제가 이 글을 쓴 이유는 여러분에게 제가 GTD 스타일로 어떻게 주간 검토를 뚝딱 해치우고 있는지 보여드리고 싶어서입니다. 이런 방법으로 저는 한 달에 두 시간을 절약할 수 있는데, 저는 그 시간을 일 대신에 제가 좋아하는 것들을 위해 사용합니다. 읽어 보시고 여러분도 직접 해 보세요.
표준 주간 검토
제 노즈비 속에는 지금 134개의 프로젝트가 들어 있습니다. 이것이 별로 많지 않다고 생각하는 분들도 있을 것이고, 그와 반대로 생각하는 분들도 있을 것입니다. 그렇지만 한 가지 분명한 것이 있습니다: 그렇게 긴 목록은 질서 있게 관리되어야 합니다 – 그래야 잘못되는 일이 발생하지 않습니다. 그렇지만, 프로젝트의 수의 계속 늘어나면서, 한가지 문제가 발생하기 시작했습니다. 그리고 이 문제는 주간 검토에 관한 것이었습니다! 왜 이것이 저의 프로젝트 관리 시스템에서 문제가 되었는지 충분히 이해시켜드리려면, 제가 주간 검토를 어떻게 실행했었는지 설명해야 할 것 같습니다. 저는 주간 검토를 단순히 모든 프로젝트를 쭉 훑어나가는 방식으로 진행했었습니다(물론, 작업함 비우기 등의 표준적인 작업은 예외라고 할 수 있습니다). 그것들 하나하나를 모두 검토했던 것이지요:
- 프로젝트 시작 날짜,
- 프로젝트 완성 날짜,
- 모든 날짜가 정확한지 (제가 조금 꼼꼼하지 못한 성격이라서, 프로젝트를 만드는 동안, 월을 혼동하거나 작업 완료 예정일을 추가하는 것을 잊어버리는 경향이 있습니다).
갑자기, 저의 주간 검토가 사실은 모든 프로젝트에 대한 주간 평가라고 할 수도 없고 차분하게 집중하는 시간이라고 할 수도 없다는 생각이 들더군요. 그것은 단지 또 하나의 프로젝트의 완성을 위해 가장 세밀한 내용까지 검토하며 줄달음질 치는 것에 불과했습니다. 결국에는 완전히 궁지에 몰려, 또 한 번의 주간 검토의 고통에 대해 생각하며 병원에 갈 생각으로 병가 신청까지 생각하게 되었습니다. 나중에서야 부질없는 짓이라는 생각이 들더군요; 이 회사가 제 회사라서! 어떻게 해서라도 꼭 해결책을 찾아야 했습니다!
저의 조언: 지금 주간 검토를 어떻게 하고 있는지 체크해 보세요. 저의 주간 검토와 비슷한가요? 매월 시간을 절약해서 다른 활동을 위해 사용하고 싶으신가요?
여러분의 프로젝트 목록은 어떤가요?
어떻게 제가 주간 검토 방식을 바꾸었는지에 대한 이해를 돕기 위해, 제 프로젝트 목록을 보여드리려고 합니다. 저는 유튜버이기도 하고, 비즈니스 코치이기도 하고, (온라인상에서) 학생이기도 해서, 제 목록에는 다음과 같은 프로젝트가 있습니다:
- 제 1 그룹 – 직장 관련 또는 개인 프로젝트. 별도의 프로젝트를 만들 필요가 없는 작은 작업으로 구성된 오픈 프로젝트입니다;
- 제 2 그룹 – 현재의 사업 프로젝트;
- 제 3 그룹 – 사업상 또는 개인적인 여행;
- 제 4 그룹 – 반복 작업: 개인 또는 직장 관련 작업 (예: 새로운 고객의 창출과 관련된 노력부터, 6개월마다 반복되는 타이어 교체 작업이나 매일 반복되는 프랑스어 학습과 같은 개인 프로젝트까지);
- 제 5 그룹 – 유튜브 동영상 – 각 회가 별도의 프로젝트로 다루어집니다;
- 제 6 그룹 – 공부 - 각 과목이 별도의 프로젝트로 다루어집니다. 제가 온라인에서 공부를 하고 있기 때문에, 강의도 듣고 숙제도 할 수 있는 시간이 필요합니다;
- 제 7 그룹 – 아이디어 - 아이디어를 저장해 두는 오픈 프로젝트입니다: 새로운 유튜브 동영상, 페이스북이나 LinkedIn에 올릴 글, 블로그 글 등.;
- 제 8 그룹 – 고객 (현재 고객과 잠재 고객);
- 제 9 그룹 – 언젠가/아마도 - 이것들은 지금은 저에게 중요하지 않지만, 앞으로 언젠가 시작하게 될 수도 있는 모든 프로젝트입니다.
