Kijk snel hoe ons Nozbe team door middel van moderne technologieën beter communiceert en meer gedaan krijgt.
De Communicatiepiramide in een notendop
Binnen traditionele kantoren is de communicatiestijl waarbij de hoge en de lage bandbreedte gevolgd wordt populair, maar hier bij Nozbe kwamen we erachter dat er eigenlijk vijf communicatieniveaus zijn. Ze zitten tussen de ‘hoogste bandbreedte’ en de ‘laagste bandbreedte’ in. Ze zijn zelfs nog sterker in de 21e eeuw, omdat we dankzij applicaties en technologieën op een nog betere wijze met elkaar kunnen communiceren. We zullen deze niveaus gelijk even uitleggen:
Niveau 1 – Gedaan en Weg
Het ‘Deep Work’ niveau
Dit is de kern van datgene wat we doen. In een perfecte wereld zouden we het grootste deel van onze werktijd aan dit niveau besteden. Hier worden we niet gestoord. We focussen ons alleen maar op ons werk en zodra het werk gedaan is overhandigen we het aan een ander teamlid. Op dit niveau communiceren we door middel van het werk dat we doen.
Niveau 2 – Feedbackloop
Het ‘Feedback alsjeblieft’ niveau
Hier krijgen we onze feedback. Een traditioneel kantoor zou hier e-mail voor gebruiken. Je doet je werk, je e-mailt het naar iemand en je vraagt om feedback. Op dit niveau verwacht je niet gelijk een antwoord. Je wilt gewoon binnen een redelijk termijn feedback hebben. Je vraagt iemand om hulp, je stoort niet. Op dit niveau communiceren we door middel van feedback.
Niveau 3 – Heen en Weer
Het ‘Direct Messaging’ niveau
Op dit niveau willen we eigenlijk gelijk al onze feedback hebben. Binnen traditionele kantoren zouden mensen gewoon naar iemand toe gaan, maar nu kunnen we daar direct messaging apps voor gebruiken. Op deze manier kunnen we de andere persoon, zonder ze al te veel te storen, laten weten dat we hun aandacht vrij snel nodig hebben. Om onze taken gedaan te kunnen krijgen communiceren we op dit niveau door middel van korte berichten.
Niveau 4 – Onmiddellijke Feedback
Het ‘Praat tegen me’ niveau
We moeten iets bespreken maar we hebben daar niet de volledige aandacht van de andere persoon voor nodig. Op dit niveau maken we gebruik van voice messaging. Traditionele kantoren zouden hier telefoongesprekken voor voeren. De andere persoon kan zich op deze wijze met een onbeduidende activiteit bezighouden (zoals lopen of rijden) terwijl ze ons van feedback voorzien. We communiceren sneller op dit niveau, maar we proberen nog steeds de persoonlijke ruimte van de andere persoon te respecteren.
Niveau 5 - Vergaderingen
Het ‘Levenden lijve’ niveau
Hier ontmoeten we elkaar in levenden lijve. Dit niveau is niet een niveau waar we standaard gebruik van zouden moeten maken. Hier ontmoeten we elkaar in levenden lijve en zijn we 100% betrokken bij het gesprek en de feedbackloop. We geven het probleem dat ter discussie staat onze volledige aandacht. Op dit niveau communiceren we zeer snel, maar we betalen daar wel een prijs voor. We gebruiken deze methode om die reden vrij weinig en alleen voor de vergaderingen die we daadwerkelijk nodig hebben.
Er is een reden waarom we het een piramide noemen
We noemen het onze ‘Communicatiepiramide’ omdat we de wijze waarop we binnen ons team willen communiceren willen reflecteren:
- we willen zoveel mogelijk tijd aan Niveau 1 besteden,
- voordat we naar Niveau 2 gaan en om feedback vragen,
- en daarna naar Niveau 3 gaan om dingen glad te strijken,
- en om bepaalde zaken op Niveau 4 te bespreken,
- om daarna naar Niveau 5 te gaan om alle benodigde mensen er daadwerkelijk bij te betrekken.
In een ideale wereld zouden we het grootste deel van onze tijd aan Niveau 1 besteden, iets minder tijd aan Niveau 2, veel minder tijd aan Niveau 3 en zo weinig mogelijk tijd aan Niveaus 4 en 5.
Op deze wijze zorgen we ervoor dat ons team meer gedaan krijgt. We storen ze minder vaak en krijgen feedback wanneer dat daadwerkelijk nodig is.
Ja, dat is inderdaad makkelijker gezegd dan gedaan. Gelukkig zijn er geweldige applicaties en technologieën die ons met de oprichting van deze communicatieniveaus helpen en in mijn ‘No Office Apps’ (in het Engels gepubliceerd) ga ik hier dieper op in.
