Taakgebaseerde communicatie: wat het is en hoe het gedaan moet worden

We hebben de Nozbe Teams app gebouwd om teams (op het kantoor en op afstand) te helpen met de voltooiing van taken. Teams zullen zaken SNELLER gedaan krijgen wanneer ze taakgebaseerde communicatie implementeren. Nu vraag je je misschien af wat taakgebaseerde communicatie precies is en hoe het afwijkt van andere methoden die gebruikt worden voor samenwerking en communicatie. De antwoorden op die vragen vind je in dit artikel. Lees daarom snel verder.

Een revolutie in het beheer van teamprojecten en de flow van informatie

Teams binnen internationale ondernemingen, NGO’s, publieke instituties, kleine bedrijven of startups gebruiken allemaal dezelfde tools om samen te werken. Om informatie uit te wisselen, zaken te bespreken en projecten te beheren **kiezen ze voor e-mail, chats, face to face vergaderen of telefoontjes. Vaak zijn deze methoden storend en contraproductief.

Taakgebaseerde communicatie is ons alternatief voor traditioneel teamwork en projectbeheer. Projecten kunnen op deze wijze gemakkelijk vooruitgeschoven worden en er kan op een efficiënte wijze binnen een team gewerkt worden.

Wat is taakgebaseerde communicatie precies?

Taakgebaseerde communicatie introduceert een simpele structuur: Projecten->Taken->Opmerkingen->GEDAAN. In feite groepeer je al je teamdoelen in projecten. Daarna specificeer je voor elk van deze projecten de taken. De gegevens en feedback die je nodig hebt om zaken gedaan te kunnen krijgen verzamel je door middel van opmerkingen. Je wisselt informatie, feedback en meningen binnen taken uit. Je stelt vragen en ontvangt oplossingen binnen de taken. Je beheert verantwoordelijkheden binnen de taken. Daarna worden de taken gedaan. Het is gestructureerd, gemakkelijk te volgen en zeer uitvoerbaar.

In plaats van:

  • e-mails schrijven,
  • mensen toevoegen via CC en BCC
  • verdwaald raken in lange threads die op verschillende manieren weergegeven worden binnen e-mailprogramma’s,
  • …of gestoord worden door telefoontjes,

taakgebaseerde communicatie geeft je de garantie dat alles georganiseerd is en op één plek te vinden is. Veilig, doorzoekbaar en overal toegankelijk.

In plaats van:

  • tijd verspillen,
  • vergaderen,
  • en zaken ‘live’ bespreken,

met taakgebaseerde communicatie kun je een gestructureerde discussie runnen waarbij iedereen de kans heeft om te reflecteren en om zijn/haar contributies op te schrijven.

Waarom taakgebaseerde communicatie zo krachtig is

Hier bij Nozbe werken en communiceren we al jaren zo. Kijk zelf waarom wij denken dat deze methode vele malen beter is dan de traditionele methodes.

  1. Het is gestructureerd - We zijn efficiënter wanneer we bij elke taak een opmerking plaatsen – we focussen ons op datgene wat gedaan moet worden (in tegenstelling tot chats binnen Slack of lange e-mails).

  2. Het is duidelijk - De precieze taakparameters zorgen ervoor dat we weten wie er verantwoordelijk is voor de taak, tot welk project de taak behoort en wanneer de deadline is.

  3. Het is snel - Opmerkingen kunnen makkelijk ingevoerd worden. De details kunnen op een simpele wijze besproken worden en we kunnen er daadwerkelijk voor zorgen dat we weten wat er gedaan moet worden.

  4. Het is veelzijdig - Voor opmerkingen gebruiken we een opmaak, checklijsten, bestanden, etc., zodat we alle informatie bij de hand hebben en taken kunnen voltooien.

  5. Het is speels - Werk is leuker met reacties (en gifs), maar we hechten nog steeds waarde aan het gesprek dat over de taak gaat.

  6. Het is productief - De uitvoering van taken verloopt moeiteloos dankzij taakopmerkingen. Teamleden kunnen taken sneller dan ooit afvinken en samen doelen behalen.

  7. Het is georganiseerd - Er zal geen sprake van chaos meer zijn nu verschillende messaging- of documentatieplatformen niet meer beheerd hoeven te worden. Alles kan binnen de opmerkingenthread van een taak gevonden worden.

  8. Het is mobiel - Onze apps worden door alle grote platformen ondersteund. We kunnen taken daardoor nauwlettend in de gaten houden en we kunnen met het team communiceren. We kunnen dus overal en altijd een bijdrage leveren.

  9. Het is discreet - Vermijd ongewenste notificaties als je gefocust wilt blijven. Je kunt de notificaties binnen de instellingen beheren.

  10. Het is toegankelijk - Alle betrokkenen hebben toegang tot de relevante informatie. Niemand hoeft meer geCC’d te worden.

  11. Het is asynchroon - Iedereen kan op een geschikte tijd aan zijn/haar taken werken zonder afgeleid te raken.

Wil je de op taken gebaseerde communicatie graag uitproberen? Simpeler kan bijna niet:

  • Registreer je bij Nozbe Teams en creëer je teamaccount.
  • Nodig de mensen uit met wie je wilt samenwerken.
  • Zet datgene wat je team doet in projecten binnen Nozbe Teams.
  • Som datgene op wat gedaan moet worden om zaken als taken vooruit te kunnen schuiven binnen de projecten.
  • Delegeer taken en voeg deadlines toe om ervoor te zorgen dat iedereen weet wat er gedaan moet worden en wanneer het gedaan moet zijn.

Nozbe Teams heeft nog vele andere eigenschappen die voor een onbevooroordeelde communicatie en effectieve samenwerking zorgen.

We willen de taakgebaseerde communicatie graag met mensen delen en we willen teamleiders laten zien hoe ze dit concept binnen hun eigen team kunnen introduceren. We willen dat kleine teams geweldige dingen doen. Dit wordt echter niet bereikt wanneer je e-mailt, chat of vergadert.

Magda
Wekrt bij Nozbe marketingteam.