Hallo en welkom terug bij onze FAQ serie waarin we de populaire vragen beantwoorden die onze gebruikers ons stellen in hun e-mails. Deze maand gaan we het hebben over de taken die daadwerkelijk als eerste gedaan zouden moeten worden en hoe we verschillende prioriteit niveaus kunnen opzetten binnen Nozbe.
We bevinden ons vaak in een situatie waar we een heleboel taken gecategoriseerd hebben als prioriteit, maar we weten vaak niet precies welk van deze taken als eerste gedaan moet worden. Moeten we beginnen met de meest urgente taken? Of moeten we de taken te lijf gaan die we nu al een week aan het uitstellen zijn? Wat is belangrijker en wat moet op dit moment daadwerkelijk onze prioriteit zijn?
Onze gebruikers schijnen het ook moeilijk te vinden om hun prioriteiten uit te zoeken – en om die reden ontvangen we vaak dit soort e-mails:
Hallo Nozbe Team,
Ik merk dat een heleboel van mijn taken als prioriteit gelabeld kunnen worden. Dit zorgt er echter voor dat ik een heleboel prioriteiten van verschillende projecten heb en ik weet niet zeker waar ik moet beginnen. Hoe kan dit makkelijker gemaakt worden?
Beste Nozbe,
Ik zou graag de mogelijkheid willen hebben om verschillende prioriteit niveaus op te zetten, zoals bovenaan, hoog, medium, laag. Kan dit gedaan worden?
Zorg er om te beginnen eerst voor dat je prioriteiten helder zijn
Hier bij Nozbe geloven we in datgene wat Robert J. McKain eens zei: “Omdat we onze tijd besteden aan datgene wat op de tweede plaats staat worden de meeste doelen niet behaald.” Soms focussen we ons op dingen die urgent lijken te zijn, ook al zouden we ons bezig moeten houden met datgene wat belangrijk is. Om die reden moet je beslissen welke taken belangrijker zijn dan andere taken.
Stel je voor dat je echtgenoot je voor de derde keer vraagt om te komen want het eten is klaar. Wanneer je naar de keuken gaat ruik je echter een lichte gaslucht vlakbij je boiler. Je weet dat een mogelijke gaslek vele malen belangrijker is dan voedsel en om die reden kies je ervoor om dat eerst op te lossen (ook al begin je aardig wat trek te krijgen).
Ondanks het feit dat een gaslek niet vaak op onze prioriteitenlijst terechtkomt (hopelijk), zijn er een aantal taken die prioriteit hebben en die we moeten identificeren als belangrijker dan andere taken. Je moet jezelf een aantal vragen stellen: hoe belangrijk is de taak in vergelijking met andere taken? Welke consequenties zullen er voor jou zijn wanneer je de taak uitstelt? Is die taak daadwerkelijk belangrijk of is het best wel triviaal? Stop je de werkzaamheden van iemand anders wanneer je de voltooiing van die taak uitstelt?
Het opzetten van verschillende prioriteit niveaus
In deze situatie kan een afweging van de belangrijkheid van je taken een mogelijke oplossing zijn. De meeste mensen kiezen rond de drie, vier en vijf verschillende prioriteit niveaus, maar je kunt deze hoeveelheden natuurlijk aanpassen of je kunt gewoon gebruikmaken van twee niveaus.
Maar hoe kunnen zulke niveaus opgezet worden binnen taken? Dat is eigenlijk best wel simpel: creëer gewoon geschikte categorieën en wijs ze toe aan je taken (b.v. gedurende je wekelijkse herziening). Je kunt deze categorieën op verschillende wijzen benoemen: ‘1,’ ‘2,’ ‘3,’ ‘4,’; ‘Urgent,’ ‘Medium,’ ‘Laag’; ‘Het belangrijkst,’ ‘Minder belangrijk,’ etc. Kies voor namen die je in één oogopslag het prioriteit niveau laten zien.
Pro tip: het is goed om te onthouden dat je je categorieën kunt categoriseren door gebruik te maken van kleuren en iconen. De categorie die je bijvoorbeeld toewijst aan je belangrijkste taken kan rood zijn met een uitroepteken als icoon; de kleur geel en het timer icoon kunnen voor de categorie gebruikt worden die minder belangrijke taken bindt; en kies de kleur groen met het koffiekop icoon voor een categorie die gebruikt wordt voor het groeperen van de minst belangrijke taken, etc.
Hier is een voorbeeld van een prioriteitenlijst met verschillende prioriteit niveaus:
Zoals je kunt zien hebben we handmatig onze prioriteitenlijst gesorteerd zodat de urgente taken bovenaan komen te staan, de medium belangrijke taken in het midden en de lage prioriteit taken onderaan. Dankzij deze instelling weten we welke taken zo snel mogelijk gedaan moeten worden.
Pro tip: als je je op een gegeven moment alleen op de belangrijkste prioriteiten wilt focussen, kun je jouw prioriteiten gemakkelijk op categorie filteren. Om dat te kunnen doen klik je binnen de app gewoon op het omcirkelde ‘i’ icoon dat zich rechts bovenaan in de hoek bevindt, kies ‘Filter’ en selecteer de categorie die je toegewezen hebt aan je belangrijkste taken van de lijst.
Deadlines zijn passé
Let op – val niet in de val van vervaldatums. Sommige mensen geloven dat de voltooiing van een bepaalde taak binnen een toegewezen tijd de sleutel is tot productiviteit. Deze methode verliest al snel zijn effectiviteit – je spendeert een heleboel tijd aan het toewijzen van vervaldatums (gebaseerd op inschatting) aan al je taken en een heleboel van die taken komen dan in je prioriteitenlijst te staan. Dat werkt niet.
Niet alle taken zijn daadwerkelijk belangrijk; de meeste taken hebben geen deadline nodig. In zijn gastbijdrage ‘Een ongelofelijke simpele gids waarmee je jouw dag kunt prioriteren,’ deelt Chad Garrett zijn kennis, tips en trucs betreffende het prioriteren van jouw taken gedurende de dag door gebruik te maken van prioriteit niveaus. Ben je nieuwsgierig? Bekijk de blogpost dan vandaag nog en wordt een prioriterende Ninja!
Misschien wil je ook andere gerelateerde artikelen op het Nozbe blog bekijken:
- Hoe je een nooit eindigende takenlijst te lijf kunt gaan – 10 bewezen methodes
- 6 ideeën om je takenlijst in te krimpen en op te ruimen
Hulp nodig?
Waar kun je nog meer antwoorden vinden?
Bezoek onze helppagina voor nog meer informatie betreffende:
Je kunt ook andere interessante artikelen en beschrijvingen bekijken. Voorbeelden hiervan zijn: hoe je kunt beslissen wat de volgende actie moet zijn of waarom je de grootste uitdagingen op een vroeger tijdstip te lijf moet gaan. Voor geavanceerde gebruikers is er een blogpost die je laat zien hoe de Eisenhower Matrix je kan helpen met het de verwerking van je taken. Neem gewoon eens een kijkje – je zult hier een heleboel bruikbare artikelen over productiviteit vinden.
Je kunt ook altijd [onze Nozbe.how templates] bekijken als je meer wilt weten over Nozbe.
Laat het ons alsjeblieft weten als je nog andere vragen hebt! Je kunt altijd contact met ons opnemen – Nozbe Klantenondersteuning – wanneer je vragen of suggesties hebt. We willen je echt graag helpen. :-)
Geschreven door Ola – Medewerkster Klantenondersteuning
