Hoe productiviteitsgoeroes hun doelen stellen – praktische tips van Nozbe Ambassadeurs

Ik ga ergens heen waar ik alleen ben en waar het stil is en ik bekijk mijn Verantwoordelijkheidsgebieden en daarna stel ik doelen voor januari - ? maart.

Het is belangrijk om te onthouden dat je geen robot bent. Je kunt je doelen altijd veranderen! Mijn planningsproces is voortdurend proces en er is geen enkele maand toegewijd aan planning. Mijn hele leven is één groot plan dat blijft veranderen! Voor mij is deze vrijheid het belangrijkst.

Ik stel meestal geen doelen voor het nieuwe jaar, niet omdat ik het een slecht idee vind maar omdat ik in periodes van 12 weken werk en om die reden stel ik doelen voor de relevante tijdsperiode. Mijn doelen voor die 12 weken staan natuurlijk direct in verbinding met een aantal ‘grote’ doelen, die soms een jaar in beslag nemen.

Tijdens de vakantieperiode herzie ik mijn doelen van het voorgaande jaar. Ik bekijk alle foto’s die ik gemaakt heb gedurende het jaar en ik probeer naast mijn grote overwinningen ook mijn kleinere overwinningen eruit te halen die ik misschien vergeten ben.

Zodra ik een goede grip heb op het voorgaande jaar doe ik samen met mijn vrouw en kinderen de cursus ‘5 Days to Your Best Year Ever’ van Michael Hyatt. We maken er een punt van dat de kinderen ook een aantal doelen stellen voor het nieuwe jaar.

Ik probeer ook altijd een ‘push goal’ te stellen. Dit is een doel dat ik binnen de komende 30 dagen kan behalen. ‘Push goals’ hebben verschillende doeleinden. In eerste instantie is een snelle actie een geweldige manier om vorderingen te maken. Daarnaast is het een geweldige manier om momentum op te bouwen, zodat grotere doelen later in het jaar behaald kunnen worden. Dit jaar is het mijn ‘push goal’ om de digitale detox die Cal Newport in zijn boek ‘Deep Work’ beschreven heeft te volgen.

Nadat ik de ‘Best Year Ever’ cursus heb afgerond en mijn doelen vorm heb gegeven voeg ik alles toe aan Nozbe via hetzelfde systeem dat in mijn ‘Nozbe Goal Tracking System training’ naar voren komt.

Wanneer ik naar het nieuwe jaar kijk zie ik het niet als een tijd van herzieningen en het creëren van doelen, omdat gedurende het jaar mijn doelen vaak veranderen en mijn focus vaak verschuift. De oprichting van Productivity Grid, mijn productiviteit adviesbureau, is een goed voorbeeld hiervan. Het stond niet op mijn jaarlijkse lijst met doelen, het gebeurde gewoon op een natuurlijke wijze.

Ik probeer mijn doelen daarom op een hoog niveau te houden en ik focus me op een kortere periode. Elk doel of idee dat ik heb wordt bijvoorbeeld in een Ooit/Misschien project geplaatst. Ik herzie deze doelen en of ideeën om de zoveel tijd door het jaar heen. Dit brengt vaak nieuwe ideeën en projecten teweeg die voltooid moeten worden.

Ik heb daarnaast ook een projectonderdeel binnen Nozbe zodat ik de 6 Horizonnen van Focus van de GTD-methode kan herzien.

Zoals gewoonlijk bevinden mijn projecten zich in simpele lijsten die gecategoriseerd zijn volgens kleur en belangrijkheid. Mijn nieuwste idee is om een categorie toe te voegen met de naam “Zonder een datum”. Ik kan het doen wanneer ik dat wil!

Ik blijf gewoon datgene doen wat ik altijd doe: ik gebruik Nozbe voor de voortgang van mijn projecten.

Ik heb een visie voor mijn leven. Ik weet, in het algemeen, wat ik wil en waar ik wil zijn over 5, 10 of 15 jaar. Om ervoor te zorgen dat mijn visie realiteit wordt heb ik een aantal lange termijn doelen (drie tot vijf jaar) en een aantal korte termijn doelen (meestal jaarlijks). Elke week van die 12 weken wordt in zijn geheel gepland. Ik probeer mijn plan realistisch te maken door rekening te houden met evenementen zoals kerst, vakanties etc. Elke week kijk ik hoe mijn plan verloopt. Soms moet ik taken naar een andere week verschuiven of laat ik iets vallen. Zodra het plan loopt probeer ik geen nieuwe doelen of taken toe te voegen. Wanneer de periode van 12 weken afgelopen is herzie ik de resultaten, trek ik conclusies en stel ik nieuwe doelen voor de volgende periode.

