Waarom jouw team een samenwerkingsapp nodig heeft

Je kunt zo hard werken als je wilt, maar de uitkomst van een project hangt niet alleen van jou af wanneer je in een team werkt. Dit kan soms frustrerend zijn. Zelfs wanneer je teamgenoten bekwaam en betrokken zijn kunnen je inspanningen belemmerd worden. Er is een manier om succesvol te zijn. Je hebt een omgeving nodig waarbinnen teamwork ondersteunt wordt. Met een degelijk communicatiesysteem en een goed ontworpen communicatietool kun je je doelen sneller samen behalen. Het maakt hierbij niet uit of je op kantoor of op afstand werkt.

Een Communicatiesysteem Opzetten

Een team is een team. Iedereen denkt anders en heeft andere gewoonten. Een team dat verspreid van elkaar werkt moet ook met een andere factor rekening houden: mensen wonen in verschillende landen en ze hebben met verschillende tijdzones te maken. Om een efficiënt team te kunnen zijn moeten er communicatieregels geïntroduceerd worden. De regels moeten helder zijn en de focus moet op het bereiken van teamdoelen liggen. Dit moet echter op een comfortabele en natuurlijke wijze gedaan worden.

Onze Piramide

Hier bij Nozbe hebben we een Communicatiepiramide die voor ons team dat op afstand werkt de flow van informatie reguleert.

Het is op 3 kernideeën gebaseerd:

  1. de kracht van diep werk
  2. respect voor onze tijd en
  3. een gestructureerde uitwisseling van informatie.

Je kunt hier meer over de Communicatiepiramide lezen, maar om een lang verhaal kort te maken:

  • We proberen wanneer mogelijk op een asynchrone wijze met elkaar te communiceren, zodat we elkaar niet afleiden. Wanneer ik feedback niet gelijk nodig heb (en laten we eerlijk zijn, dat is in de meeste gevallen zo) laat ik het aan mijn collega over wanneer hij/zij contact met me opneemt.
  • We weten dat mensen beter kunnen werken wanneer ze gefocust zijn en niet afgeleid worden.
  • De beste feedback is geschreven feedback waar goed over is nagedacht.
  • Vergaderingen (wanneer ze daadwerkelijk noodzakelijk zijn) zijn waardevol wanneer er een agenda is en wanneer alle aanwezigen betrokken en goed voorbereid zijn.

Ruimte voor Samenwerking

Zodra je je communicatiesysteem hebt opgezet heb je een ruimte nodig waar het geïmplementeerd en ontwikkeld kan worden. Je hebt dan een samenwerkingsapp of een taak- en projectmanagement tool nodig. Het doel blijft hetzelfde: de informatie die je uitwisselt moet gestructureerd en toegankelijk zijn en iedereen binnen het team moet weten wat wanneer gedaan moet worden.

Hieronder zie je wat samenwerkingssoftware voor een bedrijf kan doen. Zelf gebruik ik Nozbe Teams en om die reden zal ik mijn app als voorbeeld gebruiken wanneer ik de voordelen van samenwerkingstools op een rijtje zet.

Op een Gemakkelijke Wijze Doelen Stellen en Plannen

Een groot voordeel van samenwerkingssoftware is dat je al datgene wat met een project te maken heeft binnen een project kunt vastleggen. Het doel van het project kan op een speciale locatie beschreven worden. Via specifieke taken en opmerkingen kan je team:

  • ideeën bespreken,
  • om feedback vragen en feedback ontvangen,
  • aangeven wat de problemen en belemmeringen zijn,
  • op zoek gaan naar de beste oplossingen,
  • bestanden toevoegen en
  • checklijsten toevoegen, zodat ze beter met de taken om kunnen gaan die uit lagen bestaan.

Met een samenwerkingsapp zoals Nozbe Teams kun je alle informatie, documenten en gegevens in de projectcontext bewaren. Je zult gegevens, een discussie die je nog een keer wilt lezen of de oorspronkelijke versie van een document altijd kunnen opzoeken. Het staat allemaal in de volgorde waarin ze voorkomen. Dit geldt ook voor de projecten die al voltooid zijn. Voltooide projecten kunnen daarnaast ook hersteld worden.

Referentiemateriaal en Documenten binnen de Context

Nu we het toch over gestructureerde discussies en projectcontext hebben wil ik ook graag het referentiemateriaal voor de voltooiing van taken onder de aandacht brengen. Toen ik voor een ander bedrijf werkte gebruikten we e-mail en chat voor onze projecten en teamsamenwerking. We raakten toen heel gemakkelijk dingen kwijt! Vooral met een naderende deadline was dit zeer frustrerend. Het stressniveau van het team ging langzaam omhoog.

