생산성을 향상시키는 일은 좋은 일입니다.
생산성이 높아질수록 직장에서, 집에서, 학교에서, 그리고 인생의 모든 측면에서 더 많은 것들을 성취할 수 있습니다. 이런 전제하에 광범위한 생산성 툴이 개발되었습니다. 이 도구들은 개인과 기업에게 능률의 향상을 약속합니다. 그리고 많은 도구들이 실제로 약속한 만큼의 효과를 냅니다.
그렇지만, 생산성 툴이 모든 상황에서 긍정적인 효과를 발휘하는 것은 아닙니다.
재미있게도, 지금처럼 많은 첨단 도구가 없었던 몇 년 전과 비교해 보더라도, 지금 시장에 나와 있는 엄청난 양의 생산성 도구가 반드시 대단한 생산성의 향상을 의미하지는 않습니다. 생산성 도구와 생산성 목표가 의도치 않은 부정적인 결과를 낳을 수 있는 다양한 상황이 있습니다. 이 글에서는 이런 상황에 대해 알아보려 합니다.
1. 메일함 비우기
오늘날 이메일은 기업의 대표적인 통신 수단으로서, 하루에 거의 5천억 통이 전송된다고 합니다. 작업 배분, 고객 문의, 제품 개발에 관한 대화, 장기적인 사업 전략은 이메일을 통해 교환될 수 있는 다양한 논의의 한 부분일 뿐입니다. 이러한 이메일의 중요성 때문에 읽지 않은 이메일, 응답하지 않은 이메일, 작업과 관련 없는 이메일을 삭제하는 것을 도와주는 생산성 도구들이 많이 출시되었습니다.
겉으로 보기에는, 꽤 일리가 있는 목표처럼 보입니다. 그러나 이메일은 사업의 수단이지 사업의 목표가 아닙니다. 메일함 관리에 너무 신경을 쓰게 되면, 작업을 수행하는 데 써야 할 시간이 모자랄 수도 있습니다. 그렇게 된다면, 메일함을 비운다는 것이 기업에게 반드시 유익한 것이라고 할 수는 없을 것입니다.
2. 너무 많은 생산성 도구의 구입
생산성 도구 중에는 한 가지 종류의 문제만 해결할 수 있도록 설계된 것들이 많습니다. 콜드 콜링(cold calling), 리드 너춰링(lead nurturing), 회계, 이메일 관리, 시간 관리, 네트워크 관리, 프로젝트 관리 등 분야마다 그 분야를 담당하는 전문 툴이 있습니다. 결국, 아주 많은 회사들이 아주 많은 수의 생산성 도구를 구입하는 결과가 초래됩니다. 그리고 그 도구들 중에는 기능이 겹치는 것들도 많습니다.
Siftery에 따르면, 세일즈포스, 페이스북, 애플의 경우 각각 559개, 314개, 287개의 도구를 사용한다고 합니다. 이 회사들이 대단한 수익을 내는 멀티빌리언 달러 기업이기 때문에, 그것이 과도하다고 느껴지지 않을 수도 있습니다. 그러나 대부분의 기업들은 그렇게 엄청난 자금을 보유하고 있지 못하기 때문에, 한 개의 툴을 구입하는 것도 부담스러울 수 있습니다. 그래서 여러분은 앱의 원활한 운영에 오히려 방해가 되는 다수의 추적 툴 대신 네트워크 활동을 추적하는 단 한 개의 로그 툴을 선택할 수도 있습니다.
또, 툴 사이의 호환성이나 다른 앱과의 호환성 때문에 상당한 비용이 발생할 가능성도 있습니다. 전체적으로 볼 때, 어느 지점부터는 다수의 생산성 도구를 이용해서 얻을 수 있는 이익이 그 도구들을 구입하고 유지하고 통합하는 데 드는 비용보다 더 적을 수 있습니다.
어느 도구를 선택하느냐 하는 것도 중요합니다. 시간, 프로젝트, 작업, 주요 작업의 관리와 팀 환경에서의 소통과 협력 등 일상 업무의 다양한 부분을 도와줄 수 있는 노즈비와 같은 단순한 도구를 선택하는 것도 비용 절감에 크게 도움이 될 수 있습니다.
3. 올바른 방법의 다중 작업
생산성 도구를 사용할 때 하루에도 몇 번씩 그 도구와 다른 기업용 앱 사이를 왔다 갔다 해야 하는 경우가 있습니다. 수백 개의 도구를 사용하는 대규모 기업의 경우, 보통의 직원도 하루에 평균 수십 개 이상의 앱을 다룰 수 있습니다. 사용자가 다양한 도구를 통해 일정 목표에 도달하는 것으로 보이기 때문에, 다수의 앱을 이용한 다중 작업이 꽤 그럴듯하게 보일 수 있습니다.
