Dit is een gastbijdrage van Chad Garrett. Hij is onze ambassadeur, een ervaren gebruiker en een enorme voorstander van GTD. Bekijk welke Nozbe eigenschappen hij gebruikt en hoe hij omgaat met ‘losse taken’.
Mijn naam is Chad Garrett en ik ben de Directeur van Productivitiy Grid, LLC en een Nozbe Ambassadeur. Nozbe is echt het perfecte productiviteit tool. Ik ben ook een grote voorstander van de ‘Getting Things Done’ methodologie van David Allen en Nozbe past perfect binnen deze workflow. Op welke wijze maak ik zelf gebruik van Nozbe? Laten we beginnen met waar ik mijn taken plaats.
Bucket Projecten
Alles binnen Nozbe gaat naar een project (alles dat twee of meerdere stappen vereist om te voltooien, volgens GTD). Op dit moment heb ik ongeveer 75 projecten. Dat lijkt misschien veel, maar in realiteit is dat niet het geval, we hebben het allemaal zo druk!
Sommige taken vallen echter niet binnen een bepaald project. Het kan een eenmalige taak zijn die je moet voltooien; misschien moet je een collega bellen of e-mailen. Zelfs deze eenmalige taken moeten in een project geplaatst worden. Om dit te bewerkstelligen maak ik ‘bucket projecten’. Om precies te zijn maak ik Persoonlijke, Zakelijke en Klanten buckets. Als ik iets moet doen gaat het naar de daarvoor bestemde bucket.
Ik wil ook dat deze buckets bovenaan in mijn projectenlijst komen te staan; dit zijn mijn drukste bezigheden en om die reden wil ik er snel toegang tot hebben. Mijn projecten staan op alfabetische volgorde en om die reden geef ik mijn bucket projecten namen met een speciale overeenkomst: -Acties: Persoonlijk, -Acties: DCH en -Acties: Productivity Grid. Deze opmaak zorgt ervoor dat de bucket projecten bovenaan in mijn projectenlijst komen te staan.
Categorieën
Categorieën binnen Nozbe zijn Contexten binnen GTD. Contexten zijn tools (een persoon, plaats of ding) die je helpen om dingen gedaan te krijgen. Contexten geven de volgende actie weer die voltooid moet worden binnen een project(en), maar ze zijn niet datum/tijdgevoelig. Het helpt je om georganiseerd te blijven door de acties in lijsten te plaatsen, die toegankelijk zijn met het tool dat je bij de hand hebt. Stel je bijvoorbeeld eens voor dat ik iets in een winkel moet kopen. Ik hoef het niet gelijk te doen en ik hoef het volgende week ook niet te doen, maar de volgende keer dat ik in die winkel ben moet ik het wel meenemen. Om die reden plaats ik dat item in mijn Boodschappen categorie. Wanneer ik weer eens onderweg ben bekijk ik de Boodschappenlijst en koop ik datgene wat ik nodig heb. Hetzelfde geldt voor andere lijsten, zoals Telefoongesprekken, Thuis, E-mail, Laptop etc. De volgende keer dat ik één van deze tools gebruik en ik aan iets wil werken, kan ik de lijsten naslaan om te weten te komen wat de volgende stap is.
Herziening
Herzieningen zijn van essentieel belang binnen elk productiviteit systeem. Als je nooit je projecten en categorieën herziet, zul je niet echt productief zijn. Dit is voor vele mensen een valkuil. GTD geeft om die reden dan ook het advies om wekelijks je taken te herzien. Herzie huidige projecten voor de volgende acties en geef ze een vervaldatum of een referentiedatum. Misschien kun je taken identificeren die niet gebonden zijn aan een datum en ze binnen een categorie plaatsen. Herzie de taken die jij op een bepaald moment belangrijk vond en verwijder ze.
Verwijzingsprogramma
En dat is nog niet eens alles! Er bestaat namelijk ook een verwijzingsprogramma! Wanneer ik het met mensen over Nozbe heb, geef ik ze mijn verwijzingslink, zodat ze zich aan kunnen melden en een account kunnen creëren. Waarom? Ze krijgen dan korting op een Pro account en ik ontvang een kleine commissie. Het is een geweldige manier om de Nozbe liefde te delen en om iedereen gelukkig te maken.
