Het werken bij Nozbe met ons geweldige team geeft me de mogelijkheid om door bijna elke situatie te gaan die je je maar kunt voorstellen. Ik zie verschillende soorten bruikbare taken, projectnamen en beschrijvingen.
Ik zal proberen je aandacht te trekken naar een belangrijke zaak binnen productiviteit, namelijk: perfectie bereiken in het geval van korte, duidelijke en begrijpbare taaknamen.
De achtergrond
We leven een hectisch leven waar concrete, precieze en korte informatie zijn gewicht in goud waard is. Jammer genoeg is het niet zo gemakkelijk als het klinkt. Te beginnen met onze te lange e-mails (een zeer goed artikel over dit onderwerp is te vinden in Productive! Magazine nr.8 door Leo Babauta “Your emails are too long”) via alledaags schrijven naar simpele dingen zoals de namen van acties. Ik zou het creëren van taken vergelijken met het schrijven van een boek. Als je het een titel geeft die te lang is, wat zouden de consequenties dan kunnen zijn?
Hoe niet te schrijven
Productief zijn is in sommige opzichten alles geoptimaliseerd hebben en zo duidelijk mogelijk houden. Met dat in gedachte, komen we soms taaknamen zoals dit voorbeeld tegen:
‘Tom ga alsjeblieft naar de kapstok, pak de hondenriem, bevestig de hondenriem aan de hond, open de deur en neem de hond mee naar buiten, zorg er alsjeblieft voor dat er genoeg tijd voor de hond is om te rennen en om zijn ding te doen omdat hij ten minste 30 minuten nodig heeft om te rennen en extra tijd nodig heeft voor het toilet.’
Ten eerste, dit is niet een taak maar een checklijst… of nog beter - zelfs een klein project. Ten tweede - Tom zal niet blij zijn als hij een taak zoals deze ontvangt. Hij kan zelfs verward raken.
De sleutel voor een perfecte benaming van taken
Iets waardevols dat we hier bij Nozbe allemaal leren is om informatie te leveren die zo kort en precies mogelijk is.
Denk je ook niet dat een taak zoals ‘laat de hond uit’ gedelegeerd naar Tom alles zegt? Ik geloof dat als je het aan hem doorgeeft, hij al wel weet hoe de routine gaat en waar de hondenriem is. Waarom zou je anders in eerste instantie de taak naar hem delegeren? Als er enige andere informatie is die je aan Tom wilt geven, dan zal Tom het waarderen als je het binnen opmerkingen post. Gemakkelijk te vinden en snel te bereiken.
Neem gewoon een kijkje naar deze gedetailleerde en ondanks alles, alledaagse belevenis: wanneer Tom zijn taken bekijkt en ‘laat de hond uit’ ziet, durf ik te wedden dat hij zich er best wel GOED over voelt en dat hij eraan begint. Ik denk dat Tom het veel meer zou waarderen dan de absurd lange taaknaam die ik in eerste instantie quoteerde :-)
Plaats gewoonweg geen aanvullende informatie binnen de taaknaam als het als een opmerking gegeven kan worden - je zult zeer snel de verandering merken!
Taaknaam situaties van Nozbe
Het eerste wat ik in de ochtend zie is mijn Volgende Actie lijst die misschien rond de 30-50 taken bevat met korte, pakkende namen zoals “hond uitlaten”; “bekijk/plaats opmerking”; “ondersteuning”; “terugbetaling”; “schrijf naar Dhr. X betreffende een post” en ga zo maar door… Als ik niet zulke lijsten zou hebben, dan zou ik niet eens de helft gedaan krijgen omdat alleen al het lezen van lange namen een heleboel van mijn tijd in beslag zou nemen en daar komt de tijd die ik nodig heb om deze dingen gedaan te krijgen nog bovenop.
De meeste taaknamen zijn routine en ik heb er zelfs geen notities voor nodig. Een aantal hebben notities die zijn toegevoegd als opmerkingen door mijn collega’s, die me informeren wie b.v. een terugbetaling vereisen, wat het e-mailadres is van Dhr. X en de overige vereiste informatie. Maar nu kun je het met me eens zijn dat ik het echt niet hoef te zien zodra ik de taak zie. Ik heb het nodig wanneer ik ermee aan de gang ga. De ‘vulling’ hoeft pas mijn aandacht af te leiden als ik er klaar voor ben om de actie te ondernemen, eerder niet.
Samenvatting
Zoals ik het zie, zijn de meest succesvolle taken degene die korte en intrigerende namen hebben. Namen die een pure essentie zijn van wat er gedaan moet worden. Overige informatie kan beschreven worden, met zoveel details als je wilt, binnen de opmerkingen van een taak. Als je vanaf het begin de details op iemand stort, zorg je ervoor dat je teamlid zich simpelweg overweldigd en verward voelt.
Vraag: Hoe ga jij om met taken binnen je team? Voel je vrij om jouw methoden onderaan te posten en inspireer anderen :-)
Geschreven door Delfina (Nozbe Ondersteuning - CHO - Chief Happiness Officer)