Vergaderingen worden vaak als een fundamenteel element gezien voor teams. Iedereen houdt van vergaderingen, toch? Wat is er nou niet geweldig aan?
Vergaderingen hebben alleen maar voordelen!
- Als deelnemer heb je extra tijd om te doen alsof je werkt, terwijl je het ego van je baas streelt en je je e-mail of Facebook profiel checkt.
- De persoon die de vergaderingen organiseert hoeft geen beslissingen meer te nemen. Weet je niet wat je moet doen? Houd een vergadering! Overhandig de verantwoordelijkheid!
- Vergaderingen kunnen alles genezen – het gebrek aan ideeën, richting en een strategie… en ze helpen je natuurlijk om de ´teamgeest´ te versterken. Een succesvol team houdt vaak vergaderingen, toch?
- Het organiseren van vergaderingen is makkelijk – je hoeft alleen maar naar de online agenda van je bedrijf te gaan en zodra je een leeg vakje ziet kun je het vullen! Voeg een vergadering toe, nodig alle ´belangrijke´ mensen uit en zorg ervoor dat je niemand vergeet… anders kunnen ze zich beledigd voelen!
OKÉ, soms zijn vergaderingen noodzakelijk
Met de nadruk op ´soms´ en ´noodzakelijk´. Alle vergaderingen moeten een duidelijk gedefinieerd doel hebben en ze mogen alleen gehouden worden wanneer de deelnemers goed voorbereid zijn. Vergaderingen zijn het effectiefst wanneer ze een onderwerp verduidelijken en nuanceren.
Hier bij Nozbe werken we al vanaf het begin op afstand. Om die reden verschillen onze vergaderingen met die van ´traditionele´ bedrijven. Voor de ontwikkeling van onze producten proberen we vergaderingen zo effectief mogelijk te maken. Producten die wereldwijd door meer dan 700 000 mensen gebruikt worden. Hieronder staan een aantal regels die we tijdens onze vergaderingen volgen:
- We gaan brainstormen uit de weg – we geloven niet in brainstormen dat ter plekke gedaan wordt.
- We vermijden coördinatievergaderingen. Ons werk wordt in projecten, taken en taakopmerkingen beheerd. Alles wordt opgeschreven en iedereen weet wat zijn/haar verantwoordelijkheid is.
- We organiseren geen vergaderingen die iedereen moet bijwonen. Wanneer ik iets wil zeggen voeg ik een opmerking toe of ik neem een korte video op die mensen op een gepast tijdstip kunnen bekijken.
De pandemie heeft het organiseren van vergaderingen moeilijker gemaakt, omdat mensen thuis moeten blijven
Dit jaar hadden bedrijven en organisaties met een groot probleem te maken: hoe kunnen we vergaderingen hebben wanneer iedereen vanuit huis werkt? Er moest een videoconferentie tool gekozen worden. Een tool waarmee grote groepen mensen samen konden komen om te vergaderen. Velen van ons hadden extra verantwoordelijkheden gedurende de dag, omdat scholen gesloten waren. Dit alles zorgde ervoor dat het organiseren van vergaderingen zeer moeilijk was. Misschien is dit de juiste tijd om te evalueren of vergaderingen wel noodzakelijk waren.
Laten we samen eens naar de details kijken! Ik zal je door middel van tips laten zien hoe we onze vergaderingen bij Nozbe plannen, reduceren en zinvoller maken.
Een goede vergadering wordt met regelmaat gehouden en is optioneel
Het is belangrijk dat de toegangsdrempel verlaagd wordt, zodat werknemers meer tijd hebben voor hun werk. In de tussentijd kun je ze laten weten waar en wanneer de vergadering gehouden zal worden.
💡Tip: de vergadering moet altijd op dezelfde plaats en om dezelfde tijd gehouden worden.
De meeste vergaderingen die we houden worden met regelmaat op dezelfde locatie gehouden, b.v. een ´virtual room´ van Zoom. Elke vergadering heeft een specifieke ´room´, zodat deelnemers weten waar ze moeten zijn.
Hier zijn een aantal voorbeelden:
- vergadering ontwikkelingsteam – elke maandag om 10:00,
- Nozbe ontwerpvergadering – elke dinsdag om 14:00,
- teamvergadering marketing – elke woensdag om 12:00.
💡 Tip: dezelfde mensen.
Elke vergadering heeft vaste deelnemers. Zo vermijden we dat iemand niet wordt uitgenodigd. Het verbetert de atmosfeer van de vergadering, omdat we een discussie met mensen kunnen hebben die we goed kennen. Onze discussies zijn van betere kwaliteit, onze inzichten zijn waardevoller en onze conclusies zijn nauwkeuriger.
💡 Tip: aanwezigheid is niet verplicht.
Vergaderingen zijn niet verplicht. Niemand wordt boos wanneer iemand een vergadering niet kan bijwonen of wanneer iemand het te druk heeft met iets anders. Vergaderingen hebben een lagere prioriteit dan gefocuste werkzaamheden die zich op een specifiek probleem richten.
💡 Tip: vergaderingen zijn niet bindend!
Zelfs wanneer vergaderingen op de planning staan hoeven ze niet gehouden te worden. We hebben voor een groot aantal vergaderingen een agenda nodig. De vergadering die voor dinsdag op de planning stond voor het ontwerpteam wordt geannuleerd wanneer de vergaderagenda maandagavond nog niet goedgekeurd is. Geen agenda = niets om over te praten = niets waar we onze tijd aan hoeven te verspillen.
