Aah, productiviteit. Het kan het verderf van ons bestaan zijn. Wanneer je team niet goed presteert/ niet overal bovenop zit lijdt de productiviteit eronder en daalt het moreel en de omzet. Het maakt hierbij niet uit of je team op afstand of op een kantoor werkt.
Zaken beginnen zich op te stapelen en dat leidt weer tot frustratie en verminderde motivatie. Je kunt met gemak aan je eigen productiviteit werken, maar hoe zorg je ervoor dat je hele team productiever wordt zodat dingen gedaan worden?
Het goede nieuws is dat er een reden is waarom zaken niet gedaan worden. Blijft je team deadlines missen en is er op dit moment sprake van een verlaagde output? Pak dan, voordat je met oplossingen aan de slag gaat, de oorzaak van het probleem aan.
Laten we eens kijken waarom je team niets gedaan krijgt en wat je zelf kunt doen om hier verandering in aan te brengen.
Er wordt niet geprioriteerd
Stel je voor dat een teamlid net een lage prioriteit taak heeft ingeleverd. Hoe zit het met de hoge prioriteit taak die je als eerste voltooid wilde hebben? Die is nog steeds niet gedaan.
Het excuus dat gebruikt wordt is altijd hetzelfde: ‘Ik wist niet dat het een prioriteit was.’
De verantwoordelijkheid hiervoor ligt in zijn geheel bij de teamleider. Als teamleider moet je dus beter communiceren of iets een prioriteit is of niet.
Laten we eens teruggaan naar het begin. Je moet eerst bepalen welke taken als eerste voltooid moeten worden en daarna moet je ervoor zorgen dat je gehele team hetzelfde voor ogen heeft.
Het toewijzen van taken is niet voldoende. Als iedere werknemer verschillende taken op zijn of haar bord heeft liggen moeten ze weten hoe het met de prioriteit zit. Anders zullen ze zich waarschijnlijk op datgene focussen wat gemakkelijk is voor hun en daar zul jij je waarschijnlijk gefrustreerd door voelen.
Het is waarschijnlijk een goed idee om een tool zoals Nozbe te gebruiken, zodat je categorieën kunt creëren om het prioriteitsniveau van taken weer te geven. Je teamleden zien dan gelijk op welke taak ze zich moeten focussen en welke taken kunnen wachten.
Een Team dat uit Vreemden Bestaat
Iets dat gedaan moest worden is nog niet gedaan.
De reden deze keer?
‘Ik wist niet aan wie ik het moest vragen.’
Een teamlid had hulp nodig maar wist niet zeker aan wie hij of zij het moest vragen. Uiteindelijk vroegen ze niemand om hulp en als gevolg daarvan werd de vraag en de taak vergeten.
Goede communicatie binnen je team is van essentieel belang en iedereen moet ook weten wie wie is en wat hun rollen zijn. Iemand die een probleem heeft kan op deze wijze gelijk naar een teamlid gaan die het gemakkelijk kan oplossen.
Als jij de teamleider bent moet je aan iedereen laten weten dat je de teamleider bent. Zorg er ook voor dat iedereen weet wie de teamleider is als je niet de teamleider bent. Je hebt een fundament waar je verder mee kunt wanneer je weet wie de teamleider is.
Je kunt iedereen aan elkaar voorstellen door een Google Document te creëren waar het gehele team toegang tot heeft. Voeg de namen, de rollen, de verantwoordelijkheden en misschien ook de contactgegevens van elk lid toe en blijf het continu updaten.
Te Veel Drama en Te Veel Conflicten
Conflicten behoren tot het leven. Zelfs de gezondste relatie heeft conflicten. Het hebben van conflicten, tot een bepaalde mate, kan zelfs gezond zijn.
Weet je wat niet gezond is? Het onvermogen om drama en conflicten binnen jouw team op lossen.
Er zullen conflicten tussen je teamleden ontstaan. Mensen zullen ruzie hebben en kibbelen. Het is een normaal fenomeen dat plaatsvindt wanneer individuen voor hun werk dagelijks op elkaars lip moeten zitten.
