Je hebt besloten om je werk naar een project- & takenbeheerapp te verplaatsen, maar je weet niet precies hoe te beginnen? Lees hier wat projecten zijn en hoe je je werk kunt opsplitsen in taken en projecten! Verderop vind je ook praktische voorbeelden van projecten die je direct in je werkbeheertool kunt opzetten.
- Wat is precies een project?
- Moeten alle projecten worden afgerond?
- Doorlopende projecten om je te helpen georganiseerd te blijven
- Doelgerichte projecten om je doelen te bereiken
- Eenmalige en terugkerende projecten
- Voorbeelden van projecten die je kunt hebben in Nozbe: De beste projectmanagement-app
Wat is precies een project?
“Niet iedereen werkt aan projecten,” denk je misschien. “We hebben klanten / dossiers / appartementen / patiënten / bestellingen… geen projecten!”
Maar wat je er ook voor noemt, een project is alles: een onderneming of doel waarvan de uitvoering meer dan een paar stappen vereist. Een stap is natuurlijk een taak of activiteit.
Een project is dus een reeks stappen/activiteiten die moeten worden uitgevoerd en die bedoeld zijn om je naar een specifiek resultaat of doel te leiden, of die betrekking hebben op een vergelijkbaar gebied of onderwerp.
In een projectmanagement-app verschijnt een project als een taak- of takenlijst.
Moeten alle projecten worden afgerond?
Bij Nozbe onderscheiden we twee hoofdtypes projecten die je kunt beheren in je project- en takenbeheerapp:
Doorlopende / organisatiegerichte projecten
- Marketing
- Financiën
- HR
- Sales
- Productonderhoud
- 11/2023 klanten
Resultaatgerichte projecten
- Kostenreductie
- Black Friday Campagne
- Onboarding van nieuwe medewerkers
- Scheidingsdossier
- Klant XYZ
- Appartement Renovatie
Projecten zijn eenvoudigweg lijsten met taken, en het is aan jou om te bepalen welke doelgericht zijn en welke doorlopend.
Doorlopende / organisatiegerichte projecten om georganiseerd te blijven
Terwijl doelgerichte projecten een concreet doel hebben en na voltooiing eindigen, zijn doorlopende projecten nooit echt afgerond, omdat het lijsten zijn van taken of activiteiten rond een bepaald aspect van professioneel of persoonlijk leven.
Bijvoorbeeld hebben we een project “PR & Marketing”, waarin we alle losse taken zetten die bij dit gebied horen: een interviewverzoek van een journalist, een idee voor een toekomstige campagne, review van e-mail onboarding of een strategie voor het komende jaar.
Een ander veelvoorkomend voorbeeld is “Persoonlijke Zaken”, waarin taken na werktijd staan die niet aan een doelgericht project verbonden zijn.
Resultaatgerichte / doelgerichte projecten om je doelen te bereiken
Wat is nu precies een resultaatgericht project? Het is een beetje zoals een recept volgen. Je hebt ingrediënten (jouw middelen), instructies (je plan) en het doel (het smakelijke gerecht).
Een project omvat een reeks geplande activiteiten die zijn ontworpen om een bepaald resultaat te bereiken. Je splitst je werk op in taken die je helpen je doel te bereiken. Of je nu:
- een brug bouwt,
- een marketingcampagne lanceert,
- of een community-evenement organiseert…
als het een duidelijk doel, tijdsbestek en een set taken heeft, dan heb je een project.
Waar je aan moet denken bij het starten van een doelgericht project
Deze projecten hebben kenmerken die ze onderscheiden van dagelijkse taken. Ten eerste zijn ze uniek. Zelfs als je al tien huizen hebt gebouwd, heeft het elfde huis zijn eigen uitdagingen.
Doelgerichte projecten zijn tijdelijk; ze hebben een duidelijk begin- en eindpunt. Bovendien vragen ze om middelen – personeel, tijd, geld, noem maar op. Het gaat om het creëren van iets nieuws of het realiseren van verandering.
Scope, Tijd en Kosten: Deze grenzen zijn als een hek om je tuin – ze definiëren wat binnen en buiten valt. In projectbeheer gaat het om drie kritieke beperkingen: scope, tijd en kosten.