그러나 실제로는, 이와 반대로, 다중작업이 생산성을 감소시키고, 침착한 대처와 적절한 우선순위 설정에 방해가 된다는 연구 보고서들이 있습니다. 어떤 앱을 사용하다 다른 앱으로 전환하면, 마음을 가라앉히고 그 앱에 적응해서 그 작업에 집중할 수 있을 때까지 어느 정도의 시간이 걸립니다. 특히, 그 생산성 도구가 가끔씩 알림이 울리는 모바일 앱 버전인 경우에는 문제가 더 심각할 수도 있습니다.
4. 효과적인 완벽주의
생산성 도구는 가장 높은 질과 인풋으로부터 최대의 아웃풋을 얻어내는 데 도움이 될 수 있습니다. 이것이 생산성 도구의 긍정적인 면입니다. 그렇지만, 생산성 앱으로 인해 ‘성취 불가능한 완벽의 수준’을 추구하는 악순환에 빠질 수도 있습니다.
구체적인 예로서, 세계에서 가장 큰 클라우드 호스팅 제공업체에 기반한 모바일 생산성 앱에 대해 생각해 봅시다. 저렴한 호스팅 업체뿐 아니라 구글, 마이크로소프트, 아마존과 같은 거대 클라우드 기업도 100%의 업타임을 보장할 수는 없습니다. 최고 수준이라 해도 99.99999%일 뿐입니다.
HostingCanada.org의 CTO인 Gary Stevens 씨가 발표한 최근 업타임 분석에 따르면 평균 로딩 속도와 평균 업타임이 정상급 호스팅 업체에서도 상당히 차이가 난다고 합니다: 속도(336ms ~ 7502ms), 업타임(99.993% ~ 97.643%; 2.35% 차이). 물론 더 저렴한 웹호스팅은 다운타임이 더 클 것입니다. 다운타임이 더 크다는 것은 방문자 수가 더 적을 수 있다는 것을 의미합니다.
그런데 만약 기업이 다른 일은 다 제쳐놓고 업타임을 100%까지 올리는 일에 매진한다고 상상해 봅시다. 이 완벽에 도달하기 위해 필요한 시간과 비용은 0.0002%의 신뢰를 올리는 것에서 얻을 수 있는 이익을 훨씬 더 넘어설 것입니다.
마찬가지로, 완벽을 강조하는 생산성 도구 역시 생산성 저해의 원인이 될 수 있습니다. 일의 첫 번째 목표는 그것을 완벽하게 실행하는 것이 아니라 그것을 원만하게 완수하는 것이어야 하기 때문입니다.
5. 포괄적인 주요 작업 목록
많은 생산성 앱이 어떤 사항도 누락되지 않을 수 있도록 설계되어 있습니다. 작업자가 작업을 하고 싶지 않거나 할 수 없어서가 아니라, 그것을 잊어버려서 완성하지 못하는 경우가 있을 수 있다는 인식에 기반해 있기 때문입니다. 의도치 않은 누락이 생길 가능성을 줄이기 위해, 그날의 작업이 모두 완성될 수 있도록, 앱에 의해 사용자가 수행해야 할 작업의 전체 목록이 생성될 수 있습니다.
그러나 지나치게 긴 작업 목록은 완전히 정반대의 효과를 초래할 수 있습니다. 세상에 무한정의 시간과 에너지, 그리고 자원을 가지고 있는 사람은 없습니다. 주요 작업 목록이 너무 길면 어느 것부터 시작해야 할지 결정하기가 어려워서 작업할 엄두가 나지 않거나 작업 지연의 원인이 될 수 있습니다.
마무리
그러면 어떻게 해야 할까요? 기업이든 개인이든 문제가 생길 때마다 첨단 기술에서 해답을 구하는 방법은 좋지 않습니다. 도구를 사용해서 해결할 수 있다고 생각했던 생산성의 문제가 사실은 작업 시스템의 구조적인 결함에 의해 발생한 경우가 많기 때문입니다. 이런 경우에는, 문제 해결의 의지를 심어주고 비효율에 대한 직접적인 해결책을 찾는 인간 관리에 관한 새로운 접근법을 추구하는 것이 지속성과 비용의 측면에서 더 효과적인 전략일 수 있습니다.
예를 들어, 사람들이 직접 참석하는 회의의 수를 줄이기만 해도 작업 수행을 위한 시간이 늘어나기 때문에 생산성이 올라갈 수 있습니다. 실제로 사무실 회의에는 불필요한 것들이 너무 많습니다. 꼭 필요한 회의조차도, 형식적인 절차에 너무 많은 시간을 배정한다든가 하는 다양한 비능률적 관행에 의해 효과적으로 진행되지 못하는 경우가 많습니다. 이와 같이, 첨단 기술과는 무관한 단순히 회의를 줄이는 방법만으로도 생산성을 올리는 것이 가능합니다.
기술은 강력한 협력자입니다. 그러나 기술이 일정 한계를 넘어서 부담으로 작용하기 시작하는 지점이 있을 수 있다는 사실에 유념해야 합니다.
