대부분의 제 고객들은 일에 짓눌려 있습니다. 주로 과중한 업무에 비해 체계성이 부족하기 때문에, 일을 해야 할 때가 다 되어서도 어디서부터 시작해야 할지 모르는 경우가 많습니다. 그들은 자신의 생산성 시스템을 열어서 주요작업 목록, 즉 “완료 예정일이 바로 앞으로 다가온” 작업의 목록을 훑어보지만, 오늘 해야 할 일만도 수십 개씩이나 되다 보니 어디부터 시작해야 할지 알 수가 없습니다. 이렇게 되기가 매우 쉽지만, 다행스럽게도 이 문제를 해결할 수 있는 두 가지 방법의 해결책이 있습니다.
1 - 모든 일에 완료 예정일을 설정해 둘 필요는 없습니다.
대부분의 사람들은 작업을 만든 다음에 나중에 잊어버리지 않도록 완료 예정일이나 기준일을 설정합니다. 이렇게 하다보면 자기도 모른 사이에 어떤 특정한 날에 수십 개의 일을 해야 하는 상황이 발생하는 문제가 있습니다! 이 문제를 해결하기 위한 더 나은 방법은 정말로 “완료 예정일"을 정할 필요가 있거나 꼭 기억해야 하는 것에만 완료 예정일을 설정하는 것입니다. 모기지 지불이나, 특별한 사교 모임 행사 같은 것이 그 예라 할 수 있습니다.
완료 예정일이 없지만 곧 해야 하는 작업이 있다면, 실행 목록(action list)에 추가하세요. 실행 목록은 컨텍스트(노즈비에서는 카테고리)를 말하는데, 컨텍스트는 그 작업과 관련된 것이라면 원하는 어떤 것이라도 될 수 있습니다. 여러가지 목록이 있을 수 있는데, 예를 들자면, 여러분의 에너지 레벨을 기준으로 목록을 만드는 것도 가능합니다. 거의 기계적으로 하게 되는 작업에는 “low energy list(적은 에너지가 사용되는 작업)“라는 목록을 사용하고, 적극적인 창의적 사고가 필요한 작업에는 “high energy list(많은 에너지가 사용되는 작업)“라는 목록을 사용합니다. 그 밖에 사람, 장소, 작업 수행에 도움되는 어떤 것들을 기준으로 삼을 수도 있습니다. “배우자”, “사무실”, “맥북” 등과 관련된 작업 목록이 그런 것들이라고 할 수 있습니다. 일주일에 한 번씩 주간 검토를 하면서 이 목록에 작업을 추가해야 합니다. 주간 검토는 하고 계신 것 맞지요? 😃
2 - 일의 우선순위 정하기
아마도 여러분들은 오늘 “해야 할” 일이 수십 개나 되는데 어디서부터 시작해야 할지 모르는 상황을 실제로 겪고 있을지 모릅니다. 저는 고객님들에게 “가장 중요한 작업"이라는 개념(MIT; Most Important Task)과 “두 번째로 중요한 작업"이라는 개념(STI; Secondary Tasks of Importance)을 활용해 보라고 권유합니다. 이것은 작업 목록을 검토한 다음에 그날 해야 할 3개의 MIT를 선택한 다음 그것부터 먼저 끝낸다는 것을 의미합니다. 그러고 이 작업을 모두 끝낸 뒤에는 STI라고 할 수 있는 3개의 작업을 더 선택해서 진행합니다. 노즈비에서는 이 이름의 카테고리를 만들고 작업을 그 카테고리에 추가하는 방법으로 쉽게 이 과정을 수행할 수 있습니다. 그런 뒤에 주요 작업 목록에서 필터링을 통해 이 카테고리에 해당되는 작업들만을 걸러낼 수 있습니다.
생산성 높은 작업을 추구하다 보면 항상 장애물과 만나게 됩니다. 이 두 가지 방법이 생산성 향상을 위한 쉽지 않은 도전 과정에서 약간의 위로가 될 수 있기 바랍니다.
글쓴이: 채드 개럿 - Productivity Grid, LLC 사장으로서, Nozbe 홍보대사로 활동하고 있습니다. 그는 노즈비가 데이비드 앨런 씨의 GTD(Getting Things Done) 방법론을 포괄하여 다양한 작업 흐름의 통합을 시도하는 사람에게는 정말로 가장 완벽한 도구라는 관점을 가지고 있습니다.