1. Scope: De scope is in wezen de takenlijst van het project. Het beschrijft alle taken, doelen en functies die het project moet bereiken. Net zoals een nieuw automodel navigatie en lederen stoelen kan hebben, specificeert de projectscope wat wel en niet inbegrepen is.
2. Tijd: Doelgerichte projecten hebben meestal een deadline, een specifieke periode waarbinnen ze voltooid moeten zijn. Tijdslimieten zorgen voor een gestage voortgang van het project.
3. Kosten: Elk project werkt binnen een budget, inclusief materiaal, arbeid, softwarelicenties en advieskosten. Kostenbeperkingen zorgen ervoor dat het project niet overschrijdt en financiële verrassingen worden voorkomen.
Stel je bouwt een huis. De scope omvat het aantal kamers, vloertype en ontwerp van de keuken. Het tijdslimiet zorgt dat het huis binnen zes maanden wordt gebouwd. De kostengrens zorgt ervoor dat je geen goudkleurig bad koopt dat je niet kunt betalen.
Eenmalige en terugkerende projecten
Sommige projecten zijn eenmalig, andere wil je opslaan of als sjabloon aanmaken om in de toekomst dezelfde procedure te kunnen volgen. Je verdeelt je werk naar een doel één keer en hebt een procedure voor toekomstige gevallen. Terugkerende projecten kunnen zijn:
- Planning van een community-evenement
- Onboarding van een nieuwe medewerker
- Opnemen van een nieuwe podcastaflevering
- Implementatie van een nieuwe productfunctie
- Etc.
Voorbeelden van projecten in Nozbe: De beste projectmanagement-app
Bij Nozbe hebben we een eenvoudige structuur en interface: je hebt projecten en taken. Binnen een project kun je secties maken om taken te groeperen op fase of type. Vervolgens wissel je opmerkingen uit binnen specifieke taken om samen met je team de taken af te ronden.
🚀 Marketing & PR
Plaats hierin alle losse taken die bij dit gebied horen:
Sectie 1. Media-optredens + uitnodigingen
- Gastpost in Productive Newyorker magazine
- Uitnodiging voor The Digital Entrepreneur podcast
- Interview voor Forbes over 4-daagse werkweek
Sectie 2. Reguliere taken
- Agenda voor de volgende marketingvergadering
- Controleer website-statistieken (GA) (terugkerende taak)
- Controleer conversieniveau (terugkerende taak)
- Statistieken van de social profielen van het bedrijf (terugkerende taak)
Sectie 3. Strategie en taken volgende maand
- Update e-mail onboarding van nieuwe gebruikers
- Ideeën voor toekomstige campagnes
- Nieuwjaarsactie – design
Sectie 4. Materialen en links
- Interessante artikelen op Mighty Friday
- Michael Hyatt cursus: “Free to Focus”
- Brandbook, logo, promotiemateriaal
📆 Vrije dagen & vakanties
Laat medewerkers een taak maken in dit project wanneer ze vrije dagen willen opnemen, zodat iedereen weet wanneer iemand afwezig is.
🎙 Nieuwe podcastaflevering opnemen
Taken kunnen worden gegroepeerd in secties: planning, opname, editing, promotie, enz.
🙋 Nieuwe klant
Maak een project voor het hele proces van klantacquisitie en service. Bewaar dit als sjabloon voor toekomstige klanten.
🏠 Vastgoed XYZ – sjabloon voor makelaars
Project voor huizen of appartementen, met alle taken vanaf afspraak tot contractondertekening.
⏰ Ochtendshift in een koffieshop
Takenlijst voor een specifieke shift, inclusief openstellen, voorraad checken, klanten begroeten, enz.
🙋 Onboarding nieuwe medewerker – Volledig sjabloon
Secties: Welkom, Papierwerk, Bedrijfspolicies, Toegang, Training, Integratie en ondersteuning.
Samenvatting
Alles waar jij en je team aan werken kan een project zijn. Het gaat erom je werk op te splitsen in projecten en taken. Vind je het lastig? Plan een demo met ons en samen met een Nozbe-productiviteitsadviseur maak je een overzicht van projecten voor je team.
Vragen?
We hopen dat deze korte blogpost het onderwerp goed behandelt. Bij vragen, plaats een reactie hieronder of stuur een bericht naar support@nozbe.com.
