Leef je in het heden of probeer je een inhaalslag te maken? Soms kun je die inhaalslag bereiken door je tijdgebonden routines ongedaan te maken. Bijvoorbeeld:
1. Sta een uur vroeger op
Zestig jaar geleden bestond het late nieuws (11:00 p.m. niet). Mensen gingen rond 9:30 of 10:00 naar bed. Zodra mensen opbleven voor het late nieuws begonnen netwerken laat op de avond praatprogramma’s uit te zenden. Het resultaat daarvan is dat de bevolking van nu langer wakker blijft dan de voorgaande generatie.
Waarom ga je niet eerder naar bed zodat je een uur vroeger op kunt staan? Gedurende dat extra uur kun je de zonsopgang zien, mediteren, oefeningen doen of naar je werk gaan voordat alle files ontstaan. De activiteiten die je gedurende dat vroege uur onderneemt kunnen van invloed zijn op het perspectief dat je die dag hebt. Om een fris perspectief te kunnen hebben is het belangrijk dat je je routine aanpast en vroeger opstaat!
2. Werk in de tuin of op je balkon in plaats van op het kantoor
Wanneer je van locatie en omgeving verandert kun je nieuwe perspectieven openen. Wanneer het mooi weer is kun je als alternatief ook onder een boom gaan zitten of een terrasje pikken en daar aan de slag gaan. De buitenlucht kan je een zienswijze geven die je niet op het kantoor zult vinden. Wanneer je in een natuurlijke en rustige omgeving werkt zul je binnen je hectische werkroutine gemoedsrust verkrijgen. Doe dit voor een aantal van je taken (vooral de taken die beeldvorming of creatief denken vereisen, zoals je wekelijkse herziening) en je zult productiever zijn dan ooit.
Identificeer de plaatsen in je leven die een gastvrij toevluchtsoord zijn waar je naar toe kunt gaan om te werken. Dit kan een bibliotheek zijn of je kunt zelfs in je auto gaan zitten op de parkeerplaats van een winkelcentrum. Wanneer je van werklocatie verandert zul je daar snel de vruchten van kunnen plukken.
3. Verwerk je e-mail slechts één keer per week als dat mogelijk is
Stel het doorspitten van je e-mail uit. De meeste zaken zijn niet zo belangrijk dat je er elke dag mee bezig moet zijn. We plaatsen vaak een niet noodzakelijke urgentie op zaken in ons leven.
4. Stel, wanneer mogelijk, het beantwoorden van telefoontjes uit
Het is net alsof je op vakantie bent en onbereikbaar bent voor een aantal dagen. Je hoeft niet elk telefoontje gelijk te beantwoorden. Wanneer je voor een aantal uur onbereikbaar bent – of voor een dag – maak je tijd vrij om datgene gedaan te krijgen wat je anders onmogelijk gedaan zou kunnen krijgen als je steeds maar weer telefoontjes zou moeten beantwoorden.
Je wilt natuurlijk niet de gehele tijd onbereikbaar zijn maar je kunt de mensen die je misschien kunnen bellen wel coachen. Laat een bericht achter op je antwoordapparaat of bij je secretaresse waarin je bijvoorbeeld zegt dat je de komende twee dagen onbereikbaar bent of tot 3:00 of wanneer dan ook. Je leidt ze op een nette en professionele wijze in een richting die voor zowel jezelf als de andere persoon goed uitkomt; je zult zelf wat uitstel hebben en ze weten wanneer ze je kunnen bereiken.
Maak gebruik van de ‘telefoon’ categorie binnen Nozbe wanneer je later alle onbeantwoorde oproepen verwerkt.
5. Laat de 80 procent van je activiteiten die niet productief zijn vallen
Het Pareto Principe (de ‘80/20’ regel) geeft aan dat 80 procent van je activiteiten een bijdrage levert aan 20 procent van je resultaten. De overige 20 procent van je activiteiten levert een bijdrage aan de overige 80 procent van je resultaten. Denk bijvoorbeeld eens aan een ijzerwinkel: ongeveer 20 procent van de voorraad voor 80 procent van de omzet; de overige 80 procent van de voorraad voor alleen maar 20% van de omzet.
Identificeer de 20 procent die verantwoordelijk is voor het grootste deel van de omzet en je hebt de sleutel voor een succesvolle handel. Een slimme winkelmanager zet die 20% binnen handbereik en hij zet de rest ergens waar het bereikbaar is maar waar niet gelijk zichtbaar is. Identificeer de activiteiten die je ondersteunen en die je de beste resultaten geven binnen je werk (en je privéleven). Laat de activiteiten achter je waar je geen profijt van kunt trekken – zorg ervoor dat je die niet productieve 80% kwijtraakt.
6. Vraag om input
Heb je ooit tijdens de lunch met een collega besproken hoe je je werk op een meer effectieve wijze zou kunnen aanpakken? Na een aantal minuten bevinden jullie je in een diep gesprek waar verschillende geweldige ideeën worden gegenereerd. Wat gebeurt er wanneer de serveerster of serveerder jullie voedsel of de rekening brengt? Het gesprek eindigt.
Wanneer jullie beiden weer terug aan het werk gaan worden die ideeën vaak vergeten of ze worden op een laag pitje gezet. Door op een bewuste wijze een vergadering in te plannen, met als doel om op een creatieve wijze te brainstormen, neem je je eigen tijd weer in handen en heb je de beste productieve sessies ooit.
Wanneer je andere mensen ontmoet word je blootgesteld aan nieuwe werelden – hun werelden. Wanneer je met een ander persoon communiceert ontvang je de voordelen van zijn/haar informatie, naast die van jezelf.
Kijk hoe je op andere manieren je routine door elkaar kunt schudden zodat je profijt kunt trekken van de mogelijke inzichten en doorbraken die daar het resultaat van kunnen zijn – elke dag en elk moment heeft een groot potentieel.
Hij schreef Breathing Space, Simpler Living, en Dial it Down, Live it Up. Ga naar BreathingSpace.com of bel 919-932-1996 voor meer informatie over keynote speeches en seminaria van Jeff zoals:
- Managing the Pace with Grace®,
- Achieving Work-Life Balance™,
- Managing Information and Communication Overload®