저의 조언: 프로젝트를 그룹별로 나눠서, 목록이 혼란스럽게 않게 하세요.
어느 프로젝트가 나에게 중요하지?
그 다음으로, 저 자신에게 이런 질문을 해야 했습니다: 어느 프로젝트가 나에게 중요하지? 저는 수입을 발생시키는 모든 프로젝트를 이 그룹 안에 포함시켰습니다. 그리고 이것들이 주간 검토 중 가장 우선순위가 놓은 프로젝트라고 할 수 있습니다. 다음의 것들을 제외한 모든 프로젝트가 여기에 해당됩니다:
- 유튜브 에피소드 (유튜브도 상당한 수입원이기는 하지만, 매주 각각의 동영상을 검토하는 것은 불필요하다고 생각했습니다),
- “공부” 그룹의 프로젝트,
- “아이디어” 그룹의 프로젝트,
- “아마도/언젠가” 그룹의 프로젝트.
저는 이런 프로젝트를 매주 검토하지 않는다 하더라도 크게 나쁜 일이 생길 가능성이 없다는 것을 알게 되었습니다.
저의 조언: 스스로 물어보세요: 어느 프로젝트가 나에게 정말로 중요하지?
내가 무엇을 했지?
저는 주간 검토를 두 개의 부분으로 나눕니다:
- 첫 번째 부분 – 표준 검토,
- 두 번째 부분 – 심층 검토.
표준 검토란 저에게 중요한 모든 프로젝트를 검토하는 것을 말합니다 – 즉, 수입을 발생시키는 프로젝트들이 여기에 해당됩니다. 표준 검토는 매주 실행됩니다. 표준 검토에는 추가적으로 이런 것들이 포함됩니다: 인박스(inbox) 비우기 (이메일, 개인 메시지, 다운로드 폴더, 작업함), 다음 주 검토하기, 예산 검토.
심층 검토는 2주마다 실시하는 철저한 주간 검토를 말합니다. 심층 검토에서는 모든 프로젝트를 검토합니다 – 중요하다고 생각하는 것들만 검토하는 것이 아닙니다.
저의 조언: 노즈비 계정에서 두 가지 작업을 만드세요: 표준 검토와 심층 검토. 그런 다음, 각각의 작업에 맞는 그룹의 프로젝트를 이 작업에 배정하세요 - 이를 위해 노즈비 체크리스트를 활용할 수 있습니다.
얼마나 많은 시간을 아꼈지?
저에게 시간은 성스러운 존재입니다. 저는 즐거운 일을 위해 더 많은 시간을 쓸수록 더 좋다는 원칙을 따릅니다! 따라서, 문제는 한 달에 얼마나 많은 시간을 절약했는가에 있다고 할 수 있습니다. 제 경우에, 표준 검토는 1시간 정도 걸립니다. 심층 검토 역시 한 시간이 걸립니다. 표준 계획에 따라, 저는 GTD 주간 검토에 매주 2시간을 사용했었습니다. 결국 한 달에 8시간을 사용한 셈이지요.
그러나 지금은 이 계획에서 제 스타일의 주간 검토를 실시합니다: 4주 동안 표준 주간 검토를 실시하고(매주 1시간), 2주 간격으로 심층 주간 검토를 실시하는 것이지요(1시간). 결국, 전체적으로 6시간이 걸리는 셈입니다.
매월 2시간을 절약할 뿐 아니라, 스트레스와 불만감도 훨씬 줄어들어서, 패닉 상태가 되어서 병가를 내려고 의사 선생님을 찾아갈 필요가 없습니다.
글쓴이: 매트 올렉 - 유튜버이자 사업 코치입니다. 코치로서뿐 아니라 유튜버로서 다양한 브랜드와 협력 관계를 맺고 있습니다. 그의 목표요? 고객이 원하는 것을 성취할 수 있도록 도와주는 것입니다. 컨설턴트로서 활동하고 있습니다. 7년 전에 매트 올렉이라는 유튜브 오락 채널을 시작했습니다. 모두 합해, 그의 동영상은 1,500만 뷰 이상을 기록하고 있습니다. 그가 유튜브를 통해 협력하고 있는 브랜드로는 Tic Tac, Hoop Cola, Provident, Lajt Mobile 등이 있습니다. 사업 코치로서는 시장에서 2년간 활동해 왔습니다. 지금까지 그의 워크숍과 트레이닝 모임에 참석한 사람은 2천 명이 넘습니다. 그와 협력해 온 단체들로는 대표적으로 Higher School of Banking in Poznan과 지역 청년 협의회 등이 있습니다.
