga naar de informatiebalk (‘i’ icoon).
- Maak daar gebruik van de knop ‘verander labels’ om jouw ‘Team’ label te creëren en wijs het toe aan dit project.
- Ga vervolgens naar de projectenlijst en ga naar de bewerkingsmodus door gebruik te maken van de ‘…’ knop.
- Vink nu alle projecten aan die betrekking hebben op het team, personeel, HR etc. en maak gebruik van de ‘verander’ knop.
- Klik nu op ‘Labels’, kies jouw ‘Team’ label en bevestig jouw keuze.
Het is ook een goed idee om alle team-gerelateerde projecten met dezelfde kleur te markeren, zodat je nog gemakkelijker kunt zoeken en van project kunt wisselen.
Een nog snellere versie
Je kunt een label ook toewijzen aan jouw project en het markeren met een kleur wanneer je een project creëert. Zo gemakkelijk is het:
Probeer het zelf eens uit
Probeer gebruik te maken van labels binnen Nozbe als je denkt dat je jouw workflow en taak-/projectbeheer zo kunt aanpassen dat er sprake is van een meer horizontale hiërarchie die gebaseerd is op het groeperen van gerelateerde elementen.
We willen echt graag weten of dit voor jou werkt. Als je suggesties hebt betreffende projecten en deelprojecten versus het groeperen van projecten door gebruik te maken van labels, deel ze dan met onze productieve gemeenschap door onderaan een opmerking te plaatsen. Dank je wel!
Geschreven door Magda. Magda maakt onderdeel uit van het Nozbe marketingteam
