Het is goed om productiever te zijn.
We kunnen op het werk, thuis, op school en in alle andere facetten van ons leven meer bereiken wanneer we productiever zijn. Die gedachtegang heeft tot de opkomst van productiviteitstools geleid. Deze tools beloven dat ze individuen en organisaties efficiënter zullen maken. Velen doen ook juist datgene wat ze beloven (in de meeste gevallen).
Productiviteitstools hebben niet altijd een positieve werking.
Tegenwoordig zijn er vele productiviteitstools beschikbaar, maar dit heeft in vergelijking met de jaren waarin deze technologie niet bestond niet noodzakelijkerwijs tot een proportionele groei van productiviteit geleid. Er zijn verschillende situaties waarin productiviteitstools en – doelen negatieve en ongewilde gevolgen kunnen hebben. We zullen een aantal van die situaties onder de loep gaan nemen.
1. Inbox Op Nul Krijgen
E-mail is op dit moment de voornaamste vorm van bedrijfscommunicatie. Dagelijks worden er bijna een half biljoen e-mails verstuurd. Werkopdrachten, vragen van klanten, gesprekken over productontwikkeling en bedrijfsstrategieën zijn slechts enkele discussies die via e-mail gevoerd worden. E-mail is belangrijk en om die reden zijn er tientallen productiviteitstools die de ongelezen, onbeantwoorde of openstaande e-mails voor gebruikers op nul willen krijgen.
Dit lijkt op het eerste gezicht een lovenswaardig doel te zijn. E-mail is echter een business enabler en niet een doel op zich. Je zou te veel tijd aan e-mailbeheer kunnen gaan besteden en niet genoeg tijd aan datgene wat nodig is om werk gedaan te kunnen krijgen. In dat geval zal inbox zero niet de waarde kunnen leveren die het zou kunnen leveren voor het bedrijf.
2. Meerdere Productiviteitstools Aanschaffen
Productiviteitstools kunnen meestal slechts één probleem tackelen. Er zijn tools die zich focussen op cold calling, lead nurturing, e-mailbeheer, timemanagement, netwerkbeheer, projectbeheer en nog veel meer. Bedrijven hebben vaak wel tientallen productiviteitstools. En bepaalde productiviteitstools kunnen overlappende functies hebben.
Volgens Siftery gebruiken Salesforce, Facebook en Apple respectievelijk zo’n 559, 314 en 287 tools. Dit lijkt geen groot probleem te zijn, omdat het om drie corporaties gaat die miljarden waard zijn. De meeste bedrijven hebben deze luxe echter niet en om die reden kan elk extra tool een onbetaalbare uitgave zijn. Netwerkactiviteiten zou je bijvoorbeeld door middel van een log tool bij kunnen houden. Meer dan één tracking tool is daar niet voor nodig. Een overvloed aan tracking tools zorgt er namelijk voor dat applicaties afgeremd worden.
Extra kosten worden gemaakt om er zeker van te zijn dat tools compatibel met elkaar en met de bedrijfsapplicaties zijn. Deze kosten kunnen aardig oplopen. Op een gegeven moment zal het geld dat door de implementatie van tientallen productiviteitstools bespaard wordt minder zijn dan de kosten die gemaakt worden om de tools aan te schaffen, te onderhouden en te integreren.
Het type tool dat je kiest maakt ook een verschil. Je kunt veel geld besparen wanneer je voor simpele tools kiest, zoals de Nozbe app. Tools die je met de verschillende facetten van je dagelijkse werk, het beheer van je tijd, projecten, taken en todo’s kunnen helpen en die er daarnaast ook voor zorgen dat je als team gemakkelijk met elkaar kunt communiceren en samenwerken.
3. Op de Juiste Wijze Multitasken
Gedurende de dag moet je vaak tussen een productiviteitstool en andere bedrijfsapplicaties wisselen. Grote organisaties gebruiken soms wel honderden tools en een gemiddelde werknemer werkt om die reden met 12+ applicaties per dag. Deze vorm van multitasken kan er indrukwekkend uitzien. De gebruiker behaald immers zijn/haar doelen op verschillende fronten.