Omdat ik me in zoveel verschillende vakgebieden bevind gebruik ik een zeer gestructureerd systeem voor kleuren en labels. Op deze wijze blijf ik al mijn verschillende projecten en taken de baas. Ik geef, als basis, mijn labels en projecten een bepaalde kleur zodat ik snel mijn gehele lijst kan overzien. In deze post kun je een gedetailleerdere versie van mijn systeem vinden.

Ik gebruik Nozbe om mijn leven te organiseren. Ik heb recentelijk mijn project labels geüpdatet zodat ze op de juiste wijze de verschillende gebieden van verantwoordelijkheid weergeven. Sommige voorbeelden omvatten Persoonlijke Ontwikkeling, Gezondheid, Vrienden en Familie, Werk, etc. Ik probeer mijn projecten op deze gebieden te focussen. Dankzij de filters van Nozbe kan ik me wanneer dan ook op elk gebied van mijn leven focussen.

Pro Tip: Ik ben ook aan een nieuwe workflow begonnen met AirMail voor iOS en macOS; ik kopieer de link van het bericht en voeg het als een opmerking toe aan een Nozbe taak. Voor een follow-up klik ik op de link dat zich in mijn Mac of iOS toestel bevindt en het brengt me daarna gelijk naar mijn bericht binnen AirMail, zonder dat ik ernaar hoef te zoeken of dat ik het bericht naar Nozbe moet doorsturen. Dit is zeer nuttig voor mij omdat ik voor follow-ups een heleboel klanten een e-mail moet sturen. Het zorgt ervoor dat ik gelijk het gehele e-mailgesprek kan zien!

Een aantal bevinden zich al op mijn lijst en anderen zullen gedurende het jaar verschijnen. Er is altijd wel iets dat je kunt verbeteren. Gewoontes en routines zijn geweldige productiviteit boosters. Mijn nieuwe routines en gewoontes hebben met gezondheid, productiviteit en persoonlijke ontwikkeling te maken.

Ik ben recentelijk, door middel van een simpele ademhalingstechniek, begonnen met mediteren. Ik gebruik de Breathe app op mijn Apple Watch; het voldoet en het doet datgene wat het hoort te doen.

Ik werk in 2018 ook aan mijn conditie. Net zoals zoveel mensen heb ik een heleboel dingen op mijn bord liggen die mijn aandacht vereisen. Jammer genoeg zorgt dat ervoor dat het sporten er vaak bij inschiet.

Ik denk dat het verschil in mijn werk- privébalans te zien zal zijn. In 2017 plande ik een heleboel dingen van tevoren in. Ik heb besloten dat ik in 2018 vrijelijk mijn prioriteiten en doelen wil kunnen aanpassen. Daarnaast zal ik ook de hoeveelheid onrendabele taken proberen te minimaliseren.

2017 was een goed jaar voor mij, maar 2018 kan zelfs nog beter zijn! Mijn productiviteit systeem is de motor die ervoor zorgt dat alles gesynchroniseerd blijft.

Dit jaar wil ik me graag gaan focussen op eliminatie. De eliminatie van taken en dingen om me heen. Minimalisme fascineert me. Ik dacht vroeger dat het niet iets voor mij was, maar na verloop van tijd realiseerde ik me dat het niet alleen een optie maar ook een noodzaak was (voor mij).

Ik weet zeker dat ik nog meer taken zal proberen te automatiseren. Ik hou van automatisatie en ik bouw mijn eigen apps en scripts om mijn workflow te bevorderen. Natuurlijk worstel ik met een heleboel ideeën en plannen en probeer ik goede keuzes te maken zodat ik gefocust blijf op datgene wat belangrijk voor me is en wat me beter maakt.

2017 was het jaar waarin ik met verschillende productiviteit systemen experimenteerde. In 2018 ga ik echter weer terug naar de basis. Dit jaar ga ik mijn ochtendroutine aanpakken, ik ga mijn ideale week reorganiseren zodat ik beter gebruik kan maken van ‘batching’ en ik ga elke taak herzien die op dit moment in Nozbe staat. Ik neem essentialisme en deep work zeer serieus dit jaar.

Dit is een geweldige vraag! Jammer genoeg heb ik hier geen antwoord op. De opzet van mijn workflow en productiviteit wordt altijd geoptimaliseerd. Ik creëerde bijvoorbeeld een nieuwe workflow binnen Nozbe voor het toevoegen van deadlines aan projecten via taken en voor het toevoegen van een categorie. Niemand weet wat er in 2018 zal gebeuren, maar ik kijk ondanks alles toch uit naar verandering!