Je kunt dit gemakkelijk vermijden door een samenwerkingsapp te gebruiken. Alles komt goed wanneer je met je team afspreekt dat documenten of links voor bestanden in de cloud (zoals Dropbox, Box, Google Drive, etc.) aan relevante taken worden toegevoegd. Vergeet niet om de bestanden in de cloud te beschrijven.

Overal en Altijd Toegang tot het Werk en de Gegevens hebben

Een projectmanagement app zoals Nozbe Teams heeft ook een andere eigenschap die je team productiever maakt: mobiliteit. Al datgene wat je in de app opslaat – projecten, taken, opmerkingen en bijlagen – wordt in de cloud opgeslagen. Dat betekent dat je overal en altijd toegang tot alles hebt. Je kunt ervoor kiezen om een webapp te gebruiken of een native app voor je iOS en Android toestellen. Vooraf vastgestelde notificaties informeren je wanneer iemand feedback nodig heeft of wanneer er een taak aan je toegewezen wordt. Je bespaart tijd en je kunt onderweg of in de wachtkamer van de dokter werken. Zelfs op afstand kun je je team ondersteunen.

Effectieve Taakgebaseerde Communicatie

Zodra je je projecten en taken gecreëerd en gestructureerd hebt kun je met je team gaan samenwerken. De sleutel voor effectief teamwork is goede communicatie. Taakgebaseerde communicatie is dé manier om samen te werken binnen een app zoals Nozbe Teams.

Waarom?

Omdat het duidelijk, georganiseerd en uitvoerbaar is.

Je motiveert mensen en geeft ze de kracht om aan de slag te gaan wanneer je taken in een lijst zet en van grote enge zaken kleinere uitvoerbare taken maakt.

Je focust je gelijk op datgene wat gedaan moet worden wanneer je een opmerking plaatst bij een specifieke taak (dit gebeurt niet wanneer je een groepschat gebruikt of lange e-mails verstuurt).

Dankzij de specifieke taakparameters weet je wie er verantwoordelijk is voor de taak, tot welk project de taak behoort en wanneer de taak gedaan moet zijn.

Taakgebaseerde communicatie werkt het beste binnen een goed ontworpen taak- en projectmanagement tool voor teams. Een tool waar je taken aan kunt toevoegen en waar je samen taken kunt voltooien. Je wilt dat je team resultaten boekt en niet alleen tijd aan projectmanagement besteedt, toch?

Verbeterde Focus

De productiviteit van je team neemt toe wanneer je e-mail laat vallen en wanneer je chats minder vaak voor interne communicatie gebruikt. Hoe? Door een samenwerkingstool of een projectmanagement tool te gebruiken en door taakgebaseerde communicatie te implementeren. Mensen zullen daardoor meer tijd voor gefocust en intensief werk hebben.

Iedereen weet wat wanneer gedaan moet worden wanneer ze hun taken in de app zetten en een schema gebruiken. Ze kunnen zich concentreren en ze kunnen hun werk gedaan krijgen. Elk teamlid werkt aan zijn/haar eigen taken. Ze kunnen hun collega of manager om hulp of feedback vragen zonder de persoon af te leiden. Terwijl ze wachten kunnen ze aan de volgende taak beginnen en hun teamgenoot kan datgene voltooien waar ze mee bezig waren.

Dit is natuurlijk een ideale situatie. Ik weet dat teams dagelijks met urgente zaken of vertraagde taken te maken hebben. Teamleden kunnen deze situatie verbeteren door hun werk te structureren en door een marge toe te passen wanneer ze hun taken inplannen.

We noemen dit asynchrone communicatie en we proberen daar een fundamentele regel van te maken.

Prioriteiten Stellen

Naast een consistente strategie zullen goed vastgestelde prioriteiten je ook helpen om op het juiste pad te blijven. Vooral wanneer je een holistische zienswijze gebruikt voor al het werk dat gedaan moet worden. Met taakmanagement apps zoals Nozbe Teams kun je dagelijks je prioriteiten plannen. Op deze wijze kun je samen met je teamgenoten aan een to do-lijst werken en zoveel mogelijk zaken gedurende de dag van de lijst proberen te strepen. Jij beslist wat er op je prioriteitenlijst komt te staan en je probeert hier in tijdsblokken gefocust aan te werken. Het is een van de belangrijkste stappen die genomen moet worden om een effectief team te kunnen zijn.

Transparantie en Duidelijkheid

Een ander voordeel van goede samenwerkingssoftware is het overzicht en het begrip dat je krijgt. Binnen gedeelde teamprojecten kunnen mensen elkaars taken en probleempunten zien. Het samenwerkingspotentieel kan op deze wijze optimaal benut worden. De feedback die mensen ontvangen zal meer inzichtelijk zijn, teams zullen hun kennis delen en iedereen kan een bijdrage leveren aan het behalen van bedrijfsdoelen.