Wanneer je de storm niet kunt doorstaan zal een conflict je naar beneden halen. Het zorgt er namelijk voor dat mensen dingen niet gedaan krijgen.
Je hoeft er niet voor te zorgen dat iedereen elkaar bevriend, maar je moet de spanningen en de conflicten wel kunnen identificeren en oplossen.
Dit zal zeker niet gemakkelijk zijn, maar je zou mensen bijvoorbeeld apart kunnen nemen voor een gesprek. Blijf neutraal en nodig mensen uit om met elkaar over hun problemen te praten. Bevorder transparantie en communicatie en laat mensen zien dat jouw werkplaats een plaats is waar ze zich kunnen uitspreken. Herinner iedereen eraan dat ongelukken in een klein hoekje zitten en dat het niemands schuld is. We werken allemaal aan hetzelfde collectieve doel, dus laten we ervoor zorgen dat we allemaal op schema blijven.
Geen Duidelijke Visie
Je team zal je enthousiasme en motivatie pas delen wanneer ze (precies) weten wat je overkoepelende visie is en wat je lange termijn doelen zijn.
Je moet je visie met je teamleden delen, zodat ze daadwerkelijk het gevoel hebben dat ze tot het project behoren. Toon ze waar dit tot leidt; wat is de ultieme missie en de uiteindelijke bestemming? Zorg ervoor dat mensen zich betrokken voelen door een beeld voor ze te schetsen. Het zal ze motiveren, het zal hun verantwoordelijkheidsgevoel vergroten en het zal ervoor zorgen dat ze taken met meer urgentie en enthousiasme zullen aanpakken. Dit zal hun productiviteit een boost geven en er zal meer gedaan worden.
Voorbeeld? Michael, de CEO van Nozbe, neemt video’s op om zijn visie en om de voortgang en doelen van zijn bedrijf weer te geven.
Bij Nightwatch maken we om de paar maanden tijd vrij om het over onze voortgang en plannen te hebben en daarnaast zorgen we ervoor dat iedereen op dezelfde pagina zit. Ons team werkt in zijn geheel op afstand en om die reden hebben we een audiogesprek en delen we onze schermen voor presentaties en statistieken.
Gebrek aan Verantwoording
Je hebt een probleem als iemand van jouw team met gemak zegt dat dit niet zijn of haar probleem/verantwoordelijkheid is.
Je hebt een groter probleem als hij of zij zich er niet van bewust was dat het hun verantwoordelijkheid was.
Onderzoek heeft aangetoond dat we ons o.a. van verantwoordelijkheden onttrekken wanneer we niet weten wat het algemene doel van een project is. We waren ons er dus niet van bewust hoe belangrijk een taak was of we waren ons er niet van bewust dat we er zorg voor moesten dragen.
Je kunt een projectbeheer tool zoals Nozbe gebruiken om het verantwoordelijkheidsgevoel van mensen te vergroten en om je communicatievaardigheden te verbeteren. Zorg ervoor dat iedere persoon weet wat er van hem of haar verwacht wordt, wat zijn of haar plicht is en welke taken tot zijn of haar functie behoren. Je teamleden kunnen niet hun eigen werkzaamheden kiezen. Zorg er dus voor dat ze weten waar ze verantwoordelijk voor zijn.
Je kunt door middel van Nozbe rollen en verantwoordelijkheden aan mensen toewijzen. Delegeer taken aan teamleden, zodat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt.
Tot slot
Zoals je kunt zien zijn er minstens vijf redenen waarom je team zaken niet gedaan krijgt. Kijk welke reden bij jouw team past en gebruik de tips om de problemen op te lossen en om vooruitgang te boeken. Iedereen zal zich een stuk beter voelen wanneer er meer gedaan wordt.
Prioriteer elke taak die je inplant, introduceer iedereen aan iedereen via Google Document, probeer een methode te vinden waar je drama en conflicten gelijk mee kunt eindigen, deel je visie met het gehele team en zorg ervoor dat elk teamlid weet wat zijn of haar individuele verantwoordelijkheden zijn.
