We hebben nog niet echt uitgelegd waarom ons bedrijf geen hoofdkantoor heeft waar we allemaal achter onze laptops zitten en regelmatig afgeleid raken en waar we in coole vergaderzalen bijeenkomen en het over datgene hebben wat op een efficiëntere wijze binnen de taakopmerkingen besproken kan worden. Dit is de reden:
Werk = kantoor?
Een mooi kantoor lijkt een moderne ‘vereiste’ te zijn om iets gedaan te kunnen krijgen. Het is alsof de twee aan elkaar gelijkstaan: werk = kantoor.
Zodra je het voorgaande gelezen hebt weet ik zeker dat je het ook absurd vindt klinken. Werk is niet een plaats waar je naartoe gaat. Het is iets dat je doet. En je kunt in feite de meeste dingen die kenniswerkers doen op een computer doen die waar dan ook is aangesloten.
Laten we de mythen eens te lijf gaan
Waarom is het zo belangrijk voor de meeste bedrijven, groot en klein, dat hun werknemers in een kantoor werken? Ik neem aan dat er diepgewortelde opinies en gedateerde overtuigingen zijn die ervoor gezorgd hebben dat het kantoor, door oprichters en managers, gezien wordt als iets dat onvermijdelijk en, verbazingwekkend genoeg, gunstig is.
1. Elk ‘serieus bedrijf’ heeft een kantoor nodig
Als we geen kantoor hebben worden we niet serieus genomen in de zakenwereld… En hoe zit het dan met MySQL, Automattic, Buffer, InVision, GitLab en nog vele anderen?
2. We hebben een werkplaats nodig
Moeten werknemers daadwerkelijk naar hun werk pendelen op een overvolle trein of uitlaatgassen inademen (of produceren) wanneer ze voor een uur in de file staan, zodat ze op hun laptop(!) kunnen werken?
3. We moeten samenwerken
Heb je niet van Nozbe, Skype, Zoom, Slack, Google Docs, etc. gehoord? Groupware lijkt efficiënter te zijn voor ons omdat mensen vaak afgeleid raken wanneer ze met anderen proberen samen te werken in een open ruimte.
4. We hebben vergaderingen nodig
We hebben er eigenlijk niet zoveel nodig! Vergaderingen zijn giftig. Wanneer ze daadwerkelijk nodig zijn en goed gepland zijn, kunnen ze ook op een effectieve wijze verricht worden via Zoom, Skype, FaceTime, etc.
5. We moeten onze klanten ontmoeten
Is het echt cruciaal dat klanten uitgenodigd worden op het kantoor? Hoe vaak? De enige kantoren die we hebben bij Nozbe zijn nozbe.com en onze social media netwerken. We hebben klanten van over de gehele wereld en Michael, onze CEO, ziet ze vaak… alleen niet op het kantoor. En het is niet alsof iemand ooit ook maar eens gevraagd heeft of ze naar het Nozbe kantoor kunnen komen…
6. Elk bedrijf van onze omvang heeft een kantoor
We zijn een bedrijf dat uit 26 mensen bestaat en we hebben geen kantoor. MySQL heeft meer dan 500 werknemers die op afstand werken. Omdat iemand anders het doet betekent dat niet dat jij het ook moet doen. Bekijk de statistieken en de feiten en beslis zelf of je bedrijf daadwerkelijk een kantoor nodig heeft om het goed op de markt te kunnen doen.
7. De beste mensen voor de baan leven in dezelfde stad
Het is beter om mensen te werven die het beste van het land of van de wereld zijn dan dat je mensen werft die vlakbij het kantoor wonen. Waarom zou je je keuze beperken of iemand dwingen om zijn of haar woonplaats en lokale gemeenschap te verlaten zodat ze voor jou kunnen werken?
Hoe je je kunt redden zonder kantoor
Een virtueel team is geen grote uitdaging wanneer je:
- de juiste tools gebruikt
- de specifieke workflow en communicatieregels vaststelt
- ervoor zorgt dat alle teamleden weten waar ze verantwoordelijk voor zijn en hoe ze zichzelf moeten organiseren
Tools
Een verspreid team van kenniswerkers heeft tools nodig voor: videogesprekken en chats voor groepen, project- en taakbeheer, het beheer van het klantenbestand en het documenteren en opslaan van bestanden in de cloud.
Je kunt meer over het tool dat wij gebruiken te weten komen binnen deze Nozbe.how template.
Interne regels
De workflow binnen een virtueel bedrijf zou op projecten en op specifieke en nauwkeurig gedelegeerde taken gebaseerd moeten zijn (SMART criteria zouden automatisch toegepast moeten worden wanneer doelen en taken geformuleerd worden). Het is geweldig wanneer teamleden van verschillende samenwerkende afdelingen weten wie verantwoordelijk is voor wat.
Communicatiekanalen
Wanneer je op afstand werkt kun je door middel van taken communiceren. Hier kun je het beste een goede productiviteit app voor gebruiken. Dit is de meest effectieve manier en niets gaat verloren in ‘het lawaai’. De communicatiekanalen moeten duidelijk gedefinieerd worden, zodat privé/ willekeurige chatgesprekken niet binnen dezelfde kanalen/ chatrooms plaatsvinden als de werk gerelateerde communicatie. Op deze wijze krijgt de essentiële informatie de aandacht en wordt het ook veilig opgeslagen.
De juiste personen
Wanneer je iemand aan wilt nemen is het goed om aan de kandidaten uit te leggen waar het bij een team dat op afstand werkt om gaat en daarnaast moet je het belang van wederzijds vertrouwen benadrukken en moet je nagaan hoe ze zichzelf op een dagelijkse basis organiseren. Het team zelf zal snel beoordelen of een nieuwe collega op een efficiënte wijze vanuit huis kan werken of niet. Als hij of zij een knelpunt wordt zullen ze niet meer met die persoon willen samenwerken. Om die reden hoef je dus niet bang te zijn dat werknemers de boel aan het oplichten zijn. Oneerlijkheid zal op een natuurlijke wijze onthuld en afgewezen worden.
Werk is niet een plaats waar je naartoe gaat
In de meeste gevallen verrichten kenniswerkers hun werk op hun computers (ze maken meestal gebruik van laptops, maar ze maken steeds vaker gebruik van mobiele toestellen). Ze zoeken naar informatie en ze wisselen informatie uit, ze typen, ze denken, ze creëren. Het gaat niet om het kantoor… het gaat om het werk dat gedaan moet worden! En werk is niet een plaats waar je naartoe gaat. Het is iets dat je doet.
Meer over Nozbe’s #NoOffice beleid:
