Inbox lijkt gemakkelijk en recht door zee te zijn. Ook al is het één van de beginpunten voor een goed Krijg Dingen Gedaan systeem, lijkt het erop dat velen er verward door raken. Omdat het dichtbij de kern van de GTD methodologie ligt, is het essentieel om het te begrijpen. Dit aspect is niet alleen gerelateerd aan Nozbe, het moet in een breder persectief beschouwd worden.
De meest voorkomende problemen wanneer inboxen gebruikt worden en een aantal manieren om ze op te lossen!
Ik heb besloten om over Inbox te schrijven omdat we er een heleboel vragen over krijgen, vooral van nieuwe Nozbe gebruikers. Maar ik denk dat de gebruikers die Nozbe al een lange tijd gebruiken er ook voordeel van kunnen trekken.
Recentelijk heb ik een e-mail van iemand ontvangen met de klacht dat ons e-mailsysteem achterhaald is. Waarom? Omdat hij tusendoor moet inloggen op verschillende e-mailadressen en moet filteren wat er naar Nozbe gaat als bruikbaar.
Ik kon simpelweg niet begrijpen waarom iemand al die verschillende e-mails gescheiden hield. Google mail bijvoorbeeld, heeft het geweldige vermogen om andere mailboxen te verbinden, om ze automatisch te taggen naar herkomst en het heeft ook het vermogen om te antwoorden alsof je in feite gebruik maakt van het originele e-mailadres (het vereist configuratie maar zodra het ingestelt is, is het een zegen). Ik doe dat en het maakt mijn leven veel gemakkelijker. Ik weet ook dat andere e-mailsystemen dezelfde capaciteit hebben. Waarom maak je je eigen leven zo moeilijk?
Dankzij opties zoals labels, krijg ik mijn inbox/en bijna elke dag op nul. Als ik elke keer opnieuw zou moeten inloggen tussen alle (3 werk gerelateerde, 3 gereleteerd aan mijn beroep maar niet mijn werk en 4 privé) e-mailaccounts, dan zou ik zeker te weten gek worden, mijn concentratie en tijd verliezen gedurende het proces en natuurlijk zou dan het vermogen om taken naar Nozbe te e-mailen, zoals de persoon al aangaf, achterhaald zijn.
Te veel inboxen? Voeg ze gewoonweg samen!
De meesten van ons, net zoals Michael hebben meer dan één inbox. Velen van ons, of iedereen, hebben verschillende e-mailadressen, Evernote, tools om te lezen etc. Ze hebben als doel om gaandeweg informatie te verzamelen voor ons.
Eén belangrijk verschil tussen hen en Nozbe’s inbox is dat Nozbe’s inbox gebruikt zou moeten worden voor bruikbare zake. Andere inboxen zouden meer als “een plaats moeten dienen waar je dingen kunt zetten”.
Het doorsturen naar Nozbe van elke e-mail, elk document, elk artikel of wat je nog meer tegenkomt is oké, als je niet veel te doen hebt en het niet erg vindt om door honderden junk items te gaan om degene te verkrijgen die echt actie vereisen. Waarom optimaliseer je jezelf niet gewoon? Waarom breng je de hoeveelheid inboxen niet terug naar 3-4 inboxen in totaal? En gebruik één Nozbe inbox voor alleen maar bruikbare acties?
Stappen om om te gaan met e-mail en fysieke inboxen:
- Alle bruikbare e-mails die naar jouw voornaamste mailbox komen - stuur door naar Nozbe - ze zullen automatisch omgezet worden naar taken.
- Alle junk mail. - verwijder.
- E-mails die naar iemand doorgestuurd moeten worden - geef het gewoonweg door.
- De rest van de e-mails - archiveer - je zult in staat zijn om ze later te vinden.
- Tot slot, papieren documenten van je fysieke inbox - verwerk ze - beslis wat je ermee wilt doen (scannen, vernietigen, aan een taak toevoegen…).
Zodra het zich in de Nozbe Inbox bevindt - verwerk één voor één elke taak - verplaats ze naar geschikte projecten of gebruik de 2 minuten regel om de gemakkelijkste taken gelijk op dat moment te doen.
Binnen Nozbe geloven we dat hoe meer inboxen je hebt, hoe groter de kans is dat je er niet meer bovenop zit en van de route afdwaalt. Hoe meer tijd je laat wegslippen voor niet productieve en verstorende zaken zoals het inloggen tussen verschillende accounts en het zoeken naar dingen, hoe minder tijd je zult hebben voor wat echt gedaan moet worden.
Je inbox delen is niet zo’n goed idee
Om de zoveel tijd krijg ik nog een andere vraag, die als volgt gaat: “in het verleden stond je het toe dat de Nozbe Inbox gedeeld kon worden. Waarom kan dat niet meer?”
Het antwoord is simpel. Het was een experiment en nadat we het ingevoerd hadden kregen we een heleboel feedback waarin stond dat het tot verschillende problemen leidde voor gebruikers. Persoonlijk denk ik niet dat je jouw Nozbe inbox moet delen wanneer je normaal gesproken je e-mail niet deelt. Jouw inbox is jouw rommel - ga ermee om :-)
Als je een aantal taken van jouw Nozbe inbox moet delen, verplaats ze dan naar een geschikt “gedeeld” project.
Zelfs als je een reeks van alleenstaande acties hebt, leiden ze je nog steeds naar iets groters b.v. je huis verbeteren. Waarom creëer je dan niet een project “huishoudelijke boodschappen” of iets overeenkomstigs binnen Nozbe? Door anderen toegang te geven tot je inbox kan er veel verwarring ontstaan, vooral als ze daar al hun binnenkomende zaken ook beginnen te dumpen. Je zult dan al snel eindigen met een gigantische, tot niets leidende plaats, die je zelfs niet kunt opruimen zonder de hulp van anderen. En dat werkt zeker niet productief, ben je het daar niet mee eens?
Oké, wat nu?
Waar het op neer komt is dat je je eigen leven gemakkelijker moet maken. Wissel niet tussen accounts, wanneer dat vermeden kan worden. Deel niets dat privé is - Nozbe geeft je die garantie. Geloof dat het duidelijker wordt wat JIJ moet DOEN, in tegenstelling tot het afleiden van jezelf met zaken die niet direct jouw aandacht nodig hebben. Dit alles kan ertoe leiden dat je productiever wordt en je jouw doelen gemakkelijker kunt bereiken.
Bekijk onze cursus!
Michael praat over inboxen in les 1 van onze “10 stappen naar ultieme productiviteit” cursus - zorg ervoor dat je het bekijkt (net zoals de rest van onze cursus):
Geschreven door Delfina (Nozbe Ondersteuning - CHO - Chief Happiness Officer)