Het is bijna niet te geloven, maar kunstmatige intelligentie en bots zullen de projectmanagementwereld die wij kennen gaan revolutioneren. Het zal niet lang meer duren voordat we toegang tot systemen zullen hebben die terugkerende management- en administratietaken kunnen uitvoeren zonder menselijke input. Is dat eng of spannend? In dit artikel zal ik je laten zien hoe AI de wijze waarop we werken zal veranderen.
AI kan terugkerende en overbodige taken automatiseren en het kan informatie verwerken op een niveau dat ver boven ons eigen kunnen ligt! Het kan deze verwerkte gegevens daarna gebruiken voor waardevolle inzichten, voor het maken van aanbevelingen, het uitvoeren van meer complexe activiteiten, het verruimen van de creatieve horizon en het maken van beslissingen. Ze kunnen dit in sommige gevallen beter dan mensen.
Volgens het Project Management Institute zijn er een aantal kennisdomeinen die bijna al het werk omvatten dat uitgevoerd wordt door projectmanagers. Het gaat om de volgende kennisdomeinen:
Laten we eens kijken hoe projectmanagers, met de projectmanagement software van de toekomst, AI-bots zouden kunnen programmeren als assistenten.
Integratiemanagement
Intelligente bot assistenten zullen met Siri of Google Assistent geïntrigeerd worden en ze zullen gelijk op vragen van projectmanagers reageren. Stel je eens voor dat je snelle antwoorden krijgt op vragen zoals: ‘Wat is de verwachte voltooiing van taak XYZ?’ of ‘Welke hulpmiddelen zijn er vandaag beschikbaar?’ en andere actuele gegevens in natuurlijke taal, zonder dat je naar verschillende aanraakpunten hoeft te gaan.
AI zal ook de prestaties van het team helpen integreren. Samenwerking en synergie worden hierdoor verzekerd. Een cognitief intelligentie systeem kan bijvoorbeeld temperatuurvariaties waarnemen wanneer het in een laboratorium sensor geplaatst wordt. De projectmanager wordt automatisch op de hoogte gebracht. De bot van de projectmanager zal het probleem gelijk aangeven en de manager zal het probleem aan een persoon toewijzen die het kan fixen. Het teamlid neemt daarna correctieve en preventieve maatregelen. De AI kan die informatie benutten en de cognitieve intelligentie kan daardoor verbeterd worden. Dit probleem zal dankzij deze maatregelen voorgoed vermeden kunnen worden.
Scope Management
Een van de voornaamste taken van een projectmanager is het plannen en indelen van de ‘Work Breakdown Structure’ (WBS) van het project. Het vormt zo’n beetje de basis voor planning, middelentoewijzing en beheersing.
AI kan gebruikt worden om een uitvoerige WBS te ontwikkelen waar entiteiten, taken, relaties en beperkingen tot toebehoren binnen de context van een project. Projectmanagement software dat algoritmen van zelflerende systemen ondersteunt zal de WBS automatisch in mindmaps omzetten en de WBS-taken en de relatie daartussen verder onttrekken. Met een fundamentele organisatorische kennisbasis kan het AI-systeem taken inplannen en prestatiekernindicatoren suggereren voor het team.
Timemanagement
AI-systemen kunnen de WBS begrijpen en ze kunnen een aantal alternatieve schema’s voor de uitvoering van het project voorstellen. Slimmere cognitieve systemen kunnen zelfs de functionele relatie tussen taken begrijpen en het schema volgens die gegevens inplannen. Het kan de schema’s op basis van de voortgang van een project en de prestaties van een team aanpassen. Dit geeft de productiviteit van het team een boost en het verbetert de samenwerking.
Het AI-systeem kan ook bepalen of het project nog steeds op rolletjes loopt en of er taken zijn die gevaar lopen of die zich op een gevaarlijk pad bevinden. De teamleden moeten hier de noodzakelijke gegevens voor invoeren, zodat het AI-systeem op een effectieve wijze op de hoogte kan blijven van problemen en zinvolle oplossingen kan geven.
Laten we als voorbeeld eens naar het AI-systeem genaamd ‘Grok’ kijken. Heb je er ooit weleens van gehoord?
Grok werd in eerste instantie door Numenta ontwikkeld. Het is een AI-systeem voor anomaliedetectie binnen IT analytics. Teams krijgen hierdoor waardevolle inzichten waarmee ze de downtime van een bedrijf kunnen reduceren. Ze kunnen namelijk precies zien waar de probleempunten en de ongebruikelijke gedragingen zich bevinden binnen de verschillende AI-systemen. Dit AI-systeem wordt ook voor andere zaken toegepast:
- ‘Rogue Behaviour Tracking’
- Stock Monitoring
- Voorraadtelling
- ‘Geospatial Tracking’
Risicomanagement
Een van de meest belangrijke aspecten van projectmanagement is het inschatten en beheren van risico’s en het gaat hierbij niet alleen om het samenstellen en het implementeren van een geweldig plan. Wisselwerkingen en externe onzekerheden zorgen ervoor dat de uitkomsten onvoorspelbaar zijn.