Het tegendeel is echter waar. Uit studies blijkt dat multitasken tot een afname van productiviteit leidt en voor een belemmering van ordelijke acties en slimme prioritering zorgt. Zodra iemand op een andere applicatie overstapt kost het ze enkele minuten om te weten waar ze mee bezig zijn. Ze moeten hun gedachtegang aanpassen voordat ze zich daadwerkelijk op de taak kunnen focussen. De mobiele app versies van deze productiviteitstools zijn nog erger. De continue meldingen vormen namelijk een grote afleiding.
4. Een Effectieve Perfectionist
Met productiviteitstools kun je de hoogste kwaliteit behalen terwijl je het meeste uit je input haalt. Dit is prijzenswaardig. Productiviteitsapps kunnen er echter voor zorgen dat je in een vicieuze cirkel terechtkomt, omdat je het onhaalbare wilt behalen… perfectionisme.
Denk bijvoorbeeld eens aan de productiviteitsapps op je telefoon. Deze apps worden door de grootste cloud hosting providers aangedreven. Goedkope webhosts of reuzen zoals Google, Microsoft en Amazon zullen hun klanten nooit en ten nimmer een bedrijfstijd van 100 procent garanderen. Het is max. 99,99999 procent.
Uit een recente bedrijfstijd analyse bleek dat de gemiddelde uploadsnelheid en de gemiddelde bedrijfstijd tussen de voornaamste hosting providers zeer uiteenliep. De snelheden liepen van 336 ms tot 7502 ms en bedrijfstijden van 97,643% tot 99,993%. Een verschil van 2,35%. Hoe goedkoper de webhosting hoe hoger de uitvaltijd. Meer uitvaltijd kan tot minder bezoekers leiden.
Stel je nu eens voor dat deze bedrijven alles naast zich neerleggen om 100 procent bedrijfstijd te kunnen behalen. De voordelen die met een toename van 0,0002 procent gepaard gaan zijn de tijd en het geld die ze erin zullen steken niet waard.
Productiviteitstools zijn contraproductief wanneer de nadruk op perfectie ligt. Het voornaamste doel van werk is het voltooien van taken. Het gaat niet om een perfecte uitvoering.
5. Een Uitgebreide To-Do-Lijst
Vaak gaat niets aan productiviteitsapps voorbij. Sommige taken worden niet voltooid omdat de werknemer de taak vergeten is. Niet omdat hij/zij het niet wil doen. Het tool kan om die reden een enorme to-do-lijst genereren. Die to-do-lijst moet voltooid worden voordat een dag daadwerkelijk als afgerond kan worden beschouwd.
Een enorme takenlijst kan juist weer het tegenovergestelde effect hebben. Niemand heeft een onbeperkte hoeveelheid tijd, energie en hulpmiddelen tot zijn/haar beschikking. Een lange to-do-lijst kan een overweldigend effect hebben en het kan tot uitstelgedrag leiden, omdat de gebruiker niet weet waar hij/zij moet beginnen.
Tot slot
Wat is de oplossing? Gebruik als bedrijf of als individu niet voor elk probleem dat met productiviteit te maken heeft een technologische oplossing. Vaak wordt datgene wat je als een obstakel ziet voor je productiviteit door een fout in je werksystemen veroorzaakt. Je hebt dus geen tool nodig om het op te lossen. In dit geval is het duurzamer (en goedkoper) om voor een nieuwe personeelsbeheeraanpak te gaan waarbij er een probleemoplossende mentaliteit voor inefficiëntie tot stand wordt gebracht.
Werknemers hebben meer tijd om werk gedaan te krijgen wanneer ze minder vergaderingen hoeven bij te wonen. En dat zorgt juist weer voor een stijging van productiviteit. Vergaderingen zijn vaak onnodig. En ze zijn zelfs wanneer ze nodig zijn niet altijd efficiënt. Denk bijvoorbeeld aan de geplande tijdsduur. Deze oplossing is niet een technologische oplossing en het komt met vele voordelen.
Technologie is een krachtige bondgenoot. Het is echter van essentieel belang dat bedrijven weten wanneer technologie te ver gaat en een last begint te worden.
