Ik schreef deze post omdat ik je graag wilde tonen hoe ik mijn wekelijkse herziening in GTD-stijl heb gehackt. Het bespaart me elke maand 2 uur en die tijd besteed ik nu aan dingen waar ik van geniet en niet aan werk. Lees snel verder en probeer het zelf.
Standaard wekelijkse herziening
Op dit moment heb ik 134 projecten in Nozbe staan. Sommige mensen vinden dit veel anderen weer niet. Eén ding blijft echter een feit: zo’n lange lijst moet goed onderhouden worden – er mag niets misgaan. Omdat de hoeveelheid projecten op mijn lijst begonnen toe te nemen ontstond er een probleem. En het probleem was… mijn wekelijkse herziening! Om daadwerkelijk te kunnen begrijpen waarom het een probleem werd binnen mijn projectmanagementsysteem moet ik je vertellen hoe ik het uitvoerde. Ik ging gewoon door al mijn projecten heen (natuurlijk met uitzondering van standaard taken, zoals inbox zero etc.). Binnen elk project herzag ik:
- de begindatum van het project,
- de datum van voltooiing,
- of alle datums correct zijn (ik ben zeer ongeorganiseerd – terwijl ik een project creëer verwar ik vaak de maand of vergeet ik een vervaldatum in te stellen).
Het bleek dus dat mijn wekelijkse herziening niet een wekelijkse evaluatie van al mijn projecten was en het was ook geen periode van stilte en concentratie. In plaats daarvan was het meer een race om weer een ander project te voltooien en om door de kleinste details heen te gaan. Ik bevond mezelf in een situatie waar ik naar een dokter wilde gaan en om ziekteverlof wilde vragen als ik alleen maar aan een wekelijkse herziening dacht. Later bedacht ik me dat dat zinloos zou zijn omdat ik mijn eigen bedrijf run… ik moest echt een oplossing vinden!
Mijn advies: bekijk hoe jij je wekelijkse herziening uitvoert. Komt het overeen met die van mij? Zou je graag maandelijks tijd willen besparen voor andere activiteiten?
Hoe ziet jouw projectlijst eruit?
Om je te helpen begrijpen hoe ik de routine van mijn wekelijkse herziening heb aangepast zal ik je laten zien hoe mijn projectlijst eruitziet. Ik ben een YouTuber, bedrijfscoach en student (online) en op mijn lijst staan de volgende projecten:
- 1e groep – werk gerelateerde projecten en privéprojecten. Open projecten met kleine taken die niet vereisen dat er aparte projecten worden gecreëerd;
- 2e groep – huidige zakelijke projecten;
- 3e groep – zakenreizen en privéreizen;
- 4e groep – wederkerende taken: privé en werk gerelateerd (bijvoorbeeld inspanningen die gerelateerd zijn aan het werven van nieuwe klanten voor privéprojecten die taken zoals het wisselen van banden/wederkerend: om de 6 maanden/ of de Franse taal leren /wederkerend: elke dag/ bevatten);
- 5e groep – afleveringen op YouTube – elke aflevering is een ander project;
- 6e groep – studie – elk onderwerp is een afzonderlijk project. Omdat ik online studeer moet ik tijd vinden om naar hoorcolleges te luisteren en om opdrachten te voltooien;
- 7e groep – ideeën – open projecten waarin ik ideeën bewaar voor: nieuwe YouTube afleveringen, Facebook en LinkedIn posts, blogposts, etc.;
- 8e groep – klanten (huidige en potentiële);
- 9e groep – ooit/misschien – dit zijn alle projecten die op dit moment niet belangrijk voor mij zijn, maar misschien doe ik er in de toekomst nog iets mee.
Mijn advies: zorg ervoor dat jouw projecten zijn onderverdeeld in groepen en dat de lijst niet chaotisch is.
Welke projecten zijn belangrijk voor mij?
Daarna moest ik mezelf de volgende vraag stellen: welke projecten zijn belangrijk voor mij? Aan deze groep heb ik al mijn projecten toegevoegd die inkomsten genereren en dit zijn de projecten die een prioriteit hebben binnen mijn wekelijkse herziening. Dit zijn al mijn projecten met uitzondering van:
- afleveringen op YouTube (ondanks het feit dat YouTube een aanzienlijke inkomstenbron is, vond ik het niet noodzakelijk om elke week elke aflevering te herzien),
- projecten van de ‘studie’ groep
- projecten van de ‘ideeën’ groep,
- projecten van de ‘misschien/ooit’ groep.
Ik realiseerde me dat de wereld niet uit elkaar zal vallen wanneer ik deze projecten niet op een wekelijkse basis herzie.
Mijn advies: vraag jezelf af: welke projecten zijn echt belangrijk voor mij?
Wat deed ik?
Ik verdeelde mijn wekelijkse herziening in twee delen:
- 1e deel - Standaard Herziening,
- 2e deel - Diepgaande Herziening.
Voor de Standaard Herziening ga ik door alle projecten heen die belangrijk voor me zijn – degenen die inkomsten genereren. Ik doe dit elke week. Daarnaast omvat de herziening ook taken zoals: inbox zero (e-mail, privéberichten, de Download folder, inbox), een overzicht van de komende week en een budget herziening.
Een Diepgaande Herziening is een grondige wekelijkse herziening die ik elke week uitvoer. Wanneer ik daarmee bezig ben ga ik door al mijn projecten heen – niet alleen degenen die ik belangrijk vind.
Mijn advies: creëer twee taaksoorten binnen je Nozbe account: Standaard Herziening en Diepgaande Herziening. Link daarna de projecten van geschikte groepen aan deze taken – je kunt hier een Nozbe checklijst voor gebruiken.
Hoeveel tijd heb ik bespaard?
Voor mij is tijd heilig. Ik volg het principe waarbij het alleen maar beter is wanneer ik meer tijd bespaar om leuke dingen te doen! De vraag is daarom: hoeveel tijd heb ik per maand kunnen besparen? In mijn geval doe ik ongeveer een uur over een standaard herziening. Een diepgaande herziening duurt ook ongeveer een uur. Ik spendeerde dus standaard 2 uur per week aan een wekelijkse GTD-herziening, oftewel 8 uur per maand.
Op dit moment volg ik het volgende schema voor mijn wekelijkse herziening: vier weken met een standaard wekelijkse herziening (1 uur/week) + een diepgaande wekelijkse herziening (1 uur om de twee weken). In totaal is dat 6 uur per maand.
Naast elke maand 2 uur bespaard te hebben, ervaar ik ook minder stress en frustratie en hoef ik niet meer in paniek naar de dokter te rennen om ziekteverlof aan te vragen.
Auteur: Matt Olech - YouTuber en bedrijfscoach. Hij werkt met verschillende merken samen – niet alleen als coach, maar ook op YouTube. Zijn doel? Om klanten te helpen datgene te behalen wat ze willen bereiken. Consultant. Zeven jaar geleden begon hij zijn eigen entertainment kanaal op YouTube, genaamd Matt Olech. In totaal zijn zijn video’s meer dan 15 miljoen keer bekeken. Op YouTube heeft hij samengewerkt met merken zoals TicTac, Hoop Cola, Provident, Lajt Mobile. Hij is nu al twee jaar beschikbaar als bedrijfscoach. Zijn workshops en training sessies zijn tot nu toe al door meer dan tweeduizend mensen bijgewoond. Hij heeft onder andere samengewerkt met de Hogeschool in Poznan en lokale jongerenraden.