Een goede vergadering heeft een goed gestructureerde agenda
Een vergaderagenda is niet iets formeels, maar het moet opgeschreven worden. Hier bij Nozbe gebruiken we de Nozbe Teams app. De vergaderagenda is om die reden vaak een simpele checklist die als een taakopmerking opgeslagen wordt of een takenlijst die onder een sectie binnen een specifiek project valt. Alle vergaderparticipanten hebben er toegang toe.
💡 Tip: de agenda moet documentatie bevatten.
Het hebben van een plan is niet voldoende. Een onderwerp moet goed uitgewerkt zijn, voordat het in de agenda opgenomen kan worden. Het ontwerpteam vergadert bijvoorbeeld op dinsdagen en de persoon die een onderwerp voorstelt moet uiterlijk maandagavond de omschrijving ingediend hebben. Om die reden gebruiken we Dropbox Paper. Met Dropbox Paper kunnen we opmerkingen plaatsen bij specifieke stukken tekst.
💡 Tip: elke deelnemer moet zich voorbereiden!
We hebben dus een agenda waar alle punten in staan. Alle deelnemers moeten de agenda voor de vergadering lezen. We zullen als voorbeeld weer even naar de vergadering van het ontwerpteam kijken: iedereen leest de onderwerpen en de opmerkingen die bij de specifieke paragrafen staan. Daarna noteren ze hun twijfels en observaties.
💡 Tip: vraag experts om advies!
Binnen Nozbe Teams en Dropbox Paper is een openbare discussie mogelijk. Mensen die de vergadering niet bijwonen kunnen er op deze wijze toch meer over lezen en ze kunnen hun mening geven. De persoon die een onderwerp voorstelt vraagt vaak aan andere teamleden, die de vergadering zelf niet zullen bijwonen, of ze opmerkingen kunnen toevoegen en advies kunnen geven.
We hebben op een geheel asynchrone wijze een vergadering voor de vergadering, omdat de eerste uitwisseling van informatie binnen de opmerkingen plaatsvindt. We brainstormen in geschreven vorm voordat de vergadering begint en het levert geweldige resultaten op!
💡 Tip: tijdens een vergadering bespreken we de problemen! We vatten de problemen niet samen.
In dit stadium weten we dat iedereen voorbereid is en om die reden kunnen we het gelijk over de vragen en de twijfels hebben. We verspillen geen tijd aan het samenvatten van onderwerpen.
Wanneer een vergadering een brainstormsessie wordt zorgen we ervoor dat alle ideeën, beslissingen en conclusies opgeschreven worden. We stoppen een vergadering wanneer er te veel tijd in gaat zitten en we selecteren de persoon die het onderwerp grondig zal uitspitten en een relevant document voor de volgende vergadering zal voorbereiden.
Een goede vergadering eindigt met notities en taken!
Na afloop wordt het voorlopige document dat over een bepaalde zaak gaat geüpdatet met conclusies en beslissingen.
💡 Tip: notities, notities… en taken!
Om een project in beweging te houden updaten we de taken die met de besproken onderwerpen te maken hebben of we creëren nieuwe taken.
Elk teamlid kan zien welke beslissingen er tijdens de vergadering genomen zijn en ze kunnen hun eigen opmerkingen toevoegen als ze dat willen. Dit zorgt ervoor dat niemand zich buitengesloten of overgeslagen voelt.
💡 Tip: stuur iedereen na de vergadering een samenvatting.
Een van de deelnemers is verantwoordelijk voor het schrijven van een korte samenvatting. We zetten die samenvatting na de vergadering in een project met bedrijfsupdates. We willen namelijk dat iedereen weet waar we op dit moment mee bezig zijn.
Je kunt je vergaderingen beter en effectiever maken!
Ben je vanwege de aantallen of de kwaliteit niet tevreden met de vergaderingen die je bedrijf houdt? Probeer dan vandaag nog veranderingen aan te brengen:
- stel het gebruik van een vergaderagenda in,
- moedig het team aan om voor de vergadering onderwerpen voor te bereiden,
- probeer de hoeveelheid aanwezigen zo laag mogelijk te houden.
We werken al 13 jaar op afstand en het heeft ons een heleboel over productiviteit, respect voor de tijd van anderen en het bijhouden van documentatie geleerd. Het is normaal om binnen een bedrijf waar iedereen op afstand werkt aantekeningen te maken. Ik denk zelfs dat het de productiviteit van een team kan verbeteren.
We hebben geweldige tools tot onze beschikking die op alle grote platformen gebruikt kunnen worden: Nozbe Teams om projecten en taken uit te voeren, Zoom voor videoconferenties en DropBox Paper of Google Docs om documenten op te stellen en om opmerkingen bij teksten te plaatsen. Deze tools zijn vaak ook nog eens gratis of heel erg goedkoop.
Niemand houdt ervan om tijd te verspillen. Ik hoop dat deze tips je zullen motiveren en inspireren om nieuwe veranderingen aan je team te introduceren. Zorg ervoor dat je vergaderingen to the point zijn en dat mensen er iets aan hebben. Een Chinese spreuk die ik nu zal parafraseren zei niet voor niets: “De beste tijd om gewoonten te doorbreken was jaren geleden. De nieuwe beste tijd is nu!” Vooral met al datgene wat zich nu in de wereld afspeelt!