Dit is een andere inspirerende gastbijdrage van Robby Miles, onze Ambassadeur, een productiviteits goeroe en een hele goede man :-) Dit is dé post voor jou als je de efficiëntie van jouw team een boost wilt geven met behulp van de kanban methode.
Wat is kanban?
Kanban is een projectmanagementsysteem dat werd ontwikkeld door het Toyota motor company en hun ‘net op tijd’ productiesysteem. Het visuele aspect zorgt ervoor dat teams gemakkelijk met elkaar kunnen communiceren en dat ze snel kunnen zien welke veranderingen er binnen een project plaatsvinden.
De kanban structuur
Traditiegetrouw worden kanban systemen in verschillende projectfasen onderverdeeld.
Bijvoorbeeld:
- backlog van binnenkomende taken
- taken waaraan gewerkt wordt,
- taken die herzien kunnen worden,
- en taken die voltooid zijn.
Ondanks het feit dat de kanban systemen populair werden gemaakt door apps zoals Trello, is Nozbe in samenwerking met de kanban methode een geweldig tool voor het volgen van projecten.
Hoe je het kanban systeem voor jouw team kunt opzetten binnen Nozbe
Creëer eerst vier verschillende projecten. Eén voor elk gebied of fase.
Doe vervolgens een ’breindump’ van alle taken die geassocieerd zijn met jouw project. Laten we er in dit geval van uitgaan dat je een verjaardagsfeestje aan het organiseren bent. De volgende taken kunnen aan de orde komen: het kopen van een taart, het kopen van een kaart, het versturen van uitnodigingen, een plaatsje reserveren in het park en het plannen van een maaltijd. Voeg al deze taken toe aan de backlog of aan de binnenkomende projecttaken.
Delen en samenwerken
Om aan de slag te kunnen gaan met je projecten moet je ze eerst delen met je team. Doe dit voor elk kanban project.
Zodra elk project is gedeeld kun je aan de taken in je backlog werken. Verplaats je taken één voor één naar je In Uitvoering project.
Omdat er nu aan deze taken gewerkt wordt kun je ze delegeren door gebruik te maken van de Wie is Verantwoordelijk eigenschap binnen Nozbe.
Nu zullen je teamleden weten welke taken aan hen toebehoren en hoe het met de vooruitgang van het project staat. Je kunt zelfs opmerkingen voor anderen achterlaten terwijl je aan taken werkt.
Zodra een taak herzien kan worden kun je het naar je Gereed voor Herziening project verplaatsen. Wijs de taak toe aan de persoon die verantwoordelijk is voor de herziening.
Wanneer een taak, met de goedkeuring van alle teamleden, is voltooid kun je het naar je Voltooid Project verplaatsen en het markeren als gedaan. Door Nozbe op deze wijze met je team te gebruiken blijven al je taken overzichtelijk en gedelegeerd en daarnaast kun je ze ook volgen.
Is kanban iets voor jou?
Kanban kan door iedereen gebruikt worden, van het kleinste team tot de grootste organisatie. Teams hebben kanban op een succesvolle wijze gebruikt voor de ontwikkeling van software, het creëren van projecten en het runnen van workflows voor het schrijven van blogs.
Je kunt kanban voor al je verschillende projecten binnen Nozbe gebruiken door gebruik te maken van verschillende labels voor verschillende teams of overkoepelende doelen.
Als een projectmanagementsysteem zorgt kanban er op een zeer effectieve wijze voor dat jouw team hetzelfde voor ogen heeft als jij en dat ze de verschillende fasen begrijpen die nodig zijn om jouw projecten te kunnen voltooien.
