Dit is wat één van onze Nozbe gebruikers schreef:
Hallo. Dankzij Nozbe werd ik productiever. Zo productief zelfs dat ik het gevoel heb dat er geen einde komt aan al datgene wat ik nog moet doen. Ik doe dingen die ik in het verleden buiten ogenschouw liet en wanneer ik iets voltooid heb zijn er altijd nog een heleboel dingen die gedaan moeten worden. Het stopt dus nooit. Het zou geweldig zijn om een blogpost hierover te hebben zodat dit onderwerp besproken kan worden. Daarnaast zou ik ook graag willen weten wat jouw standpunt is en wat jouw tips zijn voor een optimale werk-privé balans wanneer je zo’n krachtig productiviteit tool in handen hebt :-).
Hier zijn 10 manieren die je helpen om te gaan met een nooit eindigende takenlijst. Volg deze tips en geniet van meer vrije tijd.
1. Maak gebruik van essentialisme
Volg het advies van Greg McKeown op en focus op de meest belangrijke zaken: ”Bij essentialisme gaat het er niet om hoe je nog meer dingen gedaan kunt krijgen; het gaat erom hoe je de juiste dingen gedaan kunt krijgen. Je doet niet minder om minder te kunnen doen. Het gaat om de beste investering van je tijd en energie, zodat we het meeste kunnen bijdragen door alleen datgene te doen wat essentieel is.”
Probeer de belangrijkste doelen te kiezen die je wilt bereiken in je professionele leven en in je privéleven. Kies er twee of drie als je er niet slechts één per gebied kunt kiezen. Wanneer je weet wat je wilt is het gemakkelijker om je terug te trekken uit sommige projecten. Laat nu de projecten los die je niet dichter bij je doelen zullen brengen of die niets met je doelen te maken hebben!
2. Maak je lijst schoon
Ga door je lijst heen en stel jezelf bij elke taak de volgende vraag: ‘Moet dit echt gedaan worden?’ ‘Wat gebeurt er als ik het niet doe?’ Je zult dan waarschijnlijk dingen identificeren die zo’n lage prioriteit hebben dat ze waarschijnlijk nooit gedaan zullen worden.
3. Voltooi altijd datgene waar je aan begonnen bent
Beginnen, verwerken, stoppen, focus verliezen, dingen vergeten, opnieuw beginnen, benodigde informatie en materialen nogmaals verzamelen, weer in de flow terechtkomen… klinkt dat bekend? Je werkt contraproductief wanneer je je cognitieve vermogen of je aandacht afwisselend op verschillende onderwerpen focust.
Om ervoor te zorgen dat je je focus niet verliest, is het belangrijk dat je je grote taken omzet naar kleinere taken en dat je je best doet om datgene te voltooien waar je aan begonnen bent. Het is niet alleen maar een effectieve werkwijze, het kan namelijk ook een bron van voldoening zijn :-)
4. Communiceer op een slimme wijze
Communiceer je behoeften en je gedachten gebonden maar uitvoerig wanneer je praat en schrijft. Wanneer je in je eerste e-mail alle benodigde informatie gegeven hebt zullen ze zoiets terugsturen: ‘OKÉ. Dank je wel’. Ze zullen vragen stellen wanneer je iets hebt gemist of wanneer je niet de moeite nam om een probleem uit te leggen. Er zal dan geen einde komen aan alle e-mailgesprekken. Formuleer je berichten op zo’n wijze dat er geen twijfels of vragen meer zijn.
5. Plan je dag
We weten allemaal dat het een goed plan is… maar toch doen we het niet op een dagelijkse basis. Probeer ’s ochtends of de avond ervoor je dag in te plannen. Maak een opsomming van alle belangrijke dingen die je moet doen. Zorg ervoor dat je taken kiest die echt een verschil maken en die jou dichter bij je grote doelen brengen. Zodra je ze voltooid hebt zul je voortgang zien en dat is voldoende!
