Je productiviteit wordt door de beslissingen en de gewoonten van je teamleden beïnvloed. Zelfs wanneer iedereen efficiënt is en zich aan deadlines houdt, kan het team als een geheel het moeilijk vinden om te communiceren en om dingen op tijd gedaan te krijgen. Vinden jij en je teamgenoten het moeilijk om samen dingen gedaan te krijgen? Lees dan snel verder en kijk hoe Nozbe Teams je kan helpen.
1. Structureer je workflow
De afwezigheid van een gedeeld systeem vormt een groot probleem voor de samenwerking. Een gedeeld systeem zorgt er namelijk voor dat teamleden op dezelfde pagina zitten en dat ze weten wat ze zelf moeten doen en wat andere mensen aan het doen zijn. Binnen Nozbe Teams hebben we zo’n systeem opgericht. Het gaat als volgt:
- Alles wat door jouw team gedaan moet worden is een project.
- Elk project is onderverdeeld in uitvoerbare taken.
- Voor iedere taak is er een persoon die de verantwoordelijkheid draagt.
- Alle taken moeten een deadline hebben (een deadline die op een pessimistische wijze vastgesteld wordt, om mogelijke stress en vertragingen te voorkomen).
- Alle documenten en bestanden die met een taak te maken hebben zijn ook aan een taak verbonden.
- Gebruik een betrouwbaar tool zoals Nozbe Teams, zodat je orde en gegevensbeveiliging kunt garanderen!
Tip: Met Nozbe Teams zullen al je teamprojecten in een vertrouwd systeem staan. Een systeem waar je op elk toestel toegang tot hebt. Je gegevens zullen veilig zijn en je teamleden zullen op een transparante wijze met elkaar kunnen communiceren.
2. Maak voor interne communicatie geen gebruik van e-mail
E-mail is slecht voor jou en je team. We ontvangen al te veel e-mails die niets met ons werk te maken hebben. En onze e-mailberichten kunnen ook nog eens vermengd raken met de e-mailberichten van de buitenwereld en van spamaccounts.
We hebben om die reden een nieuwe manier van communiceren ontwikkeld: we gebruiken e-mail voor de buitenwereld en Nozbe Teams voor ‘interne communicatie’.
Zaken worden transparanter wanneer projecten en taken gedeeld worden. Mensen kunnen zien wat er in elk project plaatsvindt en wie waar verantwoordelijk voor is. Alles is duidelijk. We vermijden op deze wijze ook de mogelijke BCC en CC problemen.
*Tip: Stuur een uitvoerbare e-mail naar Nozbe Teams en behandel het als een taak.
3. Werk op een effectieve wijze samen – door middel van taken
Werk binnen Nozbe Teams aan projecten en verspil geen tijd meer aan het versturen van e-mails en het plannen van vele vergaderingen.
Binnen een teamproject kun je een taak creëren en die taak kun je aan de persoon delegeren die er het meest geschikt voor is. Je kunt er bij delegatie zeker van zijn dat ze de taak zullen zien en dat ze ermee aan de slag zullen gaan zodra ze er klaar voor zijn.
Dankzij deadlines en notificaties binnen Nozbe Teams (desktop, push en e-mail) kan alles op tijd afgerond worden. Deze facetten kunnen het systeem betrouwbaarder en interactiever maken. Je kunt een notificatie ontvangen wanneer iemand een taak aan je delegeert of wanneer een deadline nadert.
Je kunt de details en het referentiemateriaal in het opmerkingenveld plaatsen. Het team heeft op deze wijze alles bij de hand en iedereen weet ook gelijk wat de context is.
Tip: Taken zijn zelfs na voltooiing nog steeds toegankelijk.
4. Probeer asynchrone communicatie uit om tijd te besparen en om je focus te behouden
Er kan op een asynchrone wijze gecommuniceerd worden wanneer je team binnen projecten en taken werkt. Ze respecteren de tijd en focus van anderen en op deze wijze kan er meer gedaan worden in minder tijd.
Dit communicatiemodel is geweldig:
- Je team kan gefocust en ongestoord in tijdsblokken werken.
- Je hebt een verslag van al datgene wat gezegd en gedeeld wordt, terwijl synchrone communicatie vaak niet eens geregistreerd wordt.
- Het geeft mensen de kans om na te denken voordat ze een reactie geven (je eerste reactie is niet altijd je beste reactie)
- Je kunt ook met teamleden communiceren die zich in andere tijdzones bevinden.
Tip: Wanneer je binnen Nozbe Teams een taak aan een teamlid toewijst kun je er zeker van zijn dat hij/zij de taak ziet en dat ze er op het juiste tijdstip mee aan de slag zullen gaan. Op deze wijze zul je iemand die in de flow zit en die met een moeilijke taak bezig is niet storen. Je kunt aan een andere taak werken terwijl je op een antwoord wacht. Weet je… ik heb het gevoel dat zaken soms minder urgent zijn dan we denken.
5. Houd je aan deadlines en zorg ervoor dat je team goed georganiseerd blijft
Een gestructureerde workflow optimaliseert de organisatie van je team. Dit is vooral het geval wanneer het advies geeft over de uitvoering en wanneer alle projecten, taken, gesprekken en materialen op één locatie worden vastgelegd. Er bestaat slechts een kleine marge voor misverstanden, voor verloren bestanden of onduidelijkheden qua verantwoordelijkheid. Mensen zijn in sync. Ze zijn in sync met datgene wat ze willen doen, wat ze gedaan moeten krijgen en de wijze waarop ze het gedaan zullen krijgen.
Iedereen heeft zijn eigen taken en verantwoordelijkheden netjes binnen Nozbe Teams staan. Je kunt je dus volledig op je werk focussen. Je communiceert alleen met anderen wanneer iemand feedback moet geven of wanneer iemand feedback nodig heeft. Deadlines zijn duidelijk. Ze worden vastgesteld binnen Nozbe Teams en ‘bewaakt’ door notificaties.
Taken zijn simpel en specifiek en ze worden op de juiste wijze binnen projecten weergegeven en beschreven. Iedereen weet wat wanneer gedaan moet worden. Onderbrekingen zijn dus zeldzaam.
Tip: Je team zal nog beter georganiseerd zijn wanneer iedereen regelmatig onderhoud verricht - Nozbe Teams is daar ook een geweldig tool voor.
Dankzij Nozbe Teams zal je team op een efficiënte en transparante wijze kunnen communiceren en werken. Je zult met de tijd die je bespaart geweldige dingen voor je bedrijf kunnen doen.