Moderne cognitieve systemen gebruiken zelflerende systemen om de uitkomsten van projecten te voorspellen door de waarschijnlijkheden van enorme hoeveelheden gegevens, die in het systeem opgeslagen zijn, te combineren. Het houdt zelfs rekening met factoren die misschien overzien worden door de projectmanager wanneer hij/zij de risico’s berekent. De manager kan, wanneer nodig, correctieve stappen ondernemen en voorkomen dat het project faalt.
Kwaliteitszorg
De projectmanager kan AI-systemen gebruiken om de kwaliteit van de projectvoortgang te meten en om op een hoger niveau inzichten te kunnen verkrijgen. De AI-assistent van de projectmanager kan complexe contracten onderzoeken en sleutelwoorden, wisselwerkingen en verplichtingen begrijpen. Projectmanagers kunnen zich op deze wijze op de kwaliteit van de taken gaan focussen en ze kunnen hun eigen beoordelingsvermogen gaan gebruiken.
Het Cognitive Toolkit van Microsoft is hier een voorbeeld van. Voorheen stond het bekend als CNTK. Dit toolkit is een diepgaand leerkader dat AI gebruikt om kunstmatige neurale netwerken te beschrijven binnen een team of een proces. Het netwerk wordt daarna via een gerichte grafiek weergegeven.
Laten we zeggen dat het gebruikt wordt voor beeldherkenning. Het systeem zal zelf de afbeeldingen leren analyseren door middel van de eerder gedefinieerde tags van bepaalde afbeeldingen. Is dat niet gaaf?
Belang Stakeholder
AI-systemen kunnen, met de hulp van sentimentele analyse algoritmen, de berichten van klanten analyseren, zodat ze hun behoeften te allen tijde begrijpen. De klachten en vragen van werknemers kunnen op deze wijze ook geadresseerd worden. De projectmanager kan er op deze manier voor zorgen dat de stakeholders en de projectdoelen zich op dezelfde lijn bevinden.
Human Resource Management
Een AI-assistent kan de vereiste vaardigheden voor een project en de beschikbare hulpmiddelen binnen de organisatie op elkaar afstemmen en het kan geschikte hulpmiddelen aanraden.
Stel je eens voor dat je een webapp moet creëren voor een gamingbedrijf. Wat heb je dan nodig?
- Een team dat uit ontwikkelaars bestaat?
- Een managementteam?
- Een team dat uit testers bestaat?
Ja. Het belangrijkste is echter dat je deze teams kiest op basis van de vaardigheden die nodig zijn om dit project te kunnen voltooien. Daar komen AI-systemen om de hoek kijken.
Het kan ook de vaardigheden identificeren die geleerd of verbeterd moeten worden op basis van de hulpmiddelen- en de vaardigheden matrix. Training kan daarna toegewezen worden.
De bots kunnen gegevensbronnen, zoals LinkedIn, scannen en ze kunnen de meest geschikte kandidaten op een shortlist zetten en dat maakt het leven van een projectmanager een stuk makkelijker. AI-assistenten en planning bots kunnen met elkaar communiceren en ze kunnen geschikte freelancers selecteren voor freelanceposities.
Communicatie
Voordat een product op de markt geïntroduceerd kan worden is het van cruciaal belang dat je weet wie je doelgroep is en wat hun behoeften zijn. AI-systemen kunnen de manager helpen door feedback van klanten en productbeleving te onttrekken van Twitter feeds, Facebook opmerkingen, webrecensies, etc. en door veranderingen aan te raden. De projectmanager kan op deze wijze zaken beter prioriteren.
De Talent Driehoek van PM
Technisch projectmanagement, strategisch- en businessmanagement en leiderschap zijn drie zijden van de talent driehoek van een projectmanager. AI-systemen zullen de projectmanager op elk van deze vlakken assisteren door middel van op data gebaseerde inzichten en aanbevelingen. De projectmanager kan op deze wijze meer tijd aan strategische planning besteden en minder tijd aan de uitvoering van overbodige taken.
Leiderschap komt op de achtergrond te liggen wanneer vele complexe zaken tegelijkertijd beheerd moeten worden en dat zorgt er vaak voor dat een project faalt. AI kan de inspanningen van projectmanagers aanvullen en projectmanagers kunnen zich, met de hulp van AI, op de meest belangrijke zaken gaan focussen.
AI en Bots + Projectmanagement Software ter Verbetering!
Dankzij de komst van AI zullen projectmanagers hun inspanningen kunnen optimaliseren, zodat ze het succes van hun product kunnen maximaliseren. De evolutie van projectmanagement, via AI en bots, bevindt zich op dit moment in de beginfase, maar het zal binnenkort de wijze waarop projecten opgeleverd kunnen worden daadwerkelijk veranderen.
Er is echter iets dat AI niet kan en dat is mens zijn. AI zal de deuren van oneindig potentieel en creativiteit openen, terwijl projectmanagers zich bezighouden met de aspecten van het beroep waar menselijke inspanningen voor vereist zijn. Het is zoals Elon Musk, de CEO van Tesla Motors zegt: “Mensen moeten met machines fuseren om niet overbodig te zijn in het AI-tijdperk.”
VERWIJZINGEN:
- What If Project Managers Get Replaced By Bots And AI?
- 3 ways AI will change project management for the better
- How AI could revolutionize project management
- The Use of AI Bots in Project Management
- AI will transform project management! Are you ready?
- Reinventing The Role Of Project Manager