Zorg ervoor dat je genoeg tijd vrijmaakt voor je familie en vrienden, onverwachte evenementen, huidige zaken, projectmanagement en kleine taken die we dagelijks moeten doen ondanks het feit dat we ernaar streven om essentialisten te zijn. En dat brengt ons naar…
6. Plan pessimistisch
In eerste instantie moet je alles inplannen wat je kunt inplannen. Voeg datums toe en prioriteer je taken. Probeer niet alles te strak in te plannen voor jezelf. Je zult je dan namelijk alleen maar gestrest en teleurgesteld voelen. Het is een goed idee om een buffer in te bouwen; voeg 25% toe aan de tijd die jij hebt ingepland voor elke taak. Maak je geen zorgen, je bent niet alleen, de meeste mensen onderschatten de benodigde tijd voor hun werktaken.
7. Maak gebruik van categorieën om taken te groeperen
Wanneer je aan het plannen bent en een schema aan het maken bent is het van belang dat je ook kijkt hoe je een aantal van je taken kunt bundelen. Je werk zal namelijk soepeler verlopen wanneer je tijdblokken toewijdt aan taken die vergelijkbare bronnen of tools vereisen. Op deze wijze kun je afleidingen minimaliseren en de efficiëntie maximaliseren. Gebruik Categorieën om vergelijkbare taken te groeperen binnen Nozbe.
8. Zet je eigen regels vast
Zoals David Allen zegt: “Je moet echt, waarschijnlijk met de hulp van anderen, je eigen werk- privé balans vinden. Wat ‘moet’, moet je negeren; het ‘moeten’ dat afkomstig is van andere mensen of van de internalisering van de denkwijzen van andere personen. Je moet op je eigen intuïtie vertrouwen.”
Door regels vast te stellen voel je je veiliger en zelfverzekerder. Vroeg of laat zullen je medewerkers weten wat jouw ‘standaarden’ zijn en ze zullen ze van nature respecteren.
Voorbeelden: ‘Rond 10 a.m. doet ze meestal haar belangrijkste taken, het is daarom beter dat we haar dan niet storen’, ‘Hij haalt zijn kinderen elke dag om 4:30 p.m. van school en daarom verlaat hij het kantoor om 4 p.m. Het is daarom niet logisch om een urgente taak naar hem te delegeren om 3:45 p.m.’, etc.
9. Stel een einde van de dag routine in
Probeer elke dag je dag op dezelfde wijze te eindigen en zorg ervoor dat je collega’s en klanten hiervan op de hoogte zijn. Doe wat je moet doen om je werk op je werk achter te kunnen laten. Voordat je dag eindigt kun je opschrijven welke taken je nog moet doen en wat voor werk gerelateerde zaken nog in je hoofd ronddwalen, zodat je daar in je vrije tijd niet meer over na hoeft te denken. Je kunt ook je kantoorplanten water geven, je bureau opruimen of je prestaties / opmerkingen / ideeën in je dagboek opschrijven, als je er één hebt. Schakel daarna je computer uit en verlaat je kantoor.
Als je werk mee naar huis moet nemen is het belangrijk dat je het in een bepaald deel van het huis legt en dat je de deur kunt sluiten.
10. Zeg ‘nee’
… op een diplomatische en nette manier, maar nog steeds: ‘nee’. Als een ‘ja’ ervoor zorgt dat je achterloopt op schema, dan is het van belang dat je de persoon daarvan op de hoogte stelt en dat je de taak op een nette manier weigert. Zelfs als die persoon jouw baas of klant is, kun je nog steeds assertief zijn. Leg uit dat het gezien je huidige verplichtingen niet mogelijk is, maar dat je graag samen met die persoon een oplossing wilt vinden.
David Allen heeft hier een zeer praktische tip voor: ”Als je de neiging hebt om zonder na te denken ja te zeggen wanneer iemand je vraagt om iets extra’s te doen probeer dan tijd te rekken. Antwoord niet gelijk. Laat de persoon weten dat je er nog op terug zal komen en gebruik die extra tijd om helder na te denken over je antwoordt. Als je ja wilt zeggen, dan is dat prima. Maar zeg nee als je nee wilt zeggen en blijf het ook zeggen. Rechtvaardig je acties niet en gebruik ook geen smoesjes. Je hoeft niet gemeen of onbeschoft te zijn.
P.S. Wees geen martelaar
Doe niet net alsof je de enige bent die hier alles doet. Ik weet dat sommige mensen zich op deze wijze druk en belangrijk voelen, maar het kan heel erg irriterend zijn voor collega’s, vrienden en familieleden. De meeste mensen zijn martelaren omdat ze de goedkeuring nodig hebben van andere mensen.
Auteur: Magda van het Nozbe marketing team