Werk je binnen deze sector, of een gerelateerde sector, en vraag je je af hoe je Nozbe kunt gebruiken om met je klanten samen te werken? In dit artikel presenteren we methodes en oplossingen die verzekeringsagenten, en andere professionals, kunnen helpen om effectiever en meer gestructureerd te zijn.
Dit artikel is gebaseerd op tips en ervaringen die door leden van onze Pools sprekende gemeenschap op Facebookwerden gedeeld.
De worstelingen van Krzysztof
Krzystof, een verzekerings- en investeringsspecialist en een gecertificeerde ‘European Financial Guide’ adviseur die voornamelijk in het veld van levensverzekeringen en groepsverzekeringen zit, was op zoek naar een manier om Nozbe, op een succesvolle wijze, voor zijn bedrijf te gebruiken. Hij wilde voornamelijk een tool hebben waarmee hij goede relaties kon behouden met zijn klanten: eraan herinnerd worden wanneer het iemands verjaardag is, wanneer het een goede tijd is om te gaan lunchen met een klant of voor een opvolging met hem of haar.
Hij zette de meerderheid van zijn projecten in Nozbe, maar hij wist niet hoe hij ze moest beheren en hoe hij ze gedaan kon krijgen binnen onze app. Volgens Krzysztof was het moeilijkste deel daarvan het volgende:
“Er zijn momenten dat ik met 30-40 klanten te maken heb die zich in verschillende stadia bevinden (vergadering, aanbod, onderhandeling, afronding, etc.). Zou ik deze 30-40 klanten aan de 50 projecten moeten toevoegen die ik al open heb staan, wetende dat ze de dynamiek zullen veranderen (soms ga ik naar een vergadering toe en sluit ik een bepaalde zaak in een dag af, terwijl het in andere gevallen wel een maand kan duren)?"
Je eigen system creëren. De eerste stap is altijd de moeilijkste stap
De belangrijkste conclusie en de eerste stap naar succes is de ontwikkeling van de gewoonte om al je taken bij te houden en om ze binnen Nozbe af te vinken wanneer ze voltooid zijn. Voor je hieraan begint is het belangrijk dat je de tijd neemt om de fundering van je systeem te leggen. Dat houdt in dat je al je gegevens naar je app verplaatst en dat je je projecten en taken door middel van labels, categorieën en datums structureert.
Om een systeem te kunnen creëren dat op een optimale wijze is afgestemd op jouw behoeften, moet je met verschillende scenario’s rekening houden, al zou het beter zijn als je ze allemaal opschreef en de initiële tegenvallers anticipeert:
“Er komen steeds maar weer nieuwe taken tevoorschijn: bel X terug, stuur GTC naar Y, check de verzekeringsuitkering voor Z. Om dingen gemakkelijker te maken (omdat het slechts één actie vereist), begon ik ze in één project te zetten genaamd “Lopende zaken”, maar daardoor kwam ik in een heel andere puinhoop terecht :)"*
Dankzij deze suggesties kun je die situatie voorkomen:
Advies van Radek: 1 klant = 1 project + labels
Het eerste idee, dat van Radek afkomstig was, was om voor elke klant een afzonderlijk project te creëren. Daarnaast suggereerde hij om labels zoals “vergadering”, “aanbod”, “onderhandelingen”, “afronding”, etc. te creëren en ze aan projecten toe te wijzen die overeenkomen met de stadia.
Door je projecten op zo’n wijze te organiseren kun je in twee stappen op klanten filteren die zich bijvoorbeeld in het “aanbod” stadium bevinden en het bod voor hen voorbereiden of je kunt ze op het “vergader” label filteren zodat je daarna telefoongesprekken kunt gaan voeren. Wanneer er een vergadering op het schema staat kun je aan het project van die klant een taak toevoegen, met alle details (inclusief de datum en de tijd), en een herinnering instellen.
Deze oplossing werd door Monika ondersteund. Monika vertrouwd voor haar werk ook op de sortering van projecten:
“Ik pas de 1 project per 1 klant aanpak ook toe en het zorgt ervoor dat ik soms wel 100-150 projecten heb. Voor projectnamen gebruik ik vaak datums en ik orden ze op alfabet, maar je kunt ze ook de naam van je klant geven en ze daarna op alfabetische volgorde ordenen. Soms heb ik 20-30 kleine taken van verschillende projecten op mijn todo-lijst staan (zoals bellen, e-mails versturen, geld overmaken, etc.). Ik zou niet weten hoe ik hiermee om zou moeten gaan als ik niet een gestructureerd systeem zou hebben."
