Projectmanagement wordt vaak als de ruggengraat van bouwbedrijven, architectenbureaus, reclamebureaus en grafische ontwerpbureaus gezien omdat ze een ‘klant’ project hebben dat ze moeten beheren. Het doet nu echter ook z’n intrede binnen de professionele dienstverlening. Teams kunnen met behulp van projectmanagement de verplichtingen van klanten bijhouden, wedijverende prioriteiten reguleren, de communicatie en klantenservice verbeteren en een efficiëntie leveren die een positieve impact heeft op de bottom line.
Wat is juridische projectmanagement?
Advocaten moeten vaak de rol van projectmanager op zich nemen of ze maken deel uit van een projectteam. Alle juridische kwesties kunnen als ‘projecten’ gezien worden. Ze hebben een duidelijke begin- en einddatum en het gaat erom dat er iets ‘nieuws’ gecreëerd wordt.
Advocaten focussen zich vaak op het woord ‘proces’ wanneer ze met een juridische kwestie bezig zijn. Het woord ‘proces’ kan echter gemakkelijk met ‘project’ vervangen worden wanneer je projectmanagement implementeert. Daar blijft het qua succesvolle implementatie echter niet bij.
Een sterke business case voor Projectmanagement binnen advocatenkantoren
Projectmanagement is binnen dit beroep een proces. Een proces waarbij de parameters van een zaak van tevoren worden gedefinieerd. De koers wordt van begin af aan gepland. Voor die planning gebruik je de feiten die je op dat moment hebt. Je beheert de zaak en na afloop evalueer je de werkwijze (vanuit het perspectief van het kantoor of de juridische afdeling en het perspectief van de klant).
Klanten en tarieven brengen een druk met zich mee en om die reden vereist het beheer van zaken een meer proactieve, gedisciplineerde of systematische aanpak.
Constante veranderingen die beheerd moeten worden
Tijdens het proces (vanaf de eerste ontmoeting met de klant tot aan de rechtszitting en het besluit) kunnen vele aspecten veranderen. Bij projectmanagement worden de veranderingen stapsgewijs vastgelegd. De kans groot dat de tarieven gehandhaafd kunnen worden en dat de afschrijvingen gereduceerd kunnen worden omdat impacts al vroeg in het proces geïdentificeerd kunnen worden.
Verbeterde communicatie
Teams kunnen dankzij projectmanagement ook beter met klanten communiceren. Ze kunnen klanten laten zien hoe dingen veranderen, waarom ze veranderen, wat de mogelijke impact van de veranderingen kan zijn en hoe de tarieven daardoor zullen veranderen. Projectmanagement vergemakkelijkt de discussie over uitkomstverwachtingen.
Een advocaat moet weten wat voor verwachtingen en objectieven de klant heeft en wat de succesfactoren zijn. Zo begin je namelijk op een succesvolle wijze met projectmanagement. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat ze ten alle kosten willen winnen of dat ze alles zo snel en geluidloos mogelijk willen afhandelen. Een tool zoals Nozbe kan de interne en de externe communicatie gemakkelijk verbeteren.
Planning
Vervolgens moet er een gedetailleerde uiteenzetting van het werk gecreëerd worden. Denk hierbij aan de belangrijkste resultaten, mijlpalen, veronderstellingen en een groot budget. De doelstelling van de klant is hier de basis voor.
Daarna moet er een project- of werkplan ontwikkeld worden voor de zaak. Hier horen hulpmiddelen, het bezetten van stappen (fasen, taken en activiteiten), communicatie, protocol, risicoanalyse en veranderingsplannen ook bij.
Het zal makkelijker zijn om de zaak te beheren, om binnen het budget te werken, om naar de klant z’n verwachtingen toe te werken, om gaandeweg met veranderingen om te gaan en om de zaak uiteindelijk te evalueren of te controleren (wat ging goed en wat kan beter?) wanneer er vooraf met deze zaken rekening wordt gehouden.
Dit is zeer gedetailleerd en niet alle zaken zullen zoveel informatie bevatten, maar zelfs met enkele belangrijke items kun je de relatie met de klant verbeteren en afschrijvingen verminderen. Met goede projectmanagementsoftware zullen alle procedures, alle informatie en alle documenten up to date, veilig en toegankelijk zijn.
De voordelen van projectmanagement
Studies hebben aangetoond dat projectmanagement vele voordelen heeft voor klanten. Zo zijn er bijvoorbeeld minder verrassingen, er wordt meer op tijd en binnen budget gedaan, de communicatie tussen het advocatenkantoor en de klant is beter, teamwork is beter, er is een grotere efficiëntie en de uitgaven zijn lager.
Voor het advocatenkantoor zijn de verbeteringen ook significant. De tarieven kunnen zoals eerder gezegd beter voorspeld worden. Projectmanagement kan van onschatbare waarde zijn voor kantoren die het flexwerken omarmd hebben. Teamleden zijn in dat geval niet altijd op het kantoor en het kan in sommige gevallen ook om een parttime positie gaan.
Succesvolle adaptatie en implementatie neemt altijd training, geduld en tijd in beslag. Voor de kantoren die dit omarmen zullen de beloningen het zeker waard zijn.