Dit proces is zelfs nog makkelijker binnen Nozbe Teams. Teamleden hebben namelijk automatisch toegang tot nieuwe projecten. Het Premium plan staat privéprojecten toe en je kunt ook aan specifieke gebruikers toegang verlenen. Transparantie en toegankelijkheid zijn echter de belangrijkste doelen. Wanneer je toegang hebt tot een project betekent dat niet dat je minder gefocust zult zijn. Je kunt ervoor kiezen om een project alleen te bekijken wanneer het nodig is. Je kunt de projecten die je interesseren volgen of je kunt ze aan je favorieten toevoegen zodat je op de hoogte gehouden kunt worden.

Binnen het ‘Team’ venster van Nozbe Teams kun je de teamleden zien. Je kunt een persoon kiezen en de taken zien die aan hem/haar toegewezen zijn. Je kunt alleen de taken van projecten zien waar jullie beiden toegang tot hebben. Teamleden blijven zo op een lijn zitten, terwijl managers de teamprojecten kunnen overzien.

Verbeterde Leiderschap en Management

So, collaboration software will give a manager or a team leader a real-time overview of how well their employees are performing. They can see everyone’s contribution, keep an eye out, and give their feedback on each project whenever they see the need. Samenwerkingssoftware geeft managers of teamleiders een overzicht van de prestaties van werknemers. Ze zien iedereens bijdrage, ze kunnen alles in de gaten houden en ze kunnen feedback geven wanneer ze dat nodig vinden.

Managers kunnen dankzij een transparante projectstructuur ook bepalen of een project vastzit. Zaken worden vaak over het hoofd gezien wanneer e-mail of groepschat wordt gebruikt. Een goede samenwerkingsapp zorgt ervoor dat managers controle hebben. Ze kunnen de informatieflow bijhouden, de status checken en actie ondernemen.

Elk team heeft leiding nodig. Dit is vooral het geval wanneer ze zich verloren voelen. En managers hebben transparantie nodig om op de hoogte te kunnen blijven van alles. Zo voorkom je namelijk dat projecten falen.

Voor een manager of teamleider is dit de grootste overwinning.

Versterking van het Team

Last but not least, a good collaboration tool is crucial for building team spirit. It can help people become more comfortable with the idea of cooperating towards a common goal. It also encourages sharing plans, ideas, and accomplishments with co-workers. Samenwerkingstools zijn ook van essentieel belang voor de bevordering van de teamgeest. Mensen kunnen daardoor meer bereid zijn om samen aan een gezamenlijk doel te werken. Het moedigt ze ook aan om plannen, ideeën en prestaties met collega’s te delen.

Hier bij Nozbe weten we dat we binnen onze app vragen kunnen stellen en discussies kunnen voeren. Om die reden zijn we ook niet bang om dat te doen. Taakgebaseerde communicatie moedigt ons aan om onze twijfels en kennis met anderen te delen. Het zorgt er samen met onze communicatieregels ook voor dat er minder conflicten en misverstanden zijn. Alles staat in het systeem en kan gevolgd worden. De geschreven feedback lijkt ook rationeler, beter geanalyseerd en minder emotioneel te zijn dan een real-time discussie.

Samenwerkingssoftware heeft een tweeledig doel omdat de teamrelaties er ook door versterkt worden. Het hele bedrijf kan daarvan profiteren.

Je Wilt Niet Blijven Worstelen

Je team kan slimmer, sneller en productiever zijn wanneer er communicatieregels worden geïntroduceerd en wanneer er samenwerkingstechnologieën in het bedrijf en het organisatieproces worden geïntegreerd. Ik garandeer je dat de efficiëntie van je team dankzij deze methode drastisch zal toenemen. Het is de kers op de taart.

Ik ben me ervan bewust dat de overstap naar een nieuwe werkomgeving moeilijk kan zijn. Dit is vooral het geval wanneer teamleden nog nooit een projectmanagement app of samenwerkingsapp gebruikt hebben. Begin langzaam. Bespreek welke communicatieregels je wilt introduceren. Zodra die geïmplementeerd zijn kies je voor een tool dat het beste bij je behoeften past. Implementeer dit tool stap voor stap. Duik er dus niet gelijk in. Productiviteit daalt wanneer mensen verbijsterd zijn en wanneer ze zich verloren voelen. Creëer eerst enkele projecten om de samenwerking uit te proberen. Deel je indrukken met elkaar en stel vragen aan elkaar over de werking van de software. Aarzel niet om contact op te nemen met de klantendienst van de app om hulp en praktische tips te kunnen krijgen. Bekijk videohandleidingen en gebruik de onboarding materialen die goede apps meestal aanbieden.

Ben je overtuigd en wil je graag de communicatie en de effectiviteit van je team verbeteren? Voel je dan vrij om Nozbe Teams uit te proberen. Het is gratis en beschikbaar voor iOS, Android en het web.

Magda
Wekrt bij Nozbe marketingteam.