Taken niet door middel van labels maar door middel van categorieën groeperen
Wanneer je voor de 1 klant 1 project methode kiest zal elk project ‘leven’. Elk nieuw samenwerkingsstadium dat je met een klant behaald, zou door een specifieke taak gerepresenteerd moeten worden. In plaats van labels zou je hier categorieën voor kunnen gebruiken.
Je kunt alle taken die met de opeenvolgende stadia te maken hebben in een afzonderlijk project bewaren, zoals ‘Samenwerkingsstadia met klant X – levensverzekering’. Wanneer taken van tevoren voorzichtig zijn voorbereid hoef je alleen maar naar het project te gaan om de taak te klonen die je wilt hebben (waar een categorie zoals “vergadering”, “telefoongesprek”, “VIP”, “[stadsgebied]” al aan toegewezen is (het is goed om te onthouden dat je meer dan één categorie aan een taak kunt toewijzen)), om de gekloonde taak aan het project van een specifieke klant toe te wijzen en om een vervaldatum in te stellen.
Je kunt, wanneer dat nodig mocht zijn, gewoon naar het “Jij+Team” venster gaan om je taken te zien en om ze op de categorie “[stadsgebied]” of de categorie “telefoongesprek” te filteren, zodat je naar je vergadering toe kunt gaan of de telefoon kunt pakken om de klant te bellen.
Een tip van Łukasz: 1 klant = 1 project + templates
Łukasz: schreef:
“1 klant = 1 project of als laatste redmiddel, 1 zaak = 1 project. Dankzij templates is dit super gemakkelijk, vooral omdat je de start van elk opeenvolgend stadium zelf kunt instellen voor “over 2 weken” bijvoorbeeld”.
Ik heb een project template voor het aannemen van nieuwe klanten (tekenen van contracten, invoeren van gegevens, toewijzen van een accountmanager, etc.). Elke template bevat een “controletaak” die ik als mijn Prioriteit (Volgende Actie) heb opgeslagen. Op deze wijze kan ik zaken bekijken die “officieel onvoltooid” zijn en waarvan enkele stappen nog steeds afgewerkt moeten worden. Het is niet zeer nauwkeurig, omdat ik nog steeds naar dat project moet gaan om te kijken wat er gedaan moet worden, maar ik hoef niet elke keer de ster te gebruiken."
Zelfs als je niet van het idee houdt om een controletaak te gebruiken moedigen we je nog steeds aan om templates te gebruiken! Als er voor elke klant soortgelijke stappen ondernomen moeten worden kun je een gedetailleerde template creëren (let op: de datum van voltooiing die aan de template is toegevoegd is relatief en specificeert alleen maar de tijdsperiode tussen vandaag en de vastgestelde deadline) en daar een nieuw project van maken wanneer je een nieuwe klant hebt.
De suggestie van Mariusz: één enkel project
Deze aanpak beperkt je opties, het is moeilijker om klanten te sorteren en je kunt geen labels gebruiken. Voor sommige mensen kan dit echter de optimale oplossing zijn.
Zoals Mariusz schrijft:
“Een andere optie zou kunnen zijn dat je één project voor al je klanten creëert waar de namen van de taken de namen van de klanten zijn. Binnen deze taken zou je checklijsten als opmerkingen kunnen toevoegen, je zou items kunnen afvinken wanneer ze voltooid zijn en je zou de opmerkingen op een dynamische wijze kunnen bewerken wanneer er een nieuwe taak is voor een bepaalde klant."
Dit is een goed moment om je eraan te herinneren dat je elke taak gelijk kan omzetten naar een project binnen Nozbe. Wanneer een klant of een zaak zeer gecompliceerd blijkt te zijn kun je van die taak gemakkelijk een project maken en alle details daarvan behouden. Zodra je van een taak een project maakt zal het niet meer op je takenlijst staan. Als je de taak op je takenlijst wilt houden (bijvoorbeeld voor statistische doeleinden) moet je de taak eerst klonen en van de kopie een project maken.
Blijf je systemen op een voorzichtige en consistente wijze onderhouden
Het is goed om in gedachten te houden dat je gemakkelijk verdwaald kunt raken als je niet al je taken binnen Nozbe zet en ze binnen hun respectievelijke projecten in de gaten houdt en dagelijks en wekelijks onderhoud verricht.
Kijk hier als je wilt weten hoe Nozbe binnen andere industrieën toegepast kan worden